Papierwinkel gaat verdwijnen

Besparingen tot miljoenen euro’s per jaar

Lagere kosten, minder fouten, betere prestaties en nog goed voor het milieu ook. Elektronisch verwerken van facturen heeft duidelijke voordelen. Toch worden anno 2014 de meeste facturen nog met de hand verwerkt. Volgens Profource gaat dat snel veranderen. Voor iedereen is het duidelijk dat automatisering voordelen heeft: los van alle fouten die mensen maken, kost het handmatig verwerken per factuur tussen de vijftien en de zestig euro. Met automatisering kunnen deze kosten terug naar een fractie. In twee stappen worden flinke besparingen bereikt. Het inscannen van papieren rekeningen of pdf-bestanden brengt de gemiddelde kosten omlaag tot circa 6 euro per factuur. En het automatisch inlezen en verwerken brengt de kosten verder omlaag tot minder dan een euro.

Roze wolk

Het lijkt simpel: je scant een nota, zelflerende software leest hem in, checkt of alles klopt en regelt de betaling. Toch is dat nog niet zo eenvoudig. Elk bedrijf heeft een eigen manier om facturen op te maken. Slimme software leert om facturen te herkennen. In het begin is veel handwerk nodig om nieuwe facturen in te voeren, maar later gaat dat steeds meer automatisch. Binnen Oracle wordt WebCenter Content Imaging (WCCI) het meest gebruikt – voorheen IPM genaamd. In de praktijk heeft dit systeem zich goed bewezen, allereerst bij Profource zelf. Berry Clemens, directeur Marketing bij Profource: “Toen WCCI bij ons goed draaide, konden we ermee naar onze klanten. We begonnen bij het ministerie van Economische Zaken. Toen het daar ook goed bleek te werken, dienden zich al snel andere grote klanten aan, zoals de Vlaamse Overheid.” Wat is de toekomst? Berry Clemens: “De roze wolk waar iedereen op wil zitten, is een volledig geautomatiseerde administratie. De realiteit is dat we al heel tevreden mogen zijn als grote organisaties straks negentig procent van hun facturen automatisch kunnen verwerken.”

Business Process Outsourcing

Er zijn ook klanten die ervoor kiezen om de verwerking van hun crediteurenadministratie volledig uit te besteden aan Profource. Dit heeft als voordeel dat zij niet hoeven te investeren in een scanmodule en software. Profource ontvangt de facturen, verwerkt ze en levert ze terug in het systeem van de klant. Die hoeft daar zelf niets meer aan te doen. Outsourcing bij Profource is ook nog eens honderd procent flexibel. De klant betaalt per factuur en niet voor een vaste medewerker.

Profource Trading Cloud

Standaardoplossingen werken goed in standaardsituaties. Helaas zijn die binnen de crediteurenadministratie van grote organisaties vrij zeldzaam. Profource ziet dat er vaak maatwerk nodig is en heeft daarom de Profource Trading Cloud ontwikkeld. Binnen de Trading Cloud kan Profource verschillende soorten digitale facturen verwerken. Leveranciers sturen hun facturen rechtstreeks naar Profource, die ze vertaalt, controleert, verwerkt en vervolgens aanbiedt aan het Oracle klantsysteem. Het begint met het vertalen van facturen. Steeds meer leveranciers versturen hun facturen in XML-formaat. Dit is een taal met honderden dialecten: elke beroepsgroep maakt zijn eigen aanpassingen op dit formaat. Dat is ook logisch, want een uitzendbureau zet heel andere zaken op een factuur dan een bakker of een kantoorboekhandel. De kunst is om de data te vertalen zodat Oracle er mee overweg kan.

Juiste prijs

Na het inlezen en vertalen volgt een uitgebreide controle. Facturen worden vergeleken met de inkooporder en de pakbon. Er wordt gecontroleerd of de juiste hoeveelheid goederen is geleverd, tegen de juiste prijs. De klant kan kiezen uit meerdere controleslagen (2-, 3-, of 4-way matching). Vaak heeft de klant daarna nog behoefte aan extra informatie, bijvoorbeeld over de kostenplaats, de naam van degene die goedkeuring moet geven, of het nummer van de bankrekening waarmee betaald moet worden. Het toevoegen van deze extra informatie noemen we verrijking. Tot slot gaat alle informatie naar het systeem van de klant, waar de factuur wordt goedgekeurd en betaald. Dit hele proces kan plaatsvinden zonder dat er iemand aan te pas komt.

Klanten

Naast Economische Zaken en de Vlaamse Overheid werkt Profource voor Radboud Medisch Centrum, de gemeente Rotterdam, Schiphol Groep en het VU Medisch Centrum. Allemaal in een andere fase van hun E-Invoicing levenscyclus. Afhankelijk van de hoeveelheden facturen besparen deze klanten honderdduizenden tot miljoenen euro’s per jaar.