De Vlaamse Overheid heeft 39.670 personeelsleden in dienst, die werken voor 80 departementen en agentschappen. De totale omzet is ongeveer 26 miljard euro. De Vlaamse Overheid verwerkt jaarlijks meer dan 400.000 facturen en gaat deze zoveel mogelijk elektronisch verwerken. Met de hulp van Profource.

Onze werkzaamheden

Profource helpt de Vlaamse Overheid met de automatisering van de factuurverwerking. De Vlaamse Overheid wil de efficiëntie en effectiviteit van de factuurverwerking verhogen, de boekhouding transparanter maken en doorlooptijden verkleinen. Centrale Accounting is de grootste dienst van de overheid en werkt met Oracle. Daarom is gekozen voor het scan- en verwerkingssysteem Oracle WCCI. Dit systeem is in 2013 samen met Profource in drie maanden tijd uitgerold. In juni 2013 begon bij wijze van pilot de verwerking van 2.500 facturen per maand. Deze pilot verliep zo goed dat de nieuwe werkwijze direct werd ingevoerd. Ongeveer een jaar later werden er ruim 3.000 facturen per maand gescand. De gemiddelde doorlooptijd per factuur daalde van 19 naar 11 dagen en neemt nog steeds af, want het Agentschap werkt samen met Profource aan een continue verbetering van het scanproces. Het project is ondertussen niet onopgemerkt gebleven bij de andere overheidsorganisaties. Zo begint binnenkort ook Toerisme Vlaanderen met het digitaal verwerken van facturen. Al bijna de helft van de organisatie is ingestapt.

E-Invoicing

De volgende stap is om ervoor te zorgen dat de facturen niet meer op papier of als pdf worden aangeleverd, maar volledig gedigitaliseerd, als XML-bestand. Dit heet E-Invoicing. In 2017 moet meer dan zestig procent van alle facturen digitaal worden aangeleverd in het formaat dat de Vlaamse Overheid voorschrijft. Ook hier werkt de Vlaamse Overheid samen met Profource. Interview met Gonda Cock: “Kwakkels in Vlaanderen” Artikel: Papierwinkel gaat verdwijnen