KNAW kiest voor Co-sourcing van de Cash Management-activiteiten
Vanaf 18 februari 2013 ondersteunt Profource de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) op onderdelen van Cash Management. Dit gebeurt via een Co-sourcingsovereenkomst. Dit houdt in dat een deel van de administratieve werkzaamheden op afstand wordt uitgevoerd vanuit het hoofdkantoor van Profource in Dordrecht. Op deze manier heeft de KNAW de zekerheid dat zij de komende jaren gespecialiseerd personeel hebben op een belangrijk ondersteunend proces, waarbij constant gestreefd wordt naar verdere reductie van de algemene kosten.
Co-sourcing, een aantrekkelijke oplossing voor beide partijen
De KNAW is een organisatie die uit 17 instituten bestaat. Elk instituut heeft haar eigen administratie die ondersteund wordt vanuit één centrale organisatie. De communicatie tussen de verschillende instituten over de ondersteunende administratieve processen is cruciaal voor een goede samenwerking. Profource werkt al langer met het concept ‘co-sourcing’ en communicatie speelt hierin een grote rol. Co-sourcing combineert de voordelen van het uitbesteden van administratieve werkzaamheden met de voordelen van het hebben van één centraal contactpersoon en gezicht voor de organisatie. Concreet betekent dit dat er één medewerker van Profource (de klantcontactpersoon) vier dagen per week aanwezig is bij de KNAW op de locatie ‘Het Trippenhuis’ in Amsterdam. Daar verricht deze medewerker een deel van de werkzaamheden, is het centrale aanspreekpunt, neemt deel aan de overleggen en vormt de schakel tussen de gegevensverwerking (bij Profource) en de klant (KNAW).
Werkzaamheden en activiteiten
De werkzaamheden richten zich specifiek op het beheer van het crediteurenstambestand, het voorbereiden van betalingen, het verwerken van dagafschriften en de niet-afgeletterde posten. Daarnaast zijn er nog hieraan gerelateerde activiteiten zoals het verrekenen van debiteurenfacturen, aanmaken van debiteurenactiviteiten en het beantwoorden van diverse vragen vanuit de KNAW. Het uitvoeren van het grootste deel van deze activiteiten vindt uiteindelijk plaats op de centrale locatie van Profource in Dordrecht met een vast team van medewerkers. Hier kunnen de schaalvoordelen worden behaald omdat deze medewerkers ook voor andere klanten activiteiten uitvoeren, waardoor er optimale efficiency wordt behaald. Denk hierbij aan het invoeren van facturen, het ondersteunen bij het beheren van stamdata en administratieve ondersteuning van het inkoopproces, zoals het voorbereiden en verwerken van betalingen. Het voordeel voor de KNAW is dat hun organisatie kan profiteren van bij Profource te behalen schaalvoordelen wat betreft dit soort werkzaamheden en er daardoor substantiële kostenbesparing kan worden gerealiseerd.
Continue verbetering
Onderdeel van de overeenkomst tussen de KNAW en Profource is het gezamenlijk streven naar continue verbeteringen in het proces. Hierbij is voor Profource een initiërende rol weggelegd mede op basis van de aanwezige specialistische kennis van Oracle EBS. Gerealiseerde besparingen resulteren direct in een reductie van de kosten voor de co-sourcing voor de KNAW. Door samen te werken kan het dus niet alleen beter, maar ook goedkoper! Bent u geïnteresseerd in het uitbesteden van (een deel van) uw financieel administratieve werkzaamheden zoals het invoeren van facturen of het beheren van stamdata? Neemt u gerust contact met ons op.
Efficiency en kostenbesparing
De KNAW is op 1 januari 2011 live gegaan met Oracle R12. Na de ingebruikname van dit ERP-systeem heeft Profource de KNAW geruime tijd ondersteund in de administratieve processen rondom Oracle EBS. Aangezien ook voor de KNAW efficiency en kostenbesparing actuele thema’s zijn, is samen met Profource gekeken waar mogelijkheden liggen om dit te realiseren. Eén van deze mogelijkheden was Co-sourcing voor wat betreft de eerdergenoemde activiteiten. Hier heeft de KNAW dan ook voor gekozen.
