Profource onderdeel werkgroep BBV
Profource levert al ruim tien jaar expertise aan de gemeente Den Haag op het gebied van de financiële administratie en de cyclus van Planning & Control. Sinds de zomer van 2016 is financieel specialist Marijn de Ruiter ingezet bij de dienst Stadsbeheer. In deze periode zijn er belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) waarin is bepaald hoe de lokale overheden hun verantwoording moeten opstellen. Marijn heeft een zeer actieve rol gespeeld bij het implementeren van deze wijzigingen bij de gemeente Den Haag. We vroegen hem wat de belangrijkste aandachtspunten zijn bij het toepassen van de nieuwe regels.
Nieuwe BBV zorgt voor meer transparantie
Marijn de Ruiter: “Om ervoor te zorgen dat alle gemeentelijke diensten de nieuwe regels op een consistente manier toepassen, heeft de gemeente Den Haag een centrale werkgroep opgezet. Ik vertegenwoordig hierin de dienst Stadsbeheer. Daarnaast ben ik ook verantwoordelijk voor het doorvoeren van de wijzigingen in de administratie van de dienst Stadsbeheer. Doordat ik het wijzigingsproces op zowel tactisch als op operationeel niveau meemaak, weet ik goed waar de knelpunten liggen. In de uitvoering loop ik regelmatig aan tegen praktische problemen die ik weer kan voorleggen aan de werkgroep om te analyseren hoe we die gezamenlijk kunnen oplossen.
Alle overhead centraal
De lokale overheden hebben een beperkt aantal vastomlijnde taakregels tot hun beschikking waarop ze hun kosten moeten verantwoorden. Een van de belangrijkste wijzigingen in de nieuwe BBV is dat alle overhead op een apart taakveld moet worden verantwoord. Dit geldt niet alleen voor de kosten die worden gemaakt door de ondersteunende afdelingen zoals huisvesting, HR, financiën en communicatie. Ook alle leidinggevenden binnen het primaire proces vallen voortaan onder de definitie van overhead. Het doel is om op deze wijze meer transparantie te bewerkstelligen en gemeenten onderling beter te kunnen vergelijken. De nieuwe benadering heeft grote impact op de boekhouding, de budgetten en doorbelastingssystematiek.
De Haagse oplossing
Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat de kosten van de leidinggevenden voortaan als overhead in de exploitatie terecht komen. Bij Den Haag hebben we gekozen voor de meest pragmatische oplossing: de kosten van de leidinggevenden worden in eerste instantie op de afdeling geboekt en achteraf doorbelast als overhead.
Een alternatief zou zijn om de leidinggevenden en medewerkers niet langer te registreren onder een gezamenlijke afdelingscode, maar elk apart. Dat zou echter een enorme impact hebben op de verschillende rapportages en systemen (urenregistratie, vakantie, beoordelingen etc.) die gebruik maken van de gedeelde codes. Mede gezien de krappe tijdslijnen waarin de wijzigingen moesten worden doorgevoerd, ging het ons dan ook te ver om de relatie leidinggevende/werknemers los te laten. Bovendien is het voor de verantwoordelijk manager van belang om zicht te blijven houden op de kosten van zijn afdeling. Vandaar dat we ervoor gekozen hebben de bestaande codes vooralsnog intact te houden en achteraf een correctie door te voeren.
De ene afdeling is de andere niet
Voor een grote gemeente als Den Haag is het ondoenlijk om de kosten van de leidinggevenden handmatig over te boeken op overhead. We doen dit aan de hand van vooraf gedefinieerde verdeelsleutels. De hoogte daarvan wordt mede bepaald door de grootte en de samenstelling van de afdeling. Ook de verhouding interne versus externe medewerkers binnen een afdeling spelen een grote rol. Als een afdeling relatief veel externe medewerkers in dienst heeft, dan drukken die onevenredig zwaar op het budget. Dit geldt natuurlijk ook als de leidinggevende zelf extern is.
Uitzondering op de regel
Er zijn twee situaties waarin de overhead niet centraal hoeft te worden meegenomen: bij grondexploitaties en investeringen. De gemeente is hier vrij om te kiezen hoe ze met overhead omgaat zolang ze maar duidelijk aangeven welke methode ze gebruiken. Er zijn globaal twee alternatieven: de overheadkosten van de investeringen in één keer ten laste van de exploitatie brengen of deze activeren en per jaar afschrijven. In Den Haag hebben we gekozen voor de tweede oplossing om zo de werkelijke investeringen inzichtelijk te houden.
Over de gemeentelijke leges
De BBV heeft richtlijnen voor het vaststellen van de gemeentelijke leges zoals de afvalbelasting, de rioolheffing en de leges voor bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs. Er worden hoge eisen gesteld aan de onderbouwing van de tarieven. Over de onderbouwing van de tarieven vond periodiek overleg plaats met de collega’s van juridische zaken en de accountant. Een belangrijk uitgangspunt is dat een gemeente geen winst mag maken op de diensten die het levert. De in rekening gebrachte leges mogen nooit meer dan kostendekkend zijn. Voor bijvoorbeeld de afvalstoffenheffing en de rioleringsheffing zijn voorzieningen in gebruik om pieken en dalen in de uitgaven op te vangen.
Directe versus indirecte overhead
Met de werkgroep hebben we een nieuwe methodiek ontwikkeld om de hoogte van de indirecte kosten van de leges te bepalen. Directe kosten betreffen de kosten die de betrokken afdelingen maken bij het uitvoeren van de geleverde diensten. Indirecte kosten zijn de overheadkosten: dit betreft niet alleen de directe overhead (het afdelingshoofd), maar ook de indirecte overhead. Afdelingen als HR, Marketing of ICT leveren tenslotte ook een bijdrage aan de verschillende processen. Om ervoor te zorgen dat de kosten van deze indirecte overhead evenredig wordt verdeeld over de betrokken leges, zijn er gemeentebrede verdeelsleutels vastgesteld.
Bij het bepalen van de indirecte overheadkosten is het belangrijk om onderscheid te maken tussen binnen- en buitendienstmedewerkers. De binnendienst maakt meer overheadkosten dan de buitendienst. Het zou een vertekend beeld geven als kosten van huisvesting, ICT voorzieningen en schoonmaak, toegerekend worden aan plantsoenmedewerkers of straatvegers die nauwelijks van dit soort diensten gebruik maken. Daarom maken we hier op gemeentelijk niveau afspraken over.
De valkuil van de interne doorbelasting
Interne doorbelasting is altijd een complexe zaak. Kosten worden van de ene naar de andere afdeling geschoven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ICT medewerker die projecten doet voor verschillende afdelingen. De overhead die in zijn of haar uurtarief is verrekend, is gebaseerd op de afdeling waar hij of zij organisatorisch onder valt. Aangezien elke afdeling hiervoor andere verdeelsleutels hanteert, is het voor ons als Planning & Control afdeling een grote uitdaging om grip op dit soort stromen te houden.
Van planning naar control
Als Planning & Control inventariseren we regelmatig welke projecten er spelen, wie erop zijn ingezet en wat de planning is. Het blijft echter lastig om de toekomst te voorspellen: projecten lopen uit, medewerkers gaan uit dienst of er moeten tussendoor extra externen worden aangenomen. Uiteindelijk is een prognose nooit meer dan een voorlopige planning. In de loop van het jaar maken we tussentijdse verrekeningen die steeds nauwkeuriger worden. Achteraf wordt er altijd nog een nacalculatie gedaan waarin de nodige correcties worden doorgevoerd. Pas als de jaarrekening definitief is, weten we echt hoe we ervoor staan.
Eerste jaarrekening nieuwe stijl
De komende weken zijn we nog bezig met het opstellen van de jaarrekening voor 2017. Daarmee hebben we voor de eerste keer de complete cyclus van Planning & Control doorlopen volgens het nieuwe BBV. Het is een intensief en tijdrovend proces geweest om de gemeentelijke financiële administratie in lijn te brengen met de gewijzigde richtlijnen. Nu de basis staat, is het vooral een kwestie van evalueren, bijstellen en consolideren.
Toch verwacht ik dat we ook in 2018 tegen nieuwe issues aan zullen lopen. De hoofdlijnen van het proces liggen weliswaar redelijk vast, maar Planning & Control blijft maatwerk. Je hebt altijd te maken met nieuwe ontwikkelingen en complexe situaties waar je een goede oplossing voor moet vinden. Die dynamiek is het ook het mooie van het vak. Het houdt het uitdagend en interessant”.
—-
Dit blogartikel is geschreven door Marijn, sinds begin 2006 in dienst bij Profource. Zijn werkzaamheden varieerden van het opstellen van een cyclus en uitvoering van maand- en jaarafsluitingen, en opdrachten als interim (assistent)controller bij onder andere Stryker, VU Medisch Centrum, KNAW, de Gemeente Rotterdam en de Gemeente Den Haag.
Lees ook het vorige artikel van Marijn: Voorraad in Control
