NetSuite implementatie ViaEurope

ViaEurope is een Europese logistieke dienstverlener, gespecialiseerd in geautomatiseerde douaneafhandeling en grensoverschrijdende e-commerce. Vanuit verschillende Europese hubs verwerkt ViaEurope grote volumes internationale zendingen. De snelle internationale groei stelde ook nieuwe eisen aan de financiële administratie.

neem contact op

Projectfacts

• ERP: NetSuite OneWorld
• Eerste implementatie: Nederland, Duitsland en België
• Doorlooptijd: minder dan 6 maanden
• Huidige omvang: 24 entiteiten in 10 landen
• Oplossingen: NetSuite OneWorld, Blue10 en Zone Reconcile
• Rol Profource: voorbereiding, inrichting, uitrol, adoptie en ondersteuning bij migratie

Een financieel systeem dat de groei niet meer bijhield

ViaEurope werkte met een relatief klein boekhoudpakket. Door de snelle groei kostte de financiële administratie steeds meer tijd. Het finance team was veel tijd kwijt aan factuurverwerking, handmatige reconciliaties en het verwerken van financiële transacties over meerdere banken, internationale entiteiten en valuta.

Met verdere internationale uitbreiding in het vooruitzicht zocht ViaEurope daarom naar een financieel platform dat mee kon groeien met de organisatie. De keuze viel op NetSuite, met Profource als implementatiepartner.

Een schaalbare inrichting als uitgangspunt

Profource begeleidde ViaEurope bij de volledige voorbereiding, inrichting, uitrol en adoptie van NetSuite en ondersteunde bij de datamigratie.

Een belangrijk uitgangspunt tijdens de implementatie was om zoveel mogelijk binnen de standaard van NetSuite te blijven. Tijdens het project kwamen ook wensen naar voren waarvoor alternatieve werkwijzen mogelijk waren, bijvoorbeeld om licentiekosten te besparen. Profource maakte inzichtelijk wat de gevolgen van deze keuzes op langere termijn konden zijn. Met de internationale ambities van ViaEurope in gedachten werd bewust gekozen voor een inrichting die ook bij uitbreiding naar nieuwe landen beheersbaar bleef.

ViaEurope moest na de livegang zoveel mogelijk zelfstandig met NetSuite kunnen werken. Daarom lag tijdens de implementatie ook de focus op kennisoverdracht en zelfstandig beheer.

Eén financiële omgeving voor meerdere landen

Met NetSuite OneWorld kan ViaEurope de financiële administratie van meerdere entiteiten en landen vanuit één omgeving voeren. Blue10 werd ingericht voor de verwerking van inkomende facturen met vaste goedkeuringsflows. Voor de bankafstemming werd Zone Reconcile ingezet.

De eerste implementatie voor Nederland, Duitsland en België werd in minder dan zes maanden gerealiseerd.

Van 3 naar 10 landen

Na de livegang heeft ViaEurope NetSuite grotendeels zelfstandig verder uitgerold. Inmiddels wordt het systeem gebruikt voor 24 entiteiten in 10 landen. Bij complexere vraagstukken rondom lokale wet- en regelgeving ondersteunt Profource waar nodig.

Ook in de dagelijkse financiële processen is het verschil zichtbaar. Het finance-team kan sneller en consistenter rapporteren over de maandcijfers en is minder afhankelijk van handmatige werkzaamheden. Nieuwe landen kunnen sneller worden toegevoegd aan de bestaande NetSuite-omgeving, zonder dat daarvoor grote aanpassingen nodig zijn.

ViaEurope beschikt daarmee over een financiële inrichting die verdere internationale groei ondersteunt.