Oracle Cloud Procurement, is het echt beter?

Oracle Cloud Procurement, is het echt beter?

Profource is een dienstverlenende kennispartner, een Oracle-autoriteit met ruim 250 betrokken professionals. Vanuit onze specialistische kennis en ruime ervaring adviseren en ondersteunen wij bij het optimaal inrichten, beheren en gebruiken van Oracle Applicaties. Onze medewerkers vertellen graag hoe zij onze klanten hierbij helpen en wat hen bezighoudt.

——–

Bent u benieuwd naar wat Oracle Cloud Procurement voor meerwaarde heeft ten opzichte van andere ERP-systemen zoals Oracle E-Business Suite, Peoplesoft, JD-Edwards maar ook SAP en Microsoft Axapta? Lees dan deze review.

Kenmerken Oracle Cloud Procurement R10

Als eerste de algemene kenmerken van Oracle Cloud Procurement R10:

• Het navigeren naar een module gaat snel door middel van een snelkoppeling met duidelijke icons vanaf het homescherm;
• Flexvelden toevoegen is heel eenvoudig. De gebruiker ziet geen verschil meer ten opzichte van de standaard velden;
• Er zijn uitgebreide en goed beheerbare procuratiemogelijkheden (pre en post procuratie, job level, goedkeuringsgroepen, positiehiërarchie) voor bestelaanvragen, inkooporders, wijzigingsorders, contracten etc.;
• De grootboeksleutel van de bestelaanvraag of inkooporder kan zonder maatwerk via de zogenaamde Transaction Account Builder per segment worden bepaald;
• Leveranciers, contracten, inkooporders kunnen via een speciale MS Excel sheet worden opgeladen. Er is geen kennis meer vereist van id’s of databasevelden;
• De organisatie- en boeksleutelstructuur kunnen eenvoudig met MS Excel worden opgeladen. Hierdoor wordt overtypwerk bespaard in een volgende (test)omgeving en fouten verminderd;
• De inkooporderlayout kan geheel gepersonaliseerd worden in MS Word via een Oracle BI Publisher extensie. Zelfs het datamodel kan hiermee worden aangepast. Voorheen was hier vaak een maatwerkconsultant voor nodig vanwege de complexiteit. Dit kan een goede implementatieconsultant nu eigenlijk ook.

Welke voordelen zijn er met Cloud voor bestelaanvragers?

• Er is minder inleertijd nodig: de overzichtelijke schermen spreken voor zich;
• In weinig schermklikken kan een bestelaanvraag worden gegenereerd;
• Vanuit de bestelaanvraag is inzicht in de procuratieflow;
• Er is inzichtelijkheid in de levenscyclus van de bestelaanvraag (inkooporder, ontvangst, factuur, betaling);
• Bijlagen kunnen worden toegevoegd bij bestelaanvragen en ontvangstmeldingen;
• Hetzelfde bestelaanvraagscherm geeft toegang tot één of meerdere bestellende organisaties waar de aanvrager voor mag bestellen. Wisseling van autorisaties is niet meer nodig.

Welke voordelen zijn er met Cloud voor inkopers?

• De inkoper heeft direct inzicht in uitzonderingen via het Inkoopdashboard. Denk hierbij aan onvolledige of nog niet goedgekeurde inkooporders, of contracten die binnenkort gaan vervallen;
• De inkoper kan automatisch inregelen welke bestelaanvragen automatisch verwerkt worden tot inkooporders en welke niet aan de hand van inkoopcategorie, leverancier, contract of organisatie;
• Standaard kunnen inkooporders via PDF, inclusief bijlagen, worden gemaild naar leverancier;
• Inkoop-schaalvoordelen ontstaan doordat contracten van een inkooporganisatie toewijsbaar zijn aan een of meerdere bestellende organisaties;
• Inkoop-orderlayouts zijn in meerdere talen automatisch te genereren. Afhankelijk van de leverancier zal deze in zijn of haar taal worden gegenereerd.

Wat kan een manager dan meer met Oracle Cloud Procurement?

Een manager kan bestelaanvragen en inkooporders goedkeuren via onder andere e-mail op zijn telefoon, PC of tablet. Daarnaast kan de manager na wat training met OTBI-tools een analyserapport maken op basis van ‘drag-and-drop’-functionaliteit. Deze analyse kan automatisch worden gemaild zodat de manager periodiek op de hoogte is van veranderingen in de cijfers.

Welke Oracle Cloud implementatie-uitdagingen zijn er?

Waar dient u rekening mee te houden bij een Oracle Cloud implementatie? Wij geven u een paar handige tips.

Standaard wordt door Oracle maar één Fusion Cloud productieomgeving en één testomgeving geleverd binnen uw abonnement. Van te voren moet een goede inschatting gemaakt worden wanneer er een kopie van productie naar ‘schone’ testomgeving plaats moet vinden. Vraag dit tijdig aan – ongeveer vier tot zes weken van te voren – want vaak zijn de vrijdagavonden snel vergeven in verband met maandelijks onderhoud en upgrades. De doorlooptijd van een kopie is ongeveer één tot anderhalve dag.

Een extra omgeving is tegen een jaarlijkse fee aan te vragen. Dat geeft extra ruimte om testen, conversie en eventuele ontwikkelomgevingen beter te organiseren.

Houd daarnaast rekening met een mogelijke upgrade-planning van Oracle Cloud gedurende het project om ongewenste vertraging van de live datum te voorkomen.

Tot slot, zorg ervoor dat u en uw consultants geïnformeerd worden over het onderhoud van de Oracle Cloud-applicatie door de mails automatisch aan hen door te sturen.

Het antwoord op de titelvraag is JA!

Oracle Cloud Procurement heeft zeker meerwaarde ten opzichte van andere ERP-systemen. Dit zijn volgens Profource de voornaamste redenen:

1. Cloud heeft echt gebruikersvriendelijke en vooral nuttige schermen voor bestelaanvragers en inkopers. Oracle heeft significant werk gemaakt van de User Experience;
2. Cloud is met de tijd meegegaan: managers kunnen op elk moment en op elk apparaat goedkeuren en werken;
3. OTBI-rapportages zijn door elke gebruiker eenvoudig te maken, geven online de juiste data weer, kunnen gescheduled en geëxporteerd worden;
4. Een implementatie kan sneller plaatsvinden. Dat komt omdat er geen maatwerk meer nodig is en aanpassingen met standaard oplossingen uitgevoerd kunnen worden. Wilt u dan toch maatwerk, voeg dan een PaaS-toepassing toe.

En persoonlijk vind ik het uitdagender en leuker omdat je als implementatieconsultant alle aanpassingen kunt doen zonder maatwerkexpert te hoeven zijn.

—- —- —-

Dit blogartikel is geschreven door Anita, sinds begin 2015 in dienst bij Profource. Zij is gespecialiseerd in de inkoop- en logistieke modules van Oracle E-Business Suite en Cloud SaaS Applications. Anita heeft implementatie-ervaring opgedaan met Oracle Cloud Procurement bij onder andere HE-Tubing Nederland en DLL.