Cijfers liegen niet
Profource is een dienstverlenende kennispartner, een Oracle-autoriteit met ruim 250 betrokken professionals. Vanuit onze specialistische kennis en ruime ervaring adviseren en ondersteunen wij bij het optimaal inrichten, beheren en gebruiken van Oracle Applicaties. Onze medewerkers vertellen graag hoe zij onze klanten hierbij helpen en wat hen bezighoudt.
—– —– —–
“Cijfers liegen niet, but context matters”
Enkele jaren geleden werd op de Vlaamse televisie het programma ‘Cijfers liegen niet’ gepresenteerd. Helaas heeft dit programma het slechts enkele uitzendingen volgehouden vanwege tegenvallende kijkcijfers. De insteek van het programma vind ik zelf nog steeds interessant: cijfers vormen de aanleiding om het verhaal dat daarachter ligt te vertellen.
De cijfers
Als controller werk ik dagelijks met cijfers. In begrotingen, realisaties, prognoses, business cases, etc. voeren ze de boventoon en lijken ze de waarheid in pacht te hebben. ‘Dit is het en niet anders’. Daarbij worden cijfers regelmatig kil en afstandelijk gebruikt. Dan wordt er in een reorganisatie gesproken over “hoeveel poppetjes er weg moeten”, terwijl het dan wel over mensen gaat die kostwinner zijn voor hun gezin.
Ik wil zelf juist de verbinding leggen tussen cijfers en de wereld die daarachter ligt. Een voorbeeld kan zijn dat er 8% meer externe inhuur is dan was begroot. Wat zegt dan zo’n percentage? Gaat dit over aantallen medewerkers, of over aantallen uren, of over gefactureerde bedragen? Welke aannames zijn er in de begroting gedaan? Waaraan is de toename te wijten: is er sprake van hoog ziekteverzuim waardoor inhuur noodzakelijk is? Of is er een grote toename van projecten? Of ontbreekt bepaalde expertise? Wordt er door managers te weinig actie ondernomen om medewerkers intern op te leiden en/of te werven?
Door het stellen van deze en andere vragen krijg je een beter beeld op de werkelijkheid. En daarmee ook op de mogelijkheid om oorzaken gericht aan te pakken.
De mensen
Als controller werk ik dagelijks met mensen. Van de werkvloer tot MT. Die collega’s hebben niet alleen een andere verantwoordelijkheid, maar ook een andere achtergrond. Zeker met betrekking tot de wereld van financiën geldt dat dit voor velen grotendeels onbekend terrein is. Als financial dien ik dan ook telkens de vertaalslag te maken naar non-financials. Om op die manier in staat te zijn om mijn boodschap over te brengen.
Om die vertaalslag te maken volg ik een 3-stappenplan:
- De basis op orde De administratie dient volledig, betrouwbaar en beheersbaar te zijn. Dit vereist een goede planning & control cyclus met structurele aandacht voor maand- en kwartaalafsluitingen. Daarnaast inzicht in wie welke werkzaamheden uitvoert, zodat verantwoordelijkheden goed zijn belegd. En verder een logische boekingsstructuur met werkinstructies, zodat kennis en kunde breed gedeeld kan worden.
- Leg de relatie tussen de business en finance Om de betekenis van de cijfers goed te kunnen duiden is kennis en input van de business van belang. Die vormt namelijk de context waarin de cijfers tot stand zijn gekomen. Ik reserveer om die reden tijd en aandacht voor gesprekken met business managers, en wil op de hoogte blijven van ontwikkelingen in de branche. Vervolgens is het zaak om de ontwikkelingen te relateren aan de gepresenteerde cijfers om zo de juiste oorzaak-gevolg relaties te leggen.
- Keep it simple Een veel gestelde vraag in de publieke sector –en ook bij mij thuis– is ‘hoeveel budget heb ik en wat kan ik daarvan nog besteden’. Een simpele vraag. En toch kan het knap lastig zijn om daar een antwoord op te geven: complexe administratie, ontbrekende BI-rapportages, onhandige rapportageformats, vermenging van geldstromen, etc. Het vereenvoudigen en beheersbaar houden van de administratie blijft dan ook een aandachtsgebied. Daarnaast is de presentatie van gegevens ook cruciaal. Daarom besteed ik aandacht aan de lay-out en leesbaarheid, o.a. door gebruik te maken van categorieën:
- Verantwoordingsinformatie vs. stuurinformatie
- Incidenteel vs. structureel
- Korte termijn vs. lange termijn
- Beïnvloedbaar vs. niet-beïnvloedbaar
Bottomline
Het blijft mijn passie om de link te leggen tussen cijfers en bedrijfsprocessen, en deze om te zetten in relevante stuurinformatie. Want, om af te sluiten met een toepasselijke quote, figures have meaning. It’s important that we use them properly.
—- —- —-
Dit artikel is geschreven door Arjan, sinds 2009 werkzaam bij Profource. Momenteel vervult hij een opdracht bij het Shared Service Center van de Gemeente Den Haag, het Intern Dienstencentrum, als clustercontroller. Vanwege zijn interesse in de publieke sector start hij per september 2016 met de post-master opleiding Certified Public Controller aan de Vrije Universiteit te Amsterdam.
Lees ook Arjans eerdere blogartikel: Profource Blog (15) – Back to the basics
