Permanence boekingen in Oracle E-Business Suite R12

Multi Period Accounting

Profource is een dienstverlenende kennispartner, een Oracle-autoriteit met ruim 250 betrokken professionals. Vanuit onze specialistische kennis en ruime ervaring adviseren en ondersteunen wij bij het optimaal inrichten, beheren en gebruiken van Oracle Applicaties. Onze medewerkers vertellen graag hoe zij onze klanten hierbij helpen en wat hen bezighoudt.

—– —– —–

Veel Oracle EBS-klanten willen de kosten van inkoopfacturen spreiden over meerdere perioden, bijvoorbeeld over zes of twaalf maanden. De zogeheten permanence (= periode-overstijgende) boekingen. Dit zorgt voor een betrouwbare weergave van de kosten ten behoeve van rapportages. Deze wens levert klanten echter maandelijks veel handmatig werk op doordat de spreiding van de kosten veelal handmatig in het grootboek verwerkt wordt.

Facturen waar het spreiden van de kosten op van toepassing is, zijn bijvoorbeeld facturen voor onderhoudscontracten, jaarlijkse abonnementen of de sociale verzekeringen die voor een jaar vooruitbetaald worden. Oracle EBS R12 heeft hier een uitstekende functionaliteit voor, waar eenmalig een (vrij complexe) configuratie voor vereist is.

Subledger Accounting Engine

In Oracle EBS R12 is de ‘Subledger Accounting Engine’ geïntroduceerd, ook wel de SLA genoemd. In de SLA is het mogelijk om zelf rekeningafleidingsregels te maken voor specifieke transacties voor de boeking naar het grootboek. De SLA is hiermee de enige plek waar de rekeningafleidingsregels gedefinieerd worden. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om:

boekingen in twee verschillende grootboeken met verschillende rapportage-eisen en behoeften te genereren;
aangepaste regelomschrijvingen in het grootboek te krijgen;
het spreiden van kosten mogelijk te maken, de permanence boekingen.

In Oracle EBS release 11 is de SLA niet beschikbaar. Het spreiden van de kosten is in deze release daarom niet mogelijk met behulp van deze werkwijze.

De werking van de SLA is als volgt:

De werking voor permanence boekingen

In de SLA wordt een aparte boekingsregel ingericht voor facturen waar de permanence op van toepassing is. De inrichting voorziet in de wettelijke eis dat de terugvorderbare BTW niet gespreid wordt en de niet-terugvorderbare BTW wel. Binnen deze functionaliteit is het ook mogelijk dat er slechts een percentage van de BTW terugvorderbaar is.

Bij het aanmaken van de factuur in Oracle EBS of bij het inscannen van een factuur met bijvoorbeeld een scantool als APRO Imaging kan het vinkje gezet worden bij de ‘Uitsteloptie’. Per factuurregel kan bepaald worden of de kosten gespreid moeten worden en over welke perioden:

Door de uitsteloptie aan te vinken, zal de SLA de boeking naar het grootboek aanpassen zodat de kosten gespreid worden.

In bovenstaand voorbeeld wordt er € 1.200,- gespreid over de maanden januari t/m december. Deze kosten worden maandelijks geboekt op de opgegeven ‘Standaarddistributierekening’. De crediteurenadministratie hoeft dus geen andere grootboeksleutel te bepalen. Bij het boeken van de factuur wordt het te spreiden bedrag op een balansrekening ‘Vooruitbetaalde bedragen’ geboekt. Deze rekening kan vast of variabel afgeleid worden.

De regel van €421,25 waar de uitsteloptie niet op van toepassing is, wordt volledig in januari in de kosten geboekt.

Één van de belangrijke aandachtspunten is het berekenen van de BTW. Twee zaken zijn hierbij van belang:

alleen de niet-terugvorderbare BTW mag meegenomen worden in de permanence boeking, in het voorbeeld hierboven is dit het geval.;
in het voorbeeld is ook te zien dat Oracle EBS de BTW samenvoegt in één factuurregel. Door een slimme configuratie op de achtergrond hebben we het mogelijk gemaakt om af te leiden welk bedrag aan welke factuurregel gekoppeld is. Dit maakt het mogelijk dat alleen het BTW-bedrag behorende bij de factuurregel met de uitsteloptie in de permanence boeking wordt meegenomen.

De boekingsgang

Het doel is dat uiteindelijk de juiste boekingsgang automatisch gegeneerd wordt. De boeking die wordt gemaakt bij het boeken van de factuur in januari:

Als de boeking bekeken wordt in Oracle, geeft dit het onderstaande resultaat (dit is een deel van de boekingen):

De voordelen

Het gebruiken van de geautomatiseerde permanence boekingen bespaart veel tijd op de financiële administratie;
Crediteurenmedewerkers gebruiken nog steeds de voor hun van toepassing zijnde grootboeksleutel;
De betrouwbaarheid van de permanence boekingen wordt gemaximaliseerd door het automatisch generen van de boeking;
De wel of niet terugvorderbare BTW wordt automatisch in de juiste periode geboekt;
Het is mogelijk de vooruitbetaalde bedragen rekening automatisch af te letteren, doordat de boeking altijd dezelfde bron heeft.

De uitgangspunten

Om gebruik te maken van deze functionaliteit, moet er aan de volgende uitgangspunten voldaan worden:

de kostenboeking vindt plaats bij het boeken van de factuur dus niet bij de ontvangstboeking;
het aantal toekomstige perioden moet ingesteld zijn op minimaal twaalf. Mocht er een behoefte zijn om de kosten over een langere periode dan een jaar te spreiden dan zal dat het aantal toekomstige perioden bepalen;
de velden die gevuld moeten worden om de kosten te spreiden, moeten in het factuurverwerkingsprogramma beschikbaar zijn. In de Oracle-schermen en in bijvoorbeeld APRO E-Invoicing zijn deze velden geïntegreerd;
Bestaande inrichting van de SLA kan de moeilijkheidsgraad van de inrichting van de permanence verhogen.