Intelligent werken met Oracle Fusion Applications
Met lichtsnelheid van versie 1 naar versie 7
Applications Oracle Fusion Applications heeft de toekomst. Profource is vanaf de eerste versie betrokken bij de opvolger van E-Business Suite, Peoplesoft, JD-Edwards en Siebel. Sinds april 2014 gebruiken we versie 7 voor onze dagelijkse bedrijfsvoering. En versie 8 staat al klaar. Een verslag over onze ervaringen. Profource behoort tot een selecte groep van wereldwijde ‘early adopters’. Nadat we officieel waren toegelaten vanuit een strenge selectie tijdens OpenWorld 2011, kregen we begin 2012 de software van Oracle Fusion Applications release 1. Het allereerste dat ons opviel waren de technische eisen. We dachten dat de Oracle E-Business Suite (EBS) een aanslag deed op server- en opslagcapaciteit, maar dit was toch wel het zes- tot zevenvoudige. Afijn, we kochten een nieuwe Oracle-infrastructuur met ‘dikke’ servers en storage in een razendsnelle infiniband infrastructuur en gingen aan de slag. We realiseerden onze eigen ‘Private Cloud’.
Grootboek
Na de setup en het toewijzen van rollen, konden we ons Fusion grootboek (General Ledger – GL) gaan inrichten. Dit leek verdacht veel op de setup in EBS GL R12. De schermen zien er weliswaar compleet anders uit, met wat extra stappen en opties, maar met EBS R12-kennis kom je een redelijk eind. Fusion GL is op verzoek van honderd early adopters verbeterd. Het programma heeft het draaien van journalen voor de jaarafsluiting tot een verplicht proces gemaakt. Dit is een goede stap vanuit accountingperspectief. Binnen General Ledger worden nu journaalposten aangemaakt, die gevolgd kunnen worden met de account monitor of via account inspector. Mooie functionaliteit, maar het gaat natuurlijk om het verwerken van boekingen uit de sub-administraties naar het grootboek. Ook in Fusion via subledger accounting. En net als in Oracle EBS kan een adres en/of een site worden toegevoegd aan meerdere ‘business units’ om dubbele leveranciers- en adresgegevens te voorkomen.
Eenvoudig rapporteren
Het maken van rapportages is sterk vereenvoudigd door de financial reports en business intelligence toepassingen. Het is niet alleen sneller, maar ook gemakkelijker om rapportages te maken over meerdere dimensies. Ook dit is een sprong voorwaarts.
Invoeren van facturen
Oracle heeft echt goed nagedacht over geïntegreerde toepassingen. We kunnen facturen invoeren en automatisch matchen met een inkooporder. Dit kan digitaal of met WebCenter Content Imaging (WCCI) voor scanning en OCR van de factuurgegevens. Facturen worden voortaan ‘gegroepeerd’ in plaats van factuurbatches zoals in Oracle EBS R11 en R12. De informatie wordt opgeslagen als XML-data, maar de factuur blijft ook als afbeelding (de scan) zichtbaar. Nadat een factuur is ingevoerd moet de BTW berekend worden en kan de factuur gevalideerd en betaald worden. Nadat het betaalproces is afgehandeld, verandert de status van de factuur keurig naar ‘paid’. Fusion Applications maakt vervolgens de juiste journaalregels aan richting GL.
Debiteuren
Misschien wel de belangrijkste processen voor een organisatie zijn die van debiteuren en inningen. Het ‘Billing’-scherm is compleet nieuw vormgegeven. Veel overzichtelijker dankzij een duidelijke menuopbouw, en veel gebruiksvriendelijker.
Gebruik van Cash Management om geldstromen te verwerken
De Cash Management-module om bankafschriften te verwerken, laat zien of er betaald is en of er ontvangsten zijn. Met een mooi nieuw scherm zien we direct welke regels van een bankafschrift nog niet afgeletterd zijn met een betaling of ontvangst. Ook dit werkt veel beter dan in Oracle EBS R11 en R12.
Lichtsnelheid
De ontwikkelcyclus van Fusion is met lichtsnelheid toegenomen in vergelijking met Oracle EBS. Na de eerste drie maanden kwam Oracle al met een nieuwe release. En de volgende zat er alweer aan te komen. Waren we eraan gewend geraakt om elke achttien maanden wat nieuws te implementeren, nu krijgen we elke drie maanden een nieuwe release met nieuwe functionaliteit en verbeteringen. En als u in de Cloud gaat werken, dan zorgt de leverancier voor alle technische doorontwikkelingen van deze versies. De afgelopen zes maanden werkten we als Profource met versie 5. Daar hebben we veel ervaring mee opgedaan. Recent zijn we met een compleet nieuwe inrichting, overgestapt op versie 7.
Wat ook opviel was de ‘Facebook’ look & feel van Oracle Fusion Applications: er is social media-achtige technologie toegepast; gebruikers kunnen berichten sturen naar andere gebruikers (activity streams). ‘Oh een gadget’, is de eerste gedachte, maar wel verdraaid handig om andere gebruikers op de hoogte te stellen en de historie te kunnen volgen. Weg met gezoek in e-mails! Bijvoorbeeld: ‘wees ervan bewust dat leverancier ‘X’ vandaag weer kan bellen met een bepaalde vraag’; of ‘stuur het telefoontje a.u.b. door naar dhr. Y.’ Hoewel het implementeren echt met horten en stoten gepaard ging, zijn we uitzonderlijk tevreden met het resultaat. Fusion biedt ons veel nieuwe functionaliteiten en ook de gebruiksvriendelijkheid is op alle fronten verbeterd. Oracle werkt heel hard om ook de laatste kinderziekten op te lossen. En we zijn er trots op dat we ons steentje mogen bijdragen aan de ontwikkeling van dit nieuwe systeem.
Beter project management
Het project management heeft een grote verandering ondergaan, door invoering van de nieuwe projecten-module Project Portfolio Management (PPM). Hierin verwerken we alle geschreven uren en factureren we vanuit de diverse projecten naar onze klanten. Alle ‘oude’ projecten-onderdelen zijn gecombineerd tot een geïntegreerde oplossing, met een centrale rol voor het rapporteren van (financiële) managementinformatie. De projecten worden overzichtelijk weergegeven in een algemeen dashboard. Door de grafische weergave zie je direct wat er niet goed gaat. Deze informatie is niet alleen te bekijken, maar je kunt ook direct vanuit het dashboard naar de transacties. Verder geeft het dashboard extra informatie prijs, simpelweg door de muis over de gegevens te bewegen.
Verwerken kosten
Een belangrijke verbetering is de verwerking van kosten. In Oracle EBS wordt dit vaak als omslachtig ervaren. In PPM heeft Oracle de gebruiksvriendelijkheid sterk verbeterd door één proces te creëren voor het importeren en verwerken van alle kosten met een zogenoemde ‘costing area’. Deze werkomgeving is project overstijgend waardoor deze werkzaamheden maar op één plek in het systeem verricht hoeven worden.
Project Budgeting & Forecasting
Naast het dashboard zijn ook de EBS Project Management-functionaliteiten om te budgetteren en prognosticeren standaard opgenomen in PPM. Hierbij is het mogelijk om met meerdere budgetversies tegelijkertijd te werken. De verschillende versies zijn te vergelijken en de impact van bepaalde aanpassingen is direct zichtbaar. Net als bij het dashboard wordt de informatie hier grafisch weergegeven en is de gewenste sturingsinformatie beschikbaar. Indien gewenst kan er geschakeld worden tussen deze grafische weergave en een tabelweergave met alle onderliggende data.
Project Contracts & Billing
Ook de projectfacturatie is vernieuwd. In Oracle Fusion Applications worden alle contractuele afspraken met de klant vastgelegd in de nieuw ontwikkelde module Contracts. Een contract kan zowel financiële als nietfinanciële afspraken bevatten.
PDF-factuur
Het verwerken van facturen vindt plaats in een zogenoemde ‘billing area’. Net als bij de ‘costing area’ is deze werkomgeving project overstijgend. In deze werkomgeving wordt de facturatiemedewerker door de levenscyclus van een projectfactuur geleid. Nieuw is ook de conceptweergave in PDF-formaat van de te versturen factuur.
Project Team Connect
In een groot project is niets belangrijker dan een goede communicatie met alle projectmedewerkers, en wellicht ook met klanten en leveranciers. Fusion Applications biedt hier met het nieuwe onderdeel Project Team Connect een zeer handzame oplossing voor.
