Game changer voor Oracle E-Business Suite: Endeca

Na de overname van Endeca door Oracle was het eigenlijk de bedoeling om deze tool in te zetten voor het ondersteund navigeren door webwinkels. Dat was namelijk de oorsprong van de technologie. De samenvoeging met de overname ATG of Webcenter had onze product marketing afdeling ook bedacht. Maar wat tovert Oracle uit de hoge hoed? Endeca Lattitude voor Oracle E-Business Suite, en mooi dat het is geworden! Maar is het nu Business Intelligence of is het BIG-Data? Superkrachtig en gebruiksvriendelijk, dat is het. Een ‘game changer’ voor het gebruik van diverse E-Business Suite modules. ERP-gebruikers binnen de Oracle E-Business Suite (EBS) hebben toegang tot duizenden, soms wel miljoenen records in de database. Maar hoe wordt er nu efficiënt ‘real-time’ gebruik gemaakt van al die informatie? Gebruikers klagen meestal dat het in EBS moeilijk zoeken is naar de juiste informatie om hun werk te kunnen doen. Het blijkt namelijk dat we 25% van onze tijd zitten te verdoen met het zoeken naar informatie om überhaupt ons werk te kunnen doen en dat 50% van datgene wat we dan vinden eigenlijk niet is wat we zoeken. Informatie opvragen duurt lang, rapporten draaien in EBS is een crime, informatie gebruiken in e-mails is lastig en laat staan dat als er een klant aan de telefoon zit te wachten, de gewenste informatie snel te vinden is. Dat is nu verleden tijd voor Oracle EBS R12.1.3 gebruikers.

Endeca extensies voor Oracle E-Business Suite

In oktober 2012 werd Endeca al aangekondigd op Oracle OpenWorld en sinds kort is het ook daadwerkelijk te downloaden. We hebben zelf de software van Endeca voor EBS maar eens op de testbank gelegd en waren aangenaam verrast over de mogelijkheden. Endeca brengt plotseling voor diverse modules moderne en gebruikersvriendelijke schermen in beeld waarmee in ‘real-time’ naar operationele informatie gezocht kan worden. Inderdaad geen managementinformatie die traditionele BI-tools als OBIEE brengen, maar operationele informatie voor de gebruikers. En o, wat hebben we dat gemist met zijn allen. Eigenlijk biedt Endeca een zeer geavanceerde zoekmachine op de voor gebruikers beschikbare informatie. Daarnaast wordt zogenaamde contextuele navigatie mogelijk en wordt informatie visueel weergegeven in grafieken, tag-clouds en via logische tabs. Die geavanceerde zoekmachine kan verschillende soorten van informatie ‘ontdekken’. Dit kunnen ERP-velden (inclusief flexvelden) en transacties zijn, maar ook indien gewenst gerelateerde bestanden (Excel, Word, PDF etc.) of berichten. Op basis van de ‘ontdekte’ informatie wordt een menustructuur met slimme navigatiemogelijkheden geboden in de standaard Oracle EBS R12.1.3 HTML-schermen van negen modules. Ook kunnen gebruikers zoeken op veelgebruikte woorden (‘tag-clouds’) die ontdekt zijn. Technisch gezien is er weer een soort van co-existence voor Oracle EBS. Net als dat geboden wordt met Fusion Applications toepassingen is dat er ook voor Endeca. Er is ‘out-of-the-box’-integratie met de HTML (OAF) gebruikersinterfaces na het installeren van een aantal patches binnen E-Business Suite. Er worden geen databasewijzigingen of upgrades uitgevoerd. Er is volledige integratie met de security van Oracle EBS, dus alle getoonde informatie is rol gebaseerd en op basis van de autorisaties die een gebruiker heeft gekregen. Endeca wordt op een eigen server geïnstalleerd. Daar wordt een Endeca-‘applicance’ van gemaakt die uit drie onderdelen bestaat: Endeca Studio, Server en Integration Server. Studio zorgt voor de grafische weergaves, Server is de MDEX-database met de gegevensverzameling en Integration Server importeert gegevens via connectoren uit E-Business Suite en andere systemen. De kracht van de technologie zit in de grafische weergaves en de speciale MDEX-database die gegevens koppelt en dit binnen het geheugen van de server onthoudt. Daarmee is Endeca razendsnel met het vinden en visueel presenteren van gezochte informatie. Als het nog sneller moet dan kan het op een Exa-machine van Oracle. Onze Intel-server was snel genoeg voor onze testen.

Negen Endeca-extensies en nadere toelichting

Van de in totaal negen extensies zien wij er vijf als direct toepasbaar voor de meeste Oracle E-Business Suite gebruikers. Simpelweg omdat de extensies gemaakt zijn voor modules die veelvuldig gebruikt worden. Waarschijnlijk heeft Oracle er over nagedacht. Als we het rijtje even afgaan dan zijn er:

• Endeca voor EBS Project Management, tovert een grote glimlach op je gezicht;
• Endeca voor iProcurement, krijgt vijf sterren;
• Endeca voor Order Management, een voltreffer;
• Endeca voor Discrete Manufacturing, om blij van te worden;
• Endeca voor Inventory, om nog blijer van te worden;
• Endeca voor Enterprise Asset Management (EAM), speciaal voor Bram en Ger;
• Endeca voor Field Service, o wat worden die copier monteurs daar blij van;
• Endeca voor Channel Revenue Management, jammer dat niemand die module gebruikt…
• Endeca voor iRecruitment, ook die module is nog schaars goed.

Wat direct opvalt is dat in het linkerdeel van het EBS-scherm vier onderdelen zijn ingevoegd met Endeca filters en een ‘guided navigation’ menu is opgebouwd. Bovenaan staan twee zoekboxen, de algemene zoekbox en daaronder de ‘breadcrumbs’ ofwel broodkruimels waarmee ‘sporen’ naar informatie terug te zoeken is. Kruimels kunnen zijn: waarden van de ingestelde filters, onderdelen van de opgebouwde guided navigation menustructuur, attribuutvelden van meldingen, historische resultaatlijstjes, meetwaarden uit een grafiek of attribuutvelden uit een tag-cloud. Verder zien we in het scherm grafieken waar de onderhoudsorders op de activa worden weergegeven en in de ‘tag-cloud’ zien we de woorden die aan onderhoud gerelateerd zijn binnen de MDEX-database. Verder zien we een button boven in het scherm met de kleur ‘rood’, ofwel hier is actie vereist. Endeca voor EBS Project Management Dit vinden we erg mooi. Eigenlijk wordt er een soort van integraal dashboard (maar het is geen BI) voor projectmanagers geboden waarmee deze snel kunnen ingrijpen op escalaties die zich binnen een specifiek project of taak voordoen. Kijken we weer naar de schermopbouw dan zien we linksboven aan dat er 20 ‘alarmmeldingen’ op diverse projecten zijn ontstaan. In de ‘guided navigation’ menuopbouw kunnen we direct zoeken op projectnummer, projecttype, status van een project of klantnaam. We kunnen filteren op allerlei soorten van projectdata-informatie. Daarnaast zien we aan de rechterkant van het scherm buttons die de projectmanager inzicht geven dat deze 29 projecten onderhanden heeft met achterliggende financiële projectgegevens. De buttons zijn groen maar geven wel verschillen aan in projectdata waarop gecontroleerd moet worden. Vervolgens worden de onderhanden projecten in een lijst gepresenteerd en worden in de blokken daaronder in een aantal helder te lezen grafieken de geplande versus de actuele kosten weergegeven over de projecten, de vertragingen die opgetreden zijn en de verschillen in projectopslagen. Voor projectmanagers of projectadministrateurs die het PSI-scherm binnen EBS Projects kennen is er veel herkenbare informatie terug te vinden. Maar dan grafisch en veel eenvoudiger gepresenteerd. Totaalgegevens zijn er voor het aantal projecten, de omzet, de gebudgetteerde en actuele kosten, de gebudgetteerde opslagen en de actuele en de verschillen in gebudgetteerde kosten en de actuele. Projectspecifieke detailinformatie is er natuurlijk ook. Naast de naam, de projectmanager en omschrijving zijn projectwaarde en valuta plus de financiële details beschikbaar mits alle data ‘summarized’ verwerkt is binnen EBS.

Endeca voor EBS iProcurement – vijf sterren

Het product klopt en biedt echte toegevoegde waarde voor de iProcurement-gebruiker. Oracle EBS iProcurement biedt in R12.1.3 eigenlijk geen slechte ‘winkelervaring’ voor bestellers vergeleken met andere ERP-leveranciers. Toch zijn er verbeteringen te maken in de ‘look & feel’, de zoekmogelijkheden en het catalogusbeheer. Voor het werkpaard iProcurement heeft Oracle nu ook de Endeca-extensies ontwikkeld. Hiermee heeft Oracle even een statement gemaakt met vijf sterren in de zoekmogelijkheden, ‘look & feel’ en catalogusbeheer. Een ‘game changer’ noemen we dit. Door de ‘in-memory’ architectuur, is zoeken snel en krachtig. De gehele manier van zoeken in iProcurement is nu zoveel beter geworden. Het is net alsof gegoogled wordt over EBS-data heen (en eventueel externe artikelinformatie erbij). Het achterliggende idee is om het bestellers zo makkelijk mogelijk te maken om catalogusartikelen te bestellen in plaats van non-catalogus die gepaard gaan met allerlei soorten van handmatige acties voor de back-office. Daarnaast zijn voor catalogusartikelen raamovereenkomsten en gunstige prijsafspraken bedongen dus ‘Maverick Buying’ gaan we liever tegen. Endeca maakt het gewoon mogelijk op basis van vrije teksten te zoeken en weer diverse filters te gebruiken om de resultaten te verfijnen. Als u net zo enthousiast bent over de Endeca-extensies als wij, neem gerust contact met ons op. Wij komen graag bij u langs om ook wat te laten zien.