Succesvolle implementatie
De een heeft er nooit genoeg en de ander weet niet hoe hij ze op moet maken: vakantiedagen. Het is een wettelijk recht én een arbeidsvoorwaarde. Of je er nu te veel hebt of te weinig, als je als medewerker je vakantiedagen registreert, moet je ervan op aan kunnen, dat je vakantiesaldo klopt. Een goede administratie en een gebruiksvriendelijk systeem zijn cruciaal.
Zeker bij een organisatie met bijna 4000 medewerkers
Bij a.s.r. zijn medewerkers niet verplicht om vakantiedagen te registreren. Stephanie Lange, als ketenmanager o.a. verantwoordelijk voor de IT van HR, vertelt: ‘Registreren hoeft niet, maar in de praktijk gebeurt het nog wel vaak. We vonden het daarom belangrijk dat het systeem optimaal functioneert.’
En dat deed het niet
Het verlofregistratiesysteem van a.s.r. was weliswaar al ingericht in Oracle HCM Cloud, maar werkte niet zoals het zou kúnnen werken. a.s.r. vroeg Profource om te helpen met de optimalisatie van de Absence module.
Marlon, implementatieconsultant bij Profource, begeleidde dit traject. ‘De absence module werd niet optimaal benut. Zo moest een medewerker bijvoorbeeld altijd zelf kiezen of hij wettelijk of bovenwettelijk verlof opnam. Dat zijn keuzes waarvan je eigenlijk wil dat het systeem die maakt. Ook was het verlofsaldo niet realtime. Wanneer er een wijziging plaatsvond in de arbeidsovereenkomst moest een HR Officer het handmatig aanpassen in het systeem. Dit is niet alleen veel werk maar secuur werk, want je wil hierin geen fouten maken. Zonde, want de module biedt hiervoor wel mogelijkheden.’
Dat kon beter
Het ging bij deze herimplementatie in eerste instantie niet om het doorvoeren van nieuwe gebruikersfunctionaliteiten, maar vooral om een wijziging op de technische configuratie. Het systeem moest zo worden ingericht dat de medewerker zelf geen ingewikkelde keuzes hoeft te maken en niet meer per ongeluk in de min kan komen te staan. En dat is gelukt. Als een medewerker nu verlof opneemt, kijkt het systeem naar de hiërarchie van de verschillende ‘verlofpotjes’ en kiest zelf uit welk potje de uren worden opgenomen.
Ook het implementatietraject zelf was een succes
In totaal is het team 3 maanden bezig geweest met het project. Ze werkten volgens de vernieuwde implementatiemethodiek FAST. Kenmerk van deze methodiek is de intensieve samenwerking tussen Profource en de opdrachtgever en de heldere aanpak gecombineerd met flexibiliteit. ‘Vooraf besteden we veel aandacht aan het helder krijgen van de scope. Dat doorvragen levert doorgaans inzichten op voor beide partijen’, vertelt Marlon. Voor haar was het de eerste keer dat ze op deze manier werkte. ‘Ik ben heel enthousiast. De implementatie verliep uitstekend.’
Maar waaróm werkte het zo goed?
- Intensieve samenwerking
Het totale team bestond uit 9 mensen: HR Officers, Business IT Consultants, de senior supplier en de projectmanager van a.s.r. en 2 mensen van Profource. Allemaal experts en inhoudelijk betrokken bij het project. Ze gingen aan de slag als één team. Dit zorgde niet alleen voor een goede sfeer maar ook voor een omgeving waarin efficiënt gewerkt kon worden. Het voordeel was bovendien dat al deze mensen het systeem goed hebben leren begrijpen en dat er tijdens de implementatie draagvlak voor de nieuwe manier van werken is gecreëerd. Ruben Noorman, een van de Business IT Consultants, vertelt: ‘Het was net zo gemakkelijk om de collega’s van Profource te benaderen als een van mijn eigen collega’s. Dat werkte supergoed. ‘ - Wekelijkse meetings
Een deel van het team kwam wekelijks bij elkaar. Hierdoor was er een sterke focus. Iedereen had de planning goed in zijn hoofd en als deze een keer niet gehaald werd, was het voor niemand een verrassing. Piekmomenten, bijvoorbeeld tijdens de conversie, waren voorspelbaar en hier kon tijdig op geanticipeerd worden. Elke meeting duurde maximaal 1,5 uur en startte met een lijst met openstaande punten die één voor één werden afgehandeld. Daarna werd er iteratief een deel van het proces opgepakt. De meeting werd standaard afgesloten met een actielijst zodat iedereen wist wat er van hem of haar werd verwacht. - Strakke planning én ruimte voor flexibiliteit
Dat is kenmerkend voor de FAST methodiek en blijkt in de praktijk ook uitstekend te werken. Ruben: ‘Tijdens de kick-off was het direct duidelijk dat Profource wist waar ze over spraken. Ze gaven duidelijke kaders en focus.’ Toch resulteerde dit niet in een star proces. Integendeel. ‘Er was veel ruimte voor aanpassingen en nieuwe routes. Doordat we elkaar wekelijks spraken en iedereen betrokken was, kwamen er elke week antwoorden maar ook nieuwe vragen. Hier was altijd ruimte voor.’
Zo’n intensieve samenwerking. Kost dat niet veel tijd?
‘Dat lijkt zo,’ vertelt Marlon. ‘We hebben elkaar 3 maanden lang elke week gesproken, natuurlijk kost dat tijd. Aan de andere kant werkten we zo efficiënt dat het ook tijd opleverde.’ Bovendien werkte Corona onverwacht in het voordeel. De kick-off van dit project was op 23 september. Toen kwamen het team nog fysiek bij elkaar. Een dag later ging de tweede lockdown in en moesten de meetings noodgedwongen vanuit huis plaatsvinden. Dit scheelde het team veel reistijd en het samenwerken leed er niet onder.
Iedereen blij
Uiteindelijk bleek er zelfs tijd te zijn om extra wensen van HR door te voeren. Zij wilden graag dat er gekeken werd naar de user experience, het systeem moest intuïtiever gaan werken. ‘We werkten heel intensief samen, daardoor kon en werd er ook heel goed geluisterd en doorgevraagd als mensen wensen uitspraken. Profource heeft dit goed opgepakt en meer geleverd dan we van tevoren hadden bedacht.’ vertelt Stephanie. ‘Het is een hele professionele organisatie met kennis van zaken, maar daarnaast, en dat is echt opvallend, een organisatie met een hele prettige cultuur. Dat zie je terug in de mensen waarmee je werkt. Open, benaderbaar en uitermate betrokken.
Marlon werkt sinds 2017 bij Profource. Ze begon met finance opdrachten en is nu werkzaam binnen het HCM implementatieteam. Wat Marlon leuk vindt aan werken bij Profource? ‘De combinatie tussen het puzzelen in de applicatie en de directe communicatie met de klant. Er zit veel variatie en uitdaging in het werk. Daarnaast zijn de collega’s binnen Profource zeer behulpzaam en niet verlegen om een grap’.
Lees ook haar eerdere artikel: Van psychologe naar implementatieconsultant
Meer lezen over FAST?
Benieuwd wat implementatiemethode FAST voor u kan betekenen? Laat uw vraag achter op onze contactpagina of neem contact op. We zien uit naar een kennismaking.
