Tijd is geld
Slimme performance management-oplossingen leveren geld op
Dat tijd geld kost, is een aloude Hollandse waarheid. “Maar dat betekent dus ook dat je geld kunt verdienen door zaken sneller en efficiënter te doen.” Aan het woord is Robert Verwaijen, Senior Controlling Professional en Oracle EPM-specialist bij Profource. “Natuurlijk is tijdbesparing niet de enige reden om Oracle Enterprise Performance Management (EPM) oplossingen te implementeren”, vertelt Robert. “Met Oracle EPM is er binnen de organisatie nog maar één versie van de waarheid. Iedereen kijkt immers, waar ook ter wereld, via het web naar dezelfde cijfers in de database. Onderhoud en support kunnen dus ook centraal worden geregeld. Uniforme rapportages en een sterke audit-trail zijn andere redenen om als organisatie Oracle EPM te implementeren. De interne en externe accountants kunnen bij hun controles immers steunen op de processen in Oracle EPM waardoor de audit stukken efficiënter verloopt. Voor budgetten en actuals en voor geconsolideerde cijfers.”
Brugfunctie
“Ik heb verstand van Oracle Planning & Budgeting, maar ben vooral bedreven op het gebied van Oracle Financial Management en de aanverwante producten Hyperion Reports en SmartView/Essbase die tegenwoordig ook onderdeel zijn van Fusion GL en Fusion Accounting Hub.” Robert deed deze ervaring onder andere op bij multinationals als VION Food Group, Vimpelcom en Stryker. “Naarmate organisaties groter worden, wordt het steeds complexer een totaalbeeld van de bedrijfsprestaties te vormen. Dit terwijl het management juist meer behoefte heeft aan grip op de cijfers.” De techniek alleen levert niet de gewenste resultaten. Een organisatie zal veel aandacht moeten besteden aan de inrichting, het uniformeren van processen en de bemensing. “Verder is het heel belangrijk dat mensen de brug kunnen slaan tussen finance aan de ene kant en het technisch en functioneel beheer aan de andere kant. Deze twee bloedgroepen spreken immers beiden een andere taal. Ha, ha, inderdaad, mensen zoals ik kunnen dat…”
Unieke combinatie van controllingkennis en –techniek
De consultants van Profource hebben een bijzondere kwaliteit: zij combineren financiële kennis met kennis van EPM en BI. Zo is Robert afgestudeerd Registercontroller (RC). “Als controller is het je primaire taak om bedrijfsresultaten te beoordelen en bij te sturen, risico’s in te schatten en te zorgen dat een organisatie aan wet- en regelgeving voldoet. De techniek moet daarbij ten dienste van je functie als controller staan, maar het is wel van grote waarde als je de mogelijkheden van financiële rapportagesystemen kent.”
Valkuilen
Wat zijn de valkuilen bij de implementatie van Oracle EPM? “Bij veel organisaties is het ambitieniveau te hoog, of men wil teveel in te korte tijd bereiken met het systeem. Mijn advies: “keep it simple”. Vergeet niet dat het gebruik van Oracle EPM ook gevolgen heeft voor de organisatie. Die organisatie vereist onder meer een sterke discipline van de mensen en natuurlijk moeten de gebruikers getraind worden.”
Financial Close Management
Eén van de middelen om de discipline af te dwingen, is een ander product: Oracle Financial Close Management (FCM). Oracle FCM stelt organisaties in staat om hun afsluitingsproces te beheersen en te verbeteren. Ook FCM is integraal aanwezig in Fusion Financials, maar FCM is ook beschikbaar als aanvullende oplossing binnen EPM. Zo is binnen het Fusion GL scherm precies te zien welke stappen in het afsluitingsproces nog genomen moeten worden. Want bij Oracle Financial Close Management worden alle periode-einde activiteiten centraal georganiseerd. Robert legt uit: “De traditionele Excel-lijsten met daarin beschreven wie wat moet doen, zijn hiermee verleden tijd.” De corporate consolidatie- en reportingafdeling van een organisatie krijgt veel meer grip op het afsluitproces. Wat je per saldo bereikt, is een reductie van het aantal afsluitingsdagen. “Ik vertelde al dat het voor organisaties belangrijk is om reëel te zijn in hun ambitieniveau. Oracle FCM is prachtig, maar mijns inziens hebben veel organisaties eerst nog een slag te slaan op organisatorisch gebied. Sommige organisaties hebben nu al voldoende uitdaging om hun rapportages volledig en betrouwbaar op te leveren.”
