KNAW: focus op core business door outsourcing

Al vijf jaar tevreden met uitbesteding cash management aan BPO Profource

De KNAW besloot ruim vijf jaar geleden om een deel van de cash management activiteiten onder te brengen bij het BPO team van Profource. Arthur Jansen Hoofd Financiën legt uit waarom: “In 2011 zijn we overgestapt van AccountView naar Oracle. Dat ging heel erg moeizaam. Er kwamen op centraal niveau een hoop taken bij waar we niet goed op toegerust waren. Om de boel draaiend te houden, moesten we allerlei externe specialisten inhuren. Ook Profource leverde een aantal consultants. Die kwamen met het voorstel om de cash management activiteiten op eigen locatie over te nemen. Dat kwam ons goed uit omdat we daarmee ruimte kregen om intern de zaken op orde te brengen. We besloten dan ook om met BPO in zee te gaan. In 2012 is het officiële contract getekend en dat heeft heel goed uitgepakt”.

Het werkpakket van Profource BPO

Aanvankelijk werd slechts een klein deel van de operationele werkzaamheden uitbesteed. Dat liep zo goed dat er langzamerhand steeds meer activiteiten aan zijn toegevoegd. Bert Achterkamp, hoofd van de concernadministratie: “Het zijn niet alleen repeterende taken die Profource voor ons doet. Er zit ook veel uitzoekwerk bij. Dat maakt het werk voor hen ook een stuk interessanter”. Hij somt op waar het complete takenpakket van BPO uit bestaat:

• Verwerking bankafschriften. Zaken die niet gematcht kunnen worden, moeten handmatig worden uitgezocht. BPO voert hierbij de regie.
• Opstellen van de betaaladvieslijst. De KNAW verzorgt daarna de daadwerkelijke overboekingen.
• Beheren van mailboxen waar de verschillende instituten van de KNAW en andere betrokkenen vragen kunnen stellen over betalingen of stortingen.
• Het doen van checks om te controleren of de subadministraties van debiteuren en crediteuren aansluiten op het Grootboek.
• Het beheren, aanmaken en wijzigen van de stamgegevens debiteuren en crediteuren.

Een soepele samenwerking

Bert legt uit hoe de samenwerking in de praktijk eruit ziet: “Het BPO team werkt vanuit de eigen locatie van Profource in Rotterdam. Daar hebben we dagelijks afstemming mee. Het meeste contact gaat via mail, maar ook telefonisch is het team altijd goed bereikbaar. We bellen gewoon een 020-nummer dat wordt doorgeschakeld naar Rotterdam. Ook de instituten hebben regelmatig contact met het BPO team. Veel daarvan gaat helemaal buiten ons om. We krijgen er nooit klachten over, dus dat is een goed teken.

Naast het BPO team in Rotterdam is er een klantcontactpersoon die één of twee dagen in de week hier bij ons op het hoofdkantoor in Amsterdam zit. Dat is heel prettig omdat je zo toch wat meer voeling houdt met elkaar”.

Over de meerwaarde van Profource

Arthur Jansen vult aan: “Profource biedt ons de continuïteit waarin we zelf niet kunnen voorzien. Bij de KNAW werken er zeven medewerkers op de centrale administratie. Als er iemand ziek wordt, dan blijft er meteen werk liggen. Bij Profource kunnen ze dat veel beter opvangen. Als het om cash management gaat, kun je niets op zijn beloop laten. De meeste taken moeten binnen 48 uur zijn afgehandeld. In de SLA zijn daar harde afspraken over gemaakt. Die worden ook goed nagekomen. Wekelijks krijgen we een overzicht van alle KPI’s en die worden altijd ruimschoots gehaald.

Continue werken aan procesverbetering

Profource heeft er voor gezorgd dat het hele proces efficiënter is ingericht. Tot vijf, zes jaar geleden werden er gegevens in allerlei verschillende formaten aangeleverd. Nu werkt iedereen met een vast formaat waardoor de kwaliteit van de data enorm omhoog is gegaan en het veel minder tijd kost om alle gegevens te verwerken. Zeker in de beginperiode zijn er grote stappen gemaakt.

Inmiddels draait het proces zoals het moet, maar nog steeds houdt Profource vinger aan de pols en komt het regelmatig met verbetervoorstellen. Als ze zaken zien die beter kunnen, dan maken ze er ook werk van.

Een aanrader!

Al met al zijn we bijzonder te spreken over de kwaliteit van de geleverde diensten. Als organisatie zijn we afhankelijk van oplossingen die steeds complexer worden. Profource neemt ons veel operationele werkzaamheden uit handen zodat wij onze focus op onze core business kunnen richten. Eigenlijk hebben we al jaren nauwelijks omkijken naar onze cash management activiteiten en dat is voor ons een belangrijke zorg minder. Profource is een sterke, stabiele partner gebleken. Ik kan het bedrijf aan iedereen aanraden!”

Al sinds 1808 is de Koninklijke Nederlandse Academie voor Wetenschappen (KNAW) de stem en het geweten van de wetenschap in Nederland. Onder de koepelorganisatie vallen vijftien onderzoeksinstituten, die grotendeels hun eigen financiële administratie verzorgen. De centrale concernadministratie is verantwoordelijk voor het grootboek, de debiteuren-, crediteuren- en salarisadministratie.