10 vragen aan… Medisch Spectrum Twente
Medisch Spectrum Twente is met 1.070 bedden, 3.700 medewerkers (waaronder 235 specialisten) één van de grootste niet-academische ziekenhuizen van ons land. Het ziekenhuis bedient een gebied met 264.000 inwoners en werkt met een jaarlijks budget van ongeveer 325 miljoen euro.
Robert Porskamp is als hoofd financiën verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van Oracle EBS. In antwoord op tien vragen vertelt hij over zijn ervaringen met de automatisering. “In het begin kwam er hier geen factuur meer doorheen. Het personeel dacht dat het nooit goed zou komen.”
1. Wat is het verschil tussen een bedrijf en een ziekenhuis?
“Ik ben hier in 2008 begonnen. Hiervoor werkte ik in de metaalindustrie, daarvoor in de verpakkingsindustrie. Dus ik kan de vergelijking goed maken: alles wat in het ziekenhuis gebeurt, is nieuws. Het ziekenhuis staat voortdurend in de belangstelling. Dat komt mede omdat wij de slachtoffers van rampen opvangen, zoals laatst bij het ongeluk waarbij een monster-truck het publiek inreed. Op zulke momenten staan hier meteen honderd specialisten klaar.
Qua bedrijfsvoering zijn de verschillen minder groot. Wij lenen geld van de banken voor onze investeringen. Dat geld moeten we terugbetalen, dus moet onze bedrijfsvoering sluitend zijn en versterken wij ons eigen vermogen als buffer voor slechtere tijden. Ik werk met een business case die loopt tot 2020. We boeken gelukkig mooie resultaten. Een groot verschil met het bedrijfsleven, echter, is dat de overheid miljoenen kan terugvorderen als de totale zorgkosten in Nederland hoger uitvallen dan begroot.”
2. Welke rol speelt de boekhouding voor de patiënten van het Medisch Spectrum Twente?
“Laten we eerlijk zijn: in een ziekenhuis zijn de artsen het belangrijkste. Niemand komt naar het ziekenhuis omdat wij zo’n geweldige boekhouding hebben.” Robert Porskamp is bescheiden over zijn rol. Dat hoor je aan zijn woorden en is te zien aan zijn eenvoudige kantoor, waar de beeldschermen op pakken printpapier staan. Maar zijn taak is allerminst eenvoudig: hij is verantwoordelijk voor honderden miljoenen die gemoeid zijn met de nieuwbouw en de verbouwing van de oudbouw. Hij gaat over de automatisering van de boekhouding, over de verzekeringen en over het beheer van het personeelsinformatiesysteem. Kortom, niemand in het ziekenhuis kan om Robert Porskamp heen.
Hoewel bescheiden, is hij nergens bang voor. Zo pakte hij de automatisering voortvarend aan. Hij stapte noodgedwongen als één van de eerste bedrijven in Nederland over op Release 12 van Oracle E-Business Suite. Een sterk staaltje, want zelfs voor Oracle was deze versie helemaal nieuw.
3. Hoe ziet jullie automatisering er uit? En waar gebruiken jullie Oracle EBS voor?
“Het ziekenhuis gebruikt 250 verschillende systemen. De belangrijkste zijn het netwerk, het ERP-systeem en de patiëntendossiers (EPD). Tot 2008 werkte de boekhouding met een papieren administratie en een simpel ERP-pakket. Dat kon niet langer zo. Dus gingen we op zoek naar vervanger met een Europese aanbesteding. De keus viel op Oracle.”
4. Hoe zijn jullie in contact gekomen met Profource? En hoe ondersteunt Profource het Medisch Spectrum Twente?
“Na de implementatie van Release 12 door Oracle ging er van alles mis. Facturen werden niet op tijd betaald, leveranciers wilden niet meer leveren, achterstanden liepen snel op. Dat plaatste het ziekenhuis voor ernstige problemen, want voor onze operaties willen we bestellingen meestal binnen 24 uur in huis hebben. Iedereen zat met de handen in het haar. Het personeel dacht dat het nooit meer goed zou komen. We hebben toen ingegrepen. We zijn ons gaan richten op de productie: je moet eerst inboeken en pas daarna de problemen oplossen. Doe je dat niet, dan stapelt het werk zich op omdat je wel een hele dag bezig kunt zijn met één probleem.
Al snel bleek dat we externe hulp nodig hadden. Zo kwam ik in contact met Profource, toen nog Fit 4 Finance. Zij hielpen ons uitstekend. Ze gingen letterlijk naast onze medewerkers zitten om ze te helpen. Ze trainden onze afdelingen crediteuren en inkoop. En nu verzorgt Profource de eerste-, tweede- én derdelijns ondersteuning.”
5. Wat vindt u de toegevoegde waarde van Profource?
“Een goede relatie is de basis voor een goede samenwerking. We hebben een duidelijke klik. Dat is belangrijk, want er kan alleen gepresteerd worden als je elkaar goed aanvoelt. Wat mij goed bevalt is de hands-on mentaliteit van Profource. Als er druk op de ketel staat, blijven zij rustig. Ze lossen zaken snel op. Voor Profource bestaan er geen problemen, alleen uitdagingen.
Voor ons betekent de samenwerking dat wij niet afhankelijk zijn van enkele mensen binnen onze eigen organisatie met een beperkte kennis van Oracle EBS, maar dat wij kunnen terugvallen op een complete organisatie die alles weet van Oracle. Met onze eigen mensen is het kennisniveau niet op peil te houden. E-Business Suite kent zoveel wijzigingen en specialismen. Profource kent alle modules. Alleen al voor het beheer zouden we zelf minimaal drie mensen fulltime in dienst moeten hebben. Outsourcen is veel goedkoper.”
6. In hoeverre draagt Profource bij aan het behalen van de (business) doelstellingen van Medisch Spectrum Twente?
“De basis van onze business case is de financiële rapportage, met prognoses vanuit de verschillende modules (zoals de materiële vaste activa module). Onze rapportages zijn net zo goed als de kwaliteit van de data die in het systeem zit. Profource zorgt er mede voor dat het systeem optimaal werkt. Zo simpel is het.”
7. Hoe houdt Profource u op de hoogte van ontwikkelingen in de zorgsector specifiek op Oracle EBS vlak?
“Profource heeft verschillende ziekenhuizen als klant en kent onze wereld goed. De organisatie zorgt voor een goede uitwisseling tussen superusers en applicatiebeheer. Ze zitten hier minstens een dag elke twee maanden. Profource ondersteunt patches en updates en helpt met onze service requests (verzoeken om ondersteuning). Zij hebben uitstekende contacten met Oracle, waardoor wij snel geholpen worden als er iets is. Ook dat is een duidelijke meerwaarde.”
8. Welke innovaties wilt u met EBS gaan brengen? Gaat u aan de slag mobiele apps of cloud-toepassingen?
“Nee, daarvoor is het nog te vroeg. We zijn druk bezig om de functionaliteit van Release 12 optimaal te benutten. Een paar belangrijke verbeteringen hebben we dit jaar al samen met Profource doorgevoerd. Zo hebben we EBS gekoppeld aan ons datawarehouse en kunnen we nu in het grootboek direct doorklikken naar de onderliggende facturen. Dat scheelt enorm veel tijd. Een tweede verbetering was het vullen van de omschrijvingen in grootboekrekeningen. Die bleven vaak leeg omdat medewerkers dit handmatig moesten doen. Nu vullen we de omschrijvingen automatisch, op basis van de orders.”
9. Wat zijn uw plannen voor de toekomst?
“Ik weet dat er nog veel meer mogelijk is met Oracle EBS, maar ik wil nu eerst een verdiepingsslag maken. Ik wil meer grip op het aantal leveranciers en de bestellingen. Het doel is dat straks alle bestellingen via orders verlopen. Nu is dat ongeveer 70 procent. Dat heeft niet eens zoveel met techniek te maken, maar is een cultuuromslag.”
10. Wat staat er voor 2015 op de agenda?
“Volgend jaar staat volledig in het teken van de verhuizing naar de nieuwbouw en de verbouwing van het oude ziekenhuis. Alle staffuncties en ondersteuning komen in het oude gebouw. Op 1 januari 2016 moet alles klaar zijn. Wat ik zelf mooi zou vinden, is als vanaf dat moment alle bestellingen in het ziekenhuis via orders verlopen.”
