Profource optimaliseert finance processen voor Solease

Profource is een sterke, stabiele partner gebleken

Solease is een jong, ambitieus bedrijf dat duurzame energie voor iedereen toegankelijk wil maken door de verhuur van zonnepanelen. Het ultieme doel van het bedrijf is om alle geschikte daken in de wereld te voorzien van zonnepanelen, te beginnen met Nederland.

De boodschap van Solease slaat goed aan. Van kleine start up is het bedrijf in enkele jaren uitgegroeid tot een professionele organisatie. Inmiddels werken er zo’n 40 medewerkers, en dat worden er alleen maar meer. Die groei brengt echter ook uitdagingen met zich mee qua automatisering. Daarom besloot Solease enkele jaren geleden om NetSuite te implementeren. Begin 2017 was het zover en ging het nieuwe systeem live. De implementatie op zich was succesvol, maar er waren nog heel wat losse eindjes vooral op het gebied van finance & accounting.

Profource als redder in de nood

Financial Controller Rutger Heijers: “Bij de implementatie van NetSuite hebben we de nadruk gelegd op de klantprocessen. Dat was destijds een bewuste keuze, maar het gevolg was dat de financiële processen nog niet goed waren ingericht. We konden de facturatie en boekhoudmodules van NetSuite gebruiken, maar daar hield het ook mee op. Het plan was dat de partij die ons had geholpen met de NetSuite implementatie ons daar verder mee zou helpen, maar dat is anders gelopen. Dat was heel vervelend want we wilden de finance processen graag verder optimaliseren. Vandaar dat we op zoek zijn gegaan naar een andere NetSuite specialist.

Zo kwamen we in contact met Profource. Hun werkwijze sprak ons meteen aan. Ze hadden een duidelijk verhaal en een heldere propositie: een integrale aanpak die begint met het helder formuleren van de probleemstelling, tot de vertaling en uitvoering daarvan op alle niveaus in de organisatie. Bovendien kwam Profource de afspraken vanaf het begin goed na. Dat was voor ons op dat moment heel belangrijk”.

De toegevoegde waarde van Profource

Rutger: “Profource heeft zich ontwikkeld tot een echte partner voor ons. Ze helpen ons enorm om het finance proces zo efficiënt mogelijk in te richten en het beste uit NetSuite te halen. Zo hebben ze veel handmatige terugkerende activiteiten geautomatiseerd, zoals intercompany facturatie en het automatiseren van de consolidatie journalen. Ze denken  echt met ons mee. Voor een startend bedrijf als Solease is het nogal wat om NetSuite te implementeren. Het is een grote investering en het is maar de vraag of het zich terugverdient. Je kunt een euro maar 1 keer uitgeven en dat geldt helemaal voor een start/scale-up. Dat hebben we vanaf het begin duidelijk gemaakt aan Profource en toen we met hen in zee gingen hebben ze ook op dat gebied steeds met ons meegedacht.

Goede samenwerking cruciaal voor succes

Ik werk voornamelijk samen met NetSuite consultant Jeffrey van den Berg. Zijn rol is niet te onderschatten. Omdat we inmiddels meer dan een jaar samenwerken, kent hij onze business behoorlijk goed. Hij snapt de financiële processen en NetSuite , en daardoor komt hij vaak met goede vragen en suggesties om het systeem nog beter uit te nutten. Het is voor mij heel prettig om een goede sparring partner te hebben die meedenkt en doorvraagt. Dat helpt me om mijn wensen scherper te krijgen en uiteindelijk opgeleverd te krijgen wat ik echt wil hebben.

Specifieke kennis Profource is noodzakelijke aanvulling op eigen kennis

Eduard Gradenwitz is als Head IT eindverantwoordelijk voor de oplossingen die Profource ontwikkelt. Ook hij is zeer te spreken over de samenwerking: “Bij Solease zijn we afhankelijk van goede ICT oplossingen, maar we hebben we te weinig interne capaciteit om alle processen de nodige aandacht te geven. NetSuite biedt zoveel mogelijkheden dat het voor ons onmogelijk is om ons overal in te verdiepen. Met name de finance- en accounting processen zijn erg complex. Het goed benutten van de mogelijkheden van NetSuite vraagt veel specifieke kennis die je zelf niet zo snel kunt opbouwen. Daar heb je een specialist voor nodig. We zijn heel blij dat we dat kunnen uitbesteden aan Profource.

Profource heeft intussen een groot deel van het finance & accounting stuk voor ons op poten gezet. Dat geeft ons de ruimte om ons te richten op het uitbouwen van de klant- en leveranciersprocessen; een goede basis om als organisatie verder te groeien. Verder is Profource voor ons een belangrijke vraagbaak als het gaat om NetSuite. Bij vragen of problemen zijn ze altijd bereid om te helpen. Als er dingen zijn waar we zelf niet uitkomen, leggen we het voor aan de Servicedesk van Profource die op basis van de inhoud van de vraag bepaalt welke consultant ons het beste kan ondersteunen voor een zo goed (en snel) mogelijke oplossing”.

Samenwerking in de praktijk

Rutger Heijers: “Bij elke nieuw change traject maakt Profource eerst een impact analyse waarbij ze heel gedetailleerd in kaart brengen wat het probleem is, hoe dat kan worden opgelost en welke consequenties eraan zitten. Pas als we het helemaal eens zijn over de oplossingsrichting, wordt het systeem aangepast. Jeffrey draagt de impact analyse dan over aan de Profource specialisten die het werk uitvoeren. Door veel aandacht te besteden aan de voorbereiding, krijgen we precies wat we willen. Ik ben erg te spreken over de kwaliteit van het werk dat Profource levert.

Natuurlijk kan er toch altijd wat mis gaan, maar daar komen we wel uit. Laatst waren er wat misverstanden over een oplevering. Zonder enige discussie werd dat kosteloos opgelost. Logisch, maar niet elke partij zou meteen zijn verantwoordelijkheid nemen. Dat doet Profource wel en dat geeft veel vertrouwen!”

Over de toekomst

Eduard Gradenwitz: “Het interne ICT team van Solease groeit flink. Misschien dat we in de toekomst de ruimte krijgen om ons meer te verdiepen in finance. Kleine changes zijn dan wellicht sneller of efficiënter om intern op te pakken, maar op korte termijn zie ik dat zeker niet gebeuren. Ook op de langere termijn zal Profource een belangrijke partner blijven. Solease is nog lang niet af. Er liggen nog allerlei change verzoeken op de plank en onze wensenlijst neemt alleen maar toe. Genoeg te doen!”

Rutger Heijers: “Mede dankzij de inzet van Profource hebben we NetSuite nu ook voor finance en accounting  op de rit gekregen. Het is nog lang niet af, maar de samenwerking met Profource heeft voor ons  heel goed uitgepakt! Profource is een sterke, stabiele partner gebleken en we kijken uit naar de verdere samenwerking in de toekomst.