Keihard besparen met Oracle geautomatiseerde factuur verwerking
Het boeken, matchen en goedkeuren van binnenkomende facturen vóór de betaling is een standaardproces in kleine en grote bedrijven. Facturen worden meestal ontvangen via gewone post (op papier) of via e-mail (in PDF-indeling). De Belastingdienst heeft in 2009 haar eisen voor facturen eenvoudiger gemaakt zodat de e-mail met PDF-variant een redelijke vlucht heeft genomen. Maar nog steeds is het gros van de crediteurenfacturen gewoon papier: gemiddeld meer dan 60%. In de meeste organisaties codeert de boekhoudafdeling de facturen in Oracle E-Business Suite of Peoplesoft Financials. Ze drukken de facturen af -of maken een kopie- en laten het document in de organisatie circuleren om het door de persoon of afdeling die het product of de dienst heeft besteld, te laten goedkeuren. Dit is een langdradig, tijdverslindend proces waarin gemakkelijk fouten sluipen. Daarnaast is er geen grip op het proces en is het heel erg duur. Recent marktonderzoek van Aberdeen, Hackett en Gartner geven de volgende cijfers weer:
- de verwerking van een inkomende factuur duurt gemiddeld 19 dagen en kost dan 9 euro
- bij 20% van de inkomende facturen worden fouten gemaakt waardoor de verwerkingstijd met 9 dagen toeneemt en de gemiddelde kosten van de factuur stijgen boven de 20 euro
- gemiddeld heeft 47% van de organisaties geen inzicht in het proces, laat staan in de kosten
- de financiële administratie besteedt gemiddeld 25% van de tijd aan niet productieve uren zoals beantwoorden van leveranciersvragen en oplossen van geschillen
- de kostenverschillen tussen organisaties die ‘best in class’ het proces ondersteunen en ‘less in class’ werken, zijn groot: van 1,70 euro kosten per factuur en 2,8 dagen verwerkingstijd tot 26,20 euro en 35,1 dagen verwerkingstijd
- de gemiddelde kosten voor factuurverwerking kunnen zelfs oplopen tot 60 euro per factuur
Onderzoek
Profource ziet zichzelf als brede specialist op het gebied van administratieve dienstverlening rondom Oracle Applications. Daarom heeft een speciaal team zich de afgelopen twee jaar verdiept in de mogelijkheden om de crediteuren- en inkoopprocessen rondom Oracle Applications te verbeteren en hier een pakket van standaard diensten voor neer te zetten. Het doel is om keiharde besparingen te realiseren en grip op het proces te krijgen. Het onderzoek naar de mogelijkheden om de crediteuren- en inkoopprocessen te verbeteren is in verschillende stappen gedaan. Eerst zijn diverse klanten geanalyseerd op basis van de volwassenheid binnen hun procesoptimalisatie voor het Procure2Pay (P2P) proces. Met name in de profit sector kunnen stappen gemaakt worden door Shared Service Centers in te richten om proces- verbeteringen en kostenbesparingen te realiseren. Maar ook de overheid is actief. Dit blijkt uit het onderzoek van Ministerie EL&I over de enorme besparingsmogelijkheden wanneer elektronische factuur verwerking wordt ingezet voor de ministeries en gemeentes. Dat iedereen worstelt met het inzetten van de juiste tools om de factuur verwerking te automatiseren, is uit het onderzoek wel gebleken. Termen als XML en EDI lijken de toverwoorden. De meeste leveranciers versturen echter al hun facturen als PDF bij een e-mail. Grote investeringen worden gedaan terwijl er eigenlijk maar beperkt rendement wordt behaald. Vervolgens heeft het team diverse marktonderzoekstudies gedaan om haalbaarheidstudies uit te kunnen voeren en referentiedata te hebben voor de gemiddelde kosten per factuur voor het P2P proces. Deze studies zijn gebaseerd op de onderzoeken van Aberdeen Group, Hackett Group, Gartner, Deloitte en Ernst & Young. Hierna zijn ruim één jaar diverse tools geanalyseerd en geprobeerd die geautomatiseerde factuur verwerking voor Oracle Applications mogelijk zouden moeten maken. In de dagelijkse praktijk heeft het team gewerkt met diverse toepassingen waar- onder Apro Imaging, Kofax en Basware, Readsoft en Brainware. Deze zijn vergeleken met de oplossingen die Oracle nu aanbiedt voor automatische factuur verwerking. De Oracle-oplossing heeft het team geoptimaliseerd in combinatie met Oracle Applications in samenwerking met Oracle Development. Een team van specialisten is ingezet op nieuwe Oracle Fusion Middleware technologie componenten zoals Data Capture (Scanning), Invoice Recognition (Factuurherkenning en OCR) en Invoice Validation (Factuurvalidatie en automatische verwerking in Oracle Applications). Het team heeft gekeken naar de Oracle mogelijkheden van E-Invoicing, Electronic Invoice Presentment en Payment, Document Management en Workflow Management. Daarbij was het team al thuis in de Workflow oplossing binnen de Oracle E-Business Suite -AME- voor de goedkeuring van facturen binnen een organisatie.
Voordelen
Wat levert dit dan op? Als we ons nu eens richten op snel resultaat. We hebben becijferd dat er een gemiddelde kostenreductie van ongeveer 17 euro per factuur te behalen valt door de inzet van Intelligente Data Capture, Document Management en Workflow oplossingen gecombineerd met een Oracle Applications omgeving. Dat kunnen Oracle E-Business Suite en Peoplesoft Financials zijn, maar ook JD-Edwards. De werkelijke besparingen zijn specifiek aan de klantorganisatie en omgeving, die moeten gezamenlijk bepaald worden middels een haalbaarheidstudie. Waar zitten dan die besparingen? Als we nu eens die 20% van de facturen aanpakken die onduidelijk zijn of fouten bevatten en voor 11 euro hogere gemiddelde kosten zorgen. En als we nu ook nog eens die 25% niet productieve uren van de finance medewerkers van een organisatie kunnen optimaliseren door geschillen met leveranciers sneller en slimmer af te handelen. Als die medewerkers dan factuurinformatie snel digitaal ter beschikking hebben en de facturen automatisch verwerkt worden en door de organisatie gerouteerd worden, dan maak je meters. Daarbij zou het prettig zijn als eventuele verbeteringen te meten zijn en meer inzicht in het gehele proces geboden wordt. Dan kan een organisatie bijvoorbeeld gebruik maken van betalings- kortingen die leveranciers vaak bieden. Het antwoord op veel vragen is Oracle Elektronische Factuur Verwerking (OEFV). OEFV bestaat uit componenten uit de Fusion Middleware suite en standaard koppelingen met Oracle E-Business Suite, Peoplesoft Financials en JD-Edwards. Omdat Pareto Analyse (de 80/20 regel) altijd werkt, hebben we ons in eerste instantie gericht op het succesvol verwerken van papieren en PDF (via e-mail) inkomende facturen.
De werking van Oracle Elektronische Factuur Verwerking: Oracle Data Capture (ODC)
ODC hebben we hierbij ingezet om gescande documenten (in combinatie met een goede multi-functional kantoormachine van bijvoorbeeld Canon of HP met 300dpi scanresolutie) in te lezen en te verwerken en wordt ook gebruikt om e-mails met PDF attachments uit een e-mailbox te kunnen verwerken. De PDF wordt omgezet naar een plaatje met hoge resolutie (TIFF formaat) en op een netwerkschijf gezet.
Oracle Elektronische Factuur Verwerking
Een schematische weergave van de werking van Oracle Elektronische Factuur Verwerking:
Oracle Elektronische Factuur Verwerking
Oracle Forms Recognition (OFR)
OFR ‘leest’ het plaatje en zorgt via karakterherkenning (meervoudige OCR technologie) ervoor dat de informatie van de factuur elektronisch gemaakt wordt. Dit gebeurt in een XML-bestands- formaat. OFR zorgt ervoor dat de kopregel van de factuur met leveranciersinformatie en factuurnummers herkend wordt en kan ook de individuele factuurregels herkennen. Via een aantal opvragingen op het achterliggende ERP systeem verzorgt OFR een aantal voorcontroles op de meest voorkomende uitzonderingen, zoals of de leverancier bekend is, of het factuur- nummer al bestaat, of de berekening van de BTW klopt, enzovoort. Mocht iets niet herkend zijn of niet kloppen, dan is er de mogelijkheid om dit handmatig aan te passen voordat de factuur wordt doorgestuurd. Als er sprake is van een inkooporder gerelateerde factuur dan kan het inkooporder herkend worden voor een eenvoudige matching met het achterliggende ERP systeem (in ons geval Oracle E-Business Suite). De output van OFR is altijd een elektronisch XML-bestand. Zodra er uitval optreedt en OFR de informatie van de factuur niet goed kan herkennen, wordt dit kenbaar gemaakt. Er kunnen dan opmerkingen op de factuur geplaatst worden en de factuur kan dan met commentaar terug naar de leverancier om te corrigeren (ook via een e-mail attachment). Op dit moment is er nog niets in Oracle E-Business Suite weggeschreven of verwerkt. Het systeem is dus nog geheel schoon.
Oracle Imaging and Process Management
Universal Content Management (UCM) en Image Process Management (IPM)
Het plaatje zelf (de image) wordt opgeslagen in Oracle’s digitale bibliotheek UCM en via IPM wordt het XML-bestand met elektronische data dat OFR heeft verzameld, gevalideerd met de open interfaces van de Accounts Payables module van Oracle E-Business Suite (of Peoplesoft Financials of JD-Edwards). Deze validaties en het inlezen en wegschrijven van de XML data worden aan de hand van Oracle’s nieuwe workflow technologie BPEL verzorgd dat onderdeel vormt van de Fusion Middleware Suite. Deze validatie is zeer uitgebreid. De factuurkop en individuele regels worden vergeleken, indien er sprake is van een inkooporder gerelateerde factuur wordt deze opgezocht. Indien alle informatie klopt, worden alle data in de open interface van Oracle AP ingelezen. Tegelijkertijd wordt de opgeslagen image in de digitale bibliotheek gekoppeld aan de elektronische factuurgegevens. Voor de kenners: de factuur is gekoppeld aan de paperclip in het AP-scherm voor de betreffende factuur. Als de Oracle E-Business Suite bepaalde data nog niet bevat dan biedt IPM een aanvullend scherm om data te verrijken, het zogenaamde Coding Form. Wij vinden dit een zeer sterk punt van de Oracle Oplossing. Het coding form geeft de mogelijkheid om een factuur vooraf te (laten) coderen ook op een project. Dit formulier is webbased en vanaf overal te benaderen, maar is wel gekoppeld aan de autorisaties en tabellen vanuit Oracle.
Gestroomlijnd proces
Oracle Elektronische Factuur Verwerking biedt in onze ogen een volledig gestroomlijnd proces voor het invoeren van facturen, waarbij de sterke kanten van de verschillende modules die betrokken zijn optimaal worden benut. Daarnaast is deze oplossing toekomstvast omdat het binnen het nieuwe Oracle Fusion Applications gebruikt wordt.
Dit artikel is eerder gepubliceerd in ons klantenmagazine Transform, april 2011
