Voorraad in control
Profource is een dienstverlenende kennispartner, een Oracle-autoriteit met ruim 250 betrokken professionals. Vanuit onze specialistische kennis en ruime ervaring adviseren en ondersteunen wij bij het optimaal inrichten, beheren en gebruiken van Oracle Applicaties. Onze medewerkers vertellen graag hoe zij onze klanten hierbij helpen en wat hen bezighoudt.
—– —– —–
Na een reeks control-opdrachten bij onder andere de KNAW, het Erasmus MC en de Gemeente Rotterdam kwam een opdracht bij Stryker, een Amerikaanse multinational in fabriceren van medical supplies (denk aan alles wat er in een ziekenhuis gebruikt wordt behalve medicijnen, van injectienaalden en kunstheupen tot ziekenhuisbedden etc.) op mijn pad. De opdracht vond plaats bij het onderdeel dat de gehele Europese voorraad in bezit had. Bij mijn voorgaande opdrachten was de control op voorraad een onderdeel wat ik weinig was tegengekomen, maar ja: “een voorraad hoeft alleen aan het einde van het jaar geteld te worden toch?“
Voorraad
Naast de algemene voorraad in de magazijnen van de fabrikant is het in de medische wereld het gebruikelijk dat een fabrikant zoals Stryker voorraad heeft liggen in de ziekenhuizen, verder zijn er bijvoorbeeld artikelen die eigendom blijven van de fabrikant en bij de ziekenhuizen in bruikleen zijn. Hieronder een kleine opsomming van de verschillende soorten voorraad die men tegen kan komen:
Voorraad finished goods: is de voorraad reguliere eindproducten in het magazijn van de fabrikant;
Consignment voorraad: is de voorraad aanwezig bij de klanten;
Demo voorraad: betreft artikelen die gebruikt worden voor sales doeleinden als presentaties, workshops en andere promotie doeleinden;
Capital placements: dit zijn artikelen in voorraad die een levensduur hebben van langer dan één jaar. Hierop dient maandelijks te worden afgeschreven;
Loaner voorraad: voorraad van artikelen in bruikleen bij de klant;
Verder worden er in organisaties met een hoge voorraadwaardering en een grote verscheidenheid aan voorraad meerdere reserves aangehouden. Meestal hebben de reserves te maken met de mogelijkheden op incourante voorraad, denk aan beschadigde voorraad, verloren voorraad, onverkoopbare voorraad, etc.
Control
Reserves zullen over het algemeen handmatig gecalculeerd en geboekt worden, de voorraad zal zoveel mogelijk in de bronsystemen (Oracle) geadministreerd worden. Voorwaarde om een goede Control te kunnen uitvoeren is een goede inrichting van het bronsysteem omtrent boekingsgangen, voorraadorganisaties en eventuele unieke serienummers. Binnen Stryker was ik onder andere verantwoordelijk voor de projectie, calculatie, boeking en analyse van de Excess reserve. Excess wordt als term gebruikt voor overtollige voorraad op basis van een reeds gedefinieerde verhouding tussen de aanwezige voorraad en de verkochte aantallen in een bepaalde periode. Als er bijvoorbeeld van één artikel honderd stuks in voorraad zijn en de afgelopen 12 maanden zijn er gemiddeld vijf stuks per maand verkocht, dan kan er (voorzichtig) vanuit gegaan worden dat niet alle honderd stuks verkocht gaan worden in het komende jaar. Afhankelijk van het bepaalde beleid wordt hier maandelijks op artikelniveau een reserve voor gecalculeerd. De gecalculeerde mutatie wordt verder gecorrigeerd met de maandelijkse afboeking van voorraadartikelen, omdat deze in de vorige maanden al waren gereserveerd. Na de calculatie was het analyseren van de mutatie de volgende stap. Zowel per franchise als per productlijnen worden de grootste mutaties verder onderzocht naar verklaringen voor grote afwijkingen ten op zichte van de eerder afgegeven prognose. Uit deze analyses gevolgd door gesprekken met de franchises kwamen zo mogelijk correcties naar voren zoals het niet meenemen van een totale productlijn omdat dit product nog gelanceerd moet worden. Pas nadat deze waren doorgevoerd in de calculatie en formeel akkoord op de totale reserve mutatie was gegeven werd de journaalboeking opgesteld en verwerkt in Oracle.
“Een voorraad hoeft alleen aan het einde van het jaar geteld te worden toch?” Nou nee dus, dat wist ik ook wel, maar dat er zoveel bij kan komen kijken was voor mij een aangename verrassing. Voor mij is dat sowieso het leuke aspect van het Control vakgebied, de Control processen zijn op hoofdlijnen binnen de meeste organisatie redelijk vergelijkbaar, maar in de details heeft elke organisatie zijn unieke aspecten die elke opdracht interessant en leerzaam maken.
—- —- —-
Dit blogartikel is geschreven door Marijn, sinds begin 2006 in dienst bij Profource. Zijn werkzaamheden varieerden van het opstellen van een cyclus en uitvoering van maand- en jaarafsluitingen, en opdrachten als interim (assistent)controller bij onder andere Stryker, VU Medisch Centrum, KNAW en de Gemeente Rotterdam.
