Best Practices voor Cloud en HCM, BI en EPM implementaties
Verlaag risico’s door gebruik te maken van de Profource gereedschapskist
De afgelopen tien jaar heeft er in de ERP Applicatiemarkt een enorme consolidatieslag plaatsgevonden. Onder andere Oracle, SAP, Microsoft, Infor en Sage zijn als grotere wereldwijde leveranciers hierin overgebleven. Oracle en SAP zijn altijd als tier-1 leveranciers bestempeld die ‘Eredivisie ERP’ aanboden voor grotere bedrijven en organisaties. De ’Eerste Divisie’ werd altijd bemand door leveranciers als Microsoft Dynamics, Infor (met veel smaken), Sage, Unit4 en andere kleinere partijen.
Maar met de propositie van de Cloud heeft Oracle ook zijn nieuwste generatie bedrijfsapplicaties en analytics tools aantrekkelijk gemaakt voor zowel de Eredivisie als de Eerste Divisie. Ofwel een aantrekkelijkere propositie voor een grote doelgroep, met daarin het beste van het beste van al haar acquisities en technologieën uit de stal in Silicon Valley. Ook tegen een nieuw competitief afrekenmodel; betaal per gebruiker en maak gebruik van een totaal beheerde technische ‘Cloud’ infrastructuur. Eigenlijk is dit gewoon een rekenexercitie die de totale exploitatie doorrekent van het aanschaffen en in beheer houden van een applicatie portfolio oplossing. Dit maakt tier-1 betaalbaar voor een grotere doelgroep. Maar waar zitten nu de verschillen anders dan alleen in geld?
De kosten van on-premise versus cloud-oplossingen:
Het maakt niet uit binnen welk type bedrijf of organisatie u werkt, een HCM, ERP of Analytics implementatie of upgrade is altijd een kritisch project dat serieus aangepakt moet worden. Er zijn altijd twijfels over de kosten en de terugverdien mogelijkheden, terwijl daarnaast ook vragen gesteld worden wie dan zo’n project moet aansturen binnen het bedrijf. Want dit type project vergt daadkracht van een projectteam en de ondersteuning van topmanagement om succes af te kunnen dwingen. Daarnaast is er altijd het integratievraagstuk, het hergebruik van bestaande data en stamgegevens en het continu blijven aanhaken op nieuwe ontwikkelingen. Heeft u er bijvoorbeeld al over nagedacht wat uw gebruikers gaan doen met Apple’s smartwatch binnen uw bedrijfsmuren en welke vragen u over de integratie met mail, reporting, HCM en ERP applicaties gaat krijgen?
Gereedschapskist
Wat kan een Cloud Applicatie toepassing daarin dan veranderen? Daar hebben wij bij Profource de afgelopen drie jaar sterk over nagedacht en ook onze expertise en ervaring voor ingezet. Eigenlijk hebben wij onze gereedschapskist die we in de loop der jaren hebben opgebouwd in een programma gestopt: ‘Best Practices’ voor Cloud applicatie implementaties en upgrades. Want hoe maak je nu eigenlijk een Cloud applicatietoepassing toegankelijk voor een grotere doelgroep en hoe haal je risico’s en kosten uit nog steeds serieuze projecten?
Ten eerste is de huidige generatie Oracle Cloud Applications voor zowel HRM als ERP de fase van de kinderschoenen voorbij. Deze bieden een serieuze mogelijkheid voor bedrijven en organisaties om oudere applicaties te vervangen met een ander exploitatiemodel en snellere methodieken om te implementeren. Maar ook om continu te innoveren en door te ontwikkelen. Waar heeft Profource dan over nagedacht?
Iedere implementatie, maar eigenlijk de hele applicatie levenscyclus, gaat gepaard met een 7-lagen model waar we onze Best Practices op loslaten.
- organisatieverandering
- procesoptimalisatie
- gebruikersondersteuning
- applicatie implementatie zelf: configuratie, personalisatie, extensies en conversies en interfacing
- BI en Reporting, volmondig Analytics
- functioneel applicatiebeheer aangevuld met beheer van webservices, de moderne manier om interfaces te realiseren
- make or buy beslissingen waarbij Business Proces Outsourcing van toepassing kan zijn
We lichten kort en krachtig de 7-lagen aan u toe en lichten een tipje van de sluier op van de Best Practices.
Nieuwe applicatie
Volgens Profource bestaan er diverse redenen om een nieuwe applicatie in gebruik te gaan nemen. Dit kunnen oude versies of applicaties betreffen die vernieuwd moeten omdat ze niet meer ondersteund worden. Echter, vaak is er een bedrijfsreden om te vernieuwen. Pijnpunten in de bedrijfsvoering die opgelost dienen te worden, nieuwe bedrijfsmodellen of strategieën die ondersteund moeten worden. Fusies en overnames die geïntegreerd moeten worden.
Deze veranderingen raken een organisatie, de structuur en de processen. Om met een nieuwe applicatie dit te kunnen ondersteunen is praattijd nodig om uit te vinden wat de optimale ondersteuning en inrichting van die applicatie moet zijn. Daarbij raken we gelijk het tweede punt, het optimaliseren van een proces of meerdere processen. Ook dit vergt praattijd om te komen tot een optimale inrichting.
Hoe fijn zou het zijn om (dure en tijdrovende) praattijd te minimaliseren en ervaring mee te brengen van andere bedrijven en organisaties keuzes en inrichtingen en wat dat voor u zou kunnen betekenen? Peers in uw industrie of binnen uw vakgroepen. Dat is wat Profource kan inbrengen vanuit haar best practices. Voorbeelden, controlevragen en inrichtingskeuzes, voorbeeldprocessen en methodieken. Procesoptimalisaties ondersteund door Lean/Six-Sigma methodieken die je met een Agile aanpak kunt toepassen. Want waarom zouden we iedere keer het wiel moeten uitvinden?
En weet u wat het mooie is aan Cloud applicaties? Die bieden standaardisatie en de mogelijkheden om geconfigureerde procesmodellen te hergebruiken. Die bieden out-of- the-box rapportages en integraties met mobiele en social technologie om effectiever te communiceren en samen te werken. Ja, uw talent managementprogramma is natuurlijk heel erg bijzonder, maar hoe makkelijk zou het zijn om dit binnen 3 tot 4 maanden volledig vanuit de Cloud te faciliteren, van Excel modellen af te zijn en direct de analyses te kunnen maken op de noodzakelijke instroom en uitstroom voor de komende jaren?
Hoe makkelijk zou het zijn om uw aangekochte buitenlandse bedrijven snel op uw eigen financiële platform te integreren, mee te kunnen consolideren en in de 3 tot 5 daagse ‘month end close’ procedure te kunnen opnemen met uw standaard KPI’s binnen uw financiële processen? Hoeveel concurrerend voordeel gaat dat u opleveren? Hoeveel inzichtelijker zijn de verdiensten in uw landen maar ook over uw divisies heen en wat betekent dit voor uw cashflow en uw gesprekken met uw ‘flexibele’ huisbank die aan steeds strakkere regelgeving moet voldoen?
Sneller de juiste managementinformatie
Gebruikers die met applicaties leren werken die intuïtief zijn, die vanuit de werkstromen hun taken en aandachtspunten voorgesorteerd krijgen en eigenlijk gaan werken aan managen van uitzonderingen en u veel sneller kunnen voorzien van de juiste managementinformatie om uw bedrijf of organisatie strakker door deze turbulente economische tijden te sturen. Gebruikers die met minder training en interactieve werkinstructies sneller ingeleerd zijn. Die snappen welke rol zij vervullen in een bedrijfsproces en waar afhankelijkheden ontstaan, simpelweg omdat de processen gevisualiseerd zijn.
En die applicaties worden door Oracle in de Cloud technisch beheerd, u draait zelf, of samen met Profource aan de applicatie specifieke knoppen. Het configureren, personaliseren en uitbreiden van die applicaties is stukken eenvoudiger geworden dan in andere generaties. Ondersteund met een projectbeheersingmethodiek en logische keuzes voor de parameters. Iedere nieuwe release die uitkomt, en dat zijn er twee per jaar, stellen u in staat om continu te innoveren en in processen te excelleren. Zullen we onze best practices aanpak dan maar eens aan u komen uitleggen?
