Co-sourcing in de financiële administratie
Co-sourcing kan een waardevolle oplossing zijn voor organisaties die streven naar een versterking van de continuïteit en efficiëntie in hun financiële administratie.
Zo werkt het Financieel Dienstencentrum (FDC) van DJI samen met Profource in een dakpanconstructie. Het resultaat: continuïteit voor DJI, waardevolle ervaring voor onze Trainees én ruimte voor procesverbetering.
DJI en Profource hebben al ruim 15 jaar een samenwerkingsverband. Sinds augustus 2023 werken Profource en het Financieel Dienstencentrum (FDC) van het Shared Service Center DJI samen in een zogenoemde dakpanconstructie: een vorm van co-sourcing die bij Profource al langer succesvol wordt toegepast.
Met deze samenwerking helpt Profource het FDC bij het verwerken van een groot volume aan facturen, terwijl onze Trainees een vliegende start maken in hun carrière in de financiële dienstverlening.
Wat deze samenwerking uniek maakt? We leiden onze consultants zelf op, zowel in systeemkennis en procesinzicht als in consultancyvaardigheden. Daarmee garanderen we kwaliteit én nemen we verantwoordelijkheid: mocht iemand nog niet volledig op niveau zijn, dan zorgen wij dat dit snel gebeurt. Voor het FDC betekent dit volledige ontzorging.
Aan tafel met DJI
We spreken Mark Groothuis en Luuk de Vos. Mark is teamleider binnen de afdeling Bestellen tot Betalen. Na een periode als zelfstandige koos hij voor een vaste rol bij DJI, waar hij een van de initiatiefnemers was van de dakpanconstructie. Luuk sloot iets later aan en is inmiddels coördinator van Team 5 binnen het FDC.
De aanleiding: behoefte aan continuïteit
Mark vertelt: “De samenstelling van de teams bestond uit interne en externe medewerkers. Het inhuren van externen bracht continuïteitsrisico’s met zich mee. We merkten dat we telkens opnieuw mensen moesten inwerken.
Dat kostte veel tijd en energie, en daardoor konden onze eigen medewerkers zich minder richten op projecten- en procesoptimalisaties. Bovendien vertrokken externen na verloop van tijd weer met alle kennis. Dat wilden we anders doen.”
De oplossing bleek co-sourcing via Profource. “We zagen dat we onze eigen mensen beter konden inzetten op interne projecten, zodat de kennis in huis blijft. Tegelijkertijd konden externen de operationele werkzaamheden oppakken.
Profource heeft zich ingeschreven voor een uitvraag die we gedaan hebben, eerst via een marktconsultatie bij de partijen in de inkoopmantel en daarna de uitvraag. De biedingen zijn gedaan door de partijen in de inkoopmantel, en Profource heeft deze gewonnen.”
Hoe werkt de dakpanconstructie?
In de praktijk betekent dit dat Profource het FDC ontzorgt in de operationele werkzaamheden, terwijl Trainees de kans krijgen om brede ervaring op te doen.
De Trainees doorlopen een gestructureerd traject:
- Vier maanden op de crediteurenadministratie
- Vier maanden op inkoop
- Sinds een jaar ook vier maanden op de debiteurenadministratie
Zo kunnen zij in één jaar drie afdelingen doorlopen en zowel de O2C- als de P2P-flow leren kennen.
Binnen die blokken werken de Trainees in verschillende fases:
- Inwerken (1 maand) – intensief kennis opdoen.
- Zelfstandig meedraaien (2 maanden) – actief bijdragen in het team.
- Nieuwe lichting inwerken (1 maand) – opgedane kennis overdragen aan opvolgers.
Luuk vult aan: “Het buddysysteem, fase drie van het traject, vinden de Trainees erg leuk. Ze worden uitgedaagd om hun eigen kennis over te dragen. Dat is de ultieme test of ze echt begrijpen wat ze doen. Bovendien worden ze teamoverstijgend ingezet. Dat zorgt voor veel afwisseling en maakt het werk dynamisch.”
Mark benadrukt het voordeel voor de organisatie:
“Je hebt als organisatie maar één keer werk aan het inwerken. Daarna nemen de Trainees dit volledig over en ontzorgen zij ons. Natuurlijk hebben wij ook nog administratief werk, maar de toegevoegde waarde van de Trainees weegt daar ruimschoots tegenop.”
Intensieve samenwerking en ontwikkeling
Een belangrijk onderdeel van het succes is de intensieve samenwerking tussen Profource en het FDC. “We spreken wekelijks met de teammanagers van Profource om de voortgang van de Trainees te monitoren. Daarbij gaat het niet alleen om resultaten, maar ook om verbetervoorstellen.
Trainees worden uitgedaagd om met ideeën te komen vanuit DJI, maar ook vanuit Profource. Elk kwartaal evalueren we samen met de Trainees hoe we de samenwerking en processen verder kunnen verbeteren,” vertelt Luuk.
Daarnaast spreekt hij alle Trainees individueel. “Dat zorgt voor binding en geeft ons de kans om te horen hoe zij het traject ervaren. Zo zien we ze snel stappen maken.”
Advies voor andere organisaties
Mark besluit: “Als je ontzorgd wilt worden in het inzetten van je flexibele schil en het borgen van je administratieve processen, dan is dit een uitstekende methode, mits de werkzaamheden ervoor geschikt zijn en je vooraf duidelijke afspraken maakt.”
Voor Profource is dit precies waar co-sourcing om draait: meewerken in de organisatie, kennis borgen binnen het team en continuïteit waarborgen. Zo ontstaat er ruimte voor verbetering en ontwikkeling, terwijl de dagelijkse processen ongestoord doorgaan.
Mima Delivery manager F&C
