Back to the basics
Profource is een dienstverlenende kennispartner, een Oracle-autoriteit met ruim 250 betrokken professionals. Vanuit onze specialistische kennis en ruime ervaring adviseren en ondersteunen wij bij het optimaal inrichten, beheren en gebruiken van Oracle Applicaties. Onze medewerkers vertellen graag hoe zij onze klanten hierbij helpen en wat hen bezighoudt.
—– —– —–
“A good plan is like a road map: it shows the final destination and usually the best way to get there”. H. Stanely Judd
Bij het schrijven van dit blogartikel moest ik denken aan deze quote. Tijdens één van mijn opdrachten constateerde ik namelijk dat beide elementen onvoldoende duidelijk waren voor de afdeling Financiën. Er was geen duidelijk beeld bij welke meerwaarde zij leverden aan de organisatie, en daarnaast ontbrak het binnen de afdeling aan een goed functionerende rapportagecyclus. Omdat ik gedurende die opdracht ook een afrondende paper diende te schrijven voor mijn studie Administrateur-Controller kon ik dit mooi als casus gebruiken. Dat resulteerde in een win-win situatie: ik had een goed onderwerp voor mijn paper, en de klant kon gebruik maken van mijn analyse en aanbevelingen.
Terug naar de basis: de rapportagecyclus
De rapportagecyclus kreeg bij de klant niet de aandacht die het verdiende. Dat was te wijten aan een aantal ontwikkelingen: er was een nieuw financieel pakket geïmplementeerd, er waren diverse personele wisselingen geweest en het projectenvolume was behoorlijk in omvang en complexiteit toegenomen. Vanuit de gehouden interviews en de gedane analyse werd daarnaast duidelijk dat het vertrouwen van de lijnmanagers in de afdeling Financiën ontbrak. De volgende redenen werden genoemd:
- Het maandenlang ontbreken van voortgangsrapportages;
- Onzekerheid over de betrouwbaarheid van de cijfers;
- Onvoldoende communicatie vanuit de afdeling Financiën.
Kortom, er was voldoende werk aan de winkel! Om dat vertrouwen te herstellen en de rapportagecyclus weer goed te laten functioneren is gekozen voor een tweeledige aanpak:
- Focus op hard controls: processen, handleidingen en procedures;
- Focus op soft controls: onderlinge omgang met elkaar, het gedrag en het lerend vermogen van de medewerkers.
Traditioneel gezien is er met name aandacht voor de hard controls. Die zijn namelijk makkelijk te meten. Dat neemt echter niet weg dat soft controls net zo belangrijk zijn binnen een organisatie. Alhoewel die laatste categorie misschien minder meetbaar is, geldt daarvoor des te meer dat het wél merkbaar is!
Handig model
De road map –met een knipoog naar de quote boven dit blog– die ik gehanteerd heb om dit inzichtelijk te maken is hieronder weergegeven. Het heeft de klant en mij erg geholpen om dit doel duidelijk voor ogen te houden én daarnaast om de praktische vertaling te maken naar de werkvloer.
Structurele verbetering
Ik heb nog tijdens mijn opdracht een goede bijdrage kunnen leveren aan het implementeren van deze aanpak. Denk hierbij aan het aansluiten van de projectadministratie op de stand in het grootboek in Oracle EBS. Daarnaast is ook gezorgd voor een goede planningskalender, waardoor de verschillende medewerkers van elkaar wisten wat er opgeleverd diende te worden en wanneer. Ook door de financiële administratie te vereenvoudigen en de systematiek te bespreken met de lijnmanagers is er meer wederzijds begrip en vertrouwen ontstaan.
Ook nadat mijn opdracht daar was afgerond is de klant doorgegaan met deze ontwikkeling. Mooi om te zien dat het op die manier is ingebed in de organisatie!
—– —– —–
Dit artikel is geschreven door Arjan, sinds 2009 werkzaam bij Profource. Momenteel vervult hij een opdracht bij het Shared Service Center van de Gemeente Den Haag, het Intern Dienstencentrum, als clustercontroller. In die rol levert hij een bijdrage aan de optimalisatie van bedrijfsprocessen en is hij daarnaast verantwoordelijk voor de financiële rapportages van het Cluster Facilitair. Zijn persoonlijke drive: resultaten behalen, samen met mensen, op een slimme manier!
