Wat is een EPM systeem?

Wat is het verschil tussen EPM en ERP?

Bij Profource zijn we helemaal thuis in de wereld van ERP software en het gebruik daarvan binnen bedrijven en organisaties. Omdat we daar geregeld vragen over krijgen, hebben we in een eerdere blog al uitgelegd wat een ERP systeem is en precies inhoudt. Dit keer willen we ingaan op het verschil tussen het begrip ‘EPM’ en ‘ERP’. Ook daarover bestaat regelmatig wat onduidelijkheid. Geen wonder want de twee afkortingen lijken erg op elkaar. Bovendien liggen EPM en ERP inhoudelijk in elkaars verlengde.

Wat is ERP?

ERP is administratieve bedrijfssoftware waarmee alle afdelingen van een organisatie op één en dezelfde omgeving kunnen werken. Daarmee sluiten alle bedrijfsprocessen op elkaar aan. Medewerkers kunnen sneller en efficiënter hun werk doen en de productiviteit gaat met sprongen vooruit. Om over de klanttevredenheid maar niet te spreken!

De grenzen van het ERP systeem

Hoeveel voordelen een ERP ook biedt, er zitten ook beperkingen aan. Een ERP systeem is met name geschikt voor het beheersen en verbeteren van de operationele processen. De focus ligt op het uitvoeren van transacties en het vastleggen van data hierover. Op basis hiervan kan het ERP systeem ook rapportages en management dashboards leveren. Deze informatie is veelal retrospectief van aard:

• Hoeveel kosten hebben we gemaakt voor de inkoop van product X, Y of Z?
• Hoeveel heeft de ontwikkeling van project X gekost?
• Hoeveel omzet hebben we afgelopen maand gerealiseerd?

Als het gaat om het maken van geavanceerde management rapportages en vooruitkijkende rapportages is er meer nodig: EPM!

• Wat zijn de verwachte opbrengsten als we uitgaan van een worst/mediocre/best case scenario?
• Hoeveel kosten gaan we maken aan inkoop als de grondstofprijzen de komende maanden met 5% per maand stijgen?
• Hoe ziet onze geconsolideerde jaarrekening eruit?

Wat is EPM?

De afkorting EPM staat voor Enterprise Performance Management. Het verwijst naar een systeem dat wordt gebruikt om de prestaties van een organisatie te monitoren, analyseren en beter te kunnen aansturen. Waar een ERP gericht is op de dagelijkse werkzaamheden, legt EPM de nadruk op de strategische inrichting van de organisatie. Met een EPM applicatie krijgen managers betere tools in handen om een strategie te bepalen en het bedrijf daarop in te richten.

Waarom een EPM?

Organisaties zijn complexe entiteiten. Ze bestaan meestal uit meerdere onderdelen die min of meer onafhankelijk opereren. Vaak hebben ze meerdere vestigingen, al dan niet ook in het buitenland.  De  verschillende onderdelen hebben vaak eigen systemen voor de operationele processen. Daardoor is het maken van goede integrale prognoses en planningen op alle niveaus vaak lastig.

Wil je data uit meerdere bronnen consolideren, betere trendanalyses en voorspellingen maken of meerdere scenario’s meenemen om je bedrijfsmodel te toetsen, dan wordt het tijd om aan de juiste EPM applicaties te denken.

Het ontstaan van EPM

Tot de komst van EPM moesten organisaties het doen met informatie uit losse ERP systemen, aanvullende applicaties en spreadsheets. De beheerders stuurden hun cijfers op gezette tijden naar een centraal punt waar ze samengevoegd werden. Een tijdrovend en foutgevoelig proces. Niet alleen omdat de gegevens in de meest uiteenlopende formaten werden aangeleverd, maar ook omdat vaak onduidelijk is of de data overlap bevat of juist onvolledig is.

Met een EPM systeem is deze omslachtige manier van werken niet meer nodig. Alle data wordt automatisch verzameld op een consistente manier. Wel zo efficiënt, handig en niet onbelangrijk: het levert betere informatie op!

Een EPM systeem heeft zoveel voordelen voor het Management Team!

Met een EPM systeem heeft het management een eenduidig beeld van de werkelijkheid. Op elk niveau van de organisatie ziet men dezelfde budgetten, actuele cijfers en prognoses. Daardoor neemt de kans op fouten en misverstanden af en de kwaliteit van de strategische besluitvorming toe. Daarnaast helpt een EPM de Planning & Control afdelingen ook om betere audits te houden. De cijfers in het EPM zijn altijd goed onderbouwd en volledig terug te traceren tot op het laagste niveau.

EPM in de praktijk

De mogelijkheden van een EPM zijn  divers. Zo biedt Oracle verschillende EPM modules aan met elk hun eigen functionaliteit en insteek. Het voert te ver om ze hier allemaal toe te lichten, daarom beperken we ons tot enkele veel gebruikte, concrete toepassingen van EPM:

• Met de Oracle Planning & Budgeting Cloud Service module kun je integrale planningen, forecasts en budgetten maken. Hiervoor kun je een iteratieve workflow inrichten waarbij alle onderdelen de gegevens op dezelfde manier aanleveren conform de regels die Planning & Control daarvoor stelt. Zo kom je tot een integrale planning en forecast, vaak met meerdere scenario’s. De verschillende afdelingen kunnen zo beter vergeleken worden, en bijgestuurd waar nodig. Ook kun je de financiële gevolgen van specifieke beslissingen beter inzichtelijk maken en op basis daarvan betere besluiten nemen.

• De Oracle Financial Close & Consolidation Cloud Service is gericht op het consolideren van en rapporteren over de financiële resultaten vanuit meerdere systemen. Hierbij kan het EPM ook rekening houden met koersverschillen of meerdere boekhoudkundige richtlijnen (zoals US GAAP en IFRS). Daarnaast biedt Oracle EPM ook goede tooling waarmee afdelings- of business managers hun eigen rapporten kunnen samenstellen.

• De Oracle Enterprise Performance Reporting Cloud Service ondersteunt het proces van het combineren van cijfermatige rapportages met beschrijvende rapportage waar meerdere personen en afdelingen input leveren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het maken van het jaarverslag of reguliere project- en afdelingsrapportages.

Hoe een EPM oplossing het ERP versterkt

Zoals je inmiddels begrijpt, is EPM een uitstekende toevoeging op ERP, maar is het geen vervanging. Ieder bedrijf heeft sowieso een ERP systeem nodig om de operationele processen efficiënt in te richten en te ondersteunen. Pas als dat op orde is, kun je gaan nadenken over het inrichten van een EPM systeem. Een EPM oplossing is echter niet voor alle bedrijven weggelegd. Het is met name interessant voor de wat grotere, complexe organisaties waarin behoefte is aan geconsolideerde managementinformatie en geavanceerde tools om de strategische doelstellingen scherp te krijgen en het bedrijf daar optimaal op in te richten.

Oracle EPM oplossing implementeren?

Het inrichten van een EPM oplossing heeft in de regel minder voeten in aarde dan een ERP implementatie. EPM verandert immers niks aan je operationele processen. Het vereist met name inspanning van de afdeling Planning & Control die meestal ook de eigenaar van het systeem wordt. Normaal gesproken kun je binnen een paar maanden een goede EPM oplossing neerzetten.

EPM leent zich uitstekend voor een gefaseerde uitrol. Als eerste stap worden de basisadministraties gekoppeld zodat er een geconsolideerde dataset ontstaat voor rapportagedoeleinden. In een latere fase kun je de database verrijken met planningen en forecasts om het gehele P&C proces te automatiseren. Voor de implementatie van Oracle EPM is het gebruik van Oracle ERP geen voorwaarde. Het mooie van Oracle EPM is dat het uit de voeten kan met ieder ERP systeem. Ook als je een SAP of Microsoft ERP hebt, kun je dus volop gebruik maken van de voordelen van Oracle EPM.

——

Dit blogartikel is geschreven door Mathieu, sinds 2008 werkzaam bij Profource. Als ‘Solution Lead’ is Mathieu verantwoordelijk voor de Oracle en NetSuite ERP oplossingen die we bij onze klanten implementeren. De oplossingen bij het Elisabeth Twee Steden Ziekenhuis, PGS in Noorwegen en HVC vielen bijvoorbeeld onder zijn verantwoordelijkheid.