Intervisie avond voor controllers
Daar sta je dan als controller. Helder overzicht opgeleverd van de financiële stand van zaken, inzicht in de voortgang en enkele risico’s geïdentificeerd van het project ‘Realisatie ondergrondse parkeergarage’. In gesprek met de projectleider wordt door hem de extra wens geuit om zo’n parkeerbegeleidingssysteem in te voeren. Handig voor de burger, die ziet dan gelijk waar een parkeerplek vrij is. ’t Is alleen niet meegenomen in het bestek en de opdracht voor dit project. “Daar kunnen we de post onvoorzien toch wel voor gebruiken? Die is tot nog toe toch nauwelijks aangesproken. En zeg nou zelf, zo’n systeem is toch gewoon onwijs handig?”
Een ander voorbeeld.
De verantwoordelijke wethouder van interne dienstverlening is onaangenaam verrast door de prognose van concern financiën over de hoogte van de inhuur. Die dreigt opnieuw fors boven de norm uit te komen die door het college is afgesproken. “Hier ga ik niet mee naar de gemeenteraad, dat kost me te veel discussie en kan ik niet uitleggen. Corrigeer die kosten maar en verantwoord ze als inkoop van diensten of zo. Verzin maar een list.”
Twee willekeurige voorbeelden die je in de praktijk zomaar kan meemaken als controller. En dan? Welk antwoord ga je geven? Welke keuze(s) ga je maken? Het antwoord kun je niet even googelen of terugvinden in je theorieboeken.
Controller intervisie avond
Over deze en andere dilemma’s spraken we in september als Team Control met elkaar. Meer dan 20 collega’s waren op deze avond aanwezig, een teken dat het onderwerp zeker leeft. Dat was ook merkbaar in de discussie in kleinere groepen onder leiding van de trainers Fred en Anton van onze trainingspartner PublicControl. “Dat vind ik echt niet kunnen” of “Daar zou ik nooit mee instemmen” tot “Het is zijn verantwoordelijkheid en hij blijft binnen budget, dus doen”.
Verschillende antwoorden, verschillende visies maar ook verschillende beweegredenen om te komen tot een keuze. Juist door daar met elkaar over door te praten, te vragen naar elkaars motivatie en welk kader je daarbij hanteert maakte de avond tot een nuttige uitwisseling van ervaringen. Het antwoord op de gestelde vragen in de casussen is in veel gevallen namelijk ook afhankelijk van andere factoren dan sec de financiële kaders: welke andere voorvallen zijn er al geweest, wat is de verhouding ten opzichte van andere projecten of wethouders, en welk doel wordt hier uiteindelijk mee gediend?
Handige vuistregels bij dilemma’s
Enkele vuistregels die we naar aanleiding van deze avond meenemen in onze dagelijkse praktijk zijn de volgende:
- Rechtmatigheid mag nooit ter discussie staan
- Leg integriteitsproblemen op de tafel waar het thuishoort
- Speel niet op de persoon maar op wat er feitelijk gebeurt – wat je kunt waarnemen
- Plaats het advies dat je geeft niet als kritiek, maar als lerend vermogen
- Blijf vooral zelf altijd integer handelen
En een laatste, meer algemene stelregel in dit soort situaties en dilemma’s: maak het bespreekbaar. Binnen de organisatie waar je werkt, met collega’s of andere vakgenoten. Juist het uitwisselen van ervaringen en beoordelingen van de situatie helpt om je daar als controller een beter beeld van te vormen – en om tot een eigen keuze te komen.
—– —– —–
Dit artikel is geschreven door Arjan. Hij zet zich al jarenlang in voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering van organisaties in de publieke sector. Sinds 2009 is hij verbonden aan Profource en momenteel werkt hij als financial controller bij de Centrale Vastgoedorganisatie van de Gemeente Den Haag. Om de eigenheid van de publieke sector te doorgronden en daar als controller van meerwaarde te zijn, is hij in 2016 gestart met de postgraduate opleiding Certified Public Controller aan de Vrije Universiteit te Amsterdam.
