Profource Blog (31) – Centraal inkopen

Profource is een dienstverlenende kennispartner, een Oracle-autoriteit met ruim 250 betrokken professionals. Vanuit onze specialistische kennis en ruime ervaring adviseren en ondersteunen wij bij het optimaal inrichten, beheren en gebruiken van Oracle Applicaties. Onze medewerkers vertellen graag hoe zij onze klanten hierbij helpen en wat hen bezighoudt.

—– —– —–

Na diverse opdrachten binnen het VUMC in het P2P proces, ben ik naar de Raad voor de Kinderbescherming, hierna Raad, gegaan om de afdeling Inkoop volledig te centraliseren.

De Raad houdt zich bezig met de opgroeisituatie en opvoedsituatie van kinderen tussen de 0 en 18 jaar. Normaal gesproken zijn de ouders verantwoordelijk voor het kind, alleen wanneer de ontwikkeling van het kind ernstig in gevaar komt, wordt de Raad ingeschakeld. Naast de opvoedsituatie heeft de Raad bijvoorbeeld ook een rol wanneer een jongere in aanraking komt met de politie. Zij adviseert dan over een passende straf. Deze straf wordt ingekocht door de afdeling Inkoop.

Verplichtingenstand

De Raad is een sector van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, hierna V en J. Deze sector is één van de weinige sectoren die als kasstelsel is ingericht. In een kasstelsel bepaalt jouw verplichtingenstand de uitgaven en is het van belang dat deze betrouwbaar, volledig en juist is. Wat het binnen V en J lastig maakt, is dat alle sectoren met dezelfde inrichting van Oracle werken. Alleen een sector met een baten- en lastenstelsel heeft een andere behoefte dan de sectoren met een kasstelsel. Voor de Raad is de juistheid van de verplichtingenstand erg belangrijk. Deze controle was lastig, waardoor zij een verandering in haar inkoopproces wilde. Deze lag voorheen volledig decentraal in de regio’s, verspreid door het hele land.

Mijn rol was om te onderzoeken of een centrale inkoop haalbaar was en tegen welke knelpunten je aan zou lopen. Een voorwaarde voor dit plan is, dat de doorlooptijden niet in het gedrang mogen komen. Uiteindelijk is mijn advies geweest om de bestelfunctie decentraal te beleggen en de inkoopfunctie centraal. Op deze manier kan de decentrale besteller voor contractleveranciers bestellingen plaatsen, zonder tussenkomst van de afdeling Inkoop. Hierdoor loopt het primaire inkoopproces (de taakstraffen) geen extra vertraging op.

Aanpak

De situatie was dat er geen uniform inkoopproces was ingericht. Dit kwam doordat de inkopen decentraal in het land werden gedaan, met weinig uniformiteit, waardoor dit niet altijd optimaal verliep. Daarnaast ontstonden er door onduidelijkheden soms problemen in de functiescheiding. Het is mijn taak om het eerder genoemde plan te implementeren. Om dit vloeiend te laten verlopen, ben ik deelnemer geworden in een werkgroep “Visie op Inkoop”. Hier werk ik de processen uit en maak ik de actiepunten helder. Allereerst heb ik het advies uitgeschreven voor de decentrale besteller en de centrale inkoper. Hiervoor heb ik de taken beschreven voor de personen die de rol gaan vervullen. Een risico waar rekening mee gehouden moet worden is het commitment, de kwaliteit en de beschikbaarheid van de mensen die deze taken kunnen vervullen. Ook hier geef ik een advies over. Verder ben ik verantwoordelijk voor het maken van een handboek inkoop. Hierin verwerk ik stroomdiagrammen, beslisbomen en de uniforme processen. Daarnaast zal ik zorgdragen voor een gebruikershandboek voor Oracle.

Naast de werkzaamheden voor de uniformering van de processen heb ik ook verschillende regio’s ingericht als testregio met een decentrale besteller en een centraal inkooppunt. Aan deze regio’s geef ik een eendaagse training en ben ik aanspreekpunt wanneer er onduidelijkheden zijn. Ook ben ik ervoor verantwoordelijk dat Oracle op de juiste manier is ingericht, zodat het juiste inkoopproces kan worden gevolgd. Periodiek sluiten hier regio’s op aan, zodat de uitrol landelijk steeds breder wordt en er inzicht komt in het proces. Hierdoor ontstaat duidelijkheid over de werklast van de centrale en van de decentrale werkzaamheden. Daarnaast wordt het mogelijk de efficiëntie te toetsen en zodoende eventueel de efficiëntie te bevorderen.

Het doel is om het inkoopproces te veranderen van decentrale inkopen naar een decentrale besteller en een centraal inkooppunt. Met deze verandering wordt niet alleen het proces aangepakt en worden de inkopen inzichtelijker, maar wordt Oracle ook ingezet als een ERP-pakket in plaats van alleen een financiële administratie.

—- —- —-

Dit blogartikel is geschreven door Anita, sinds april 2011 in dienst bij Profource. Haar werkzaamheden varieerden binnen het P2P proces van bedrijfsbureau, teamleider Frontoffice Crediteuren en Tester bij overgang van Release bij het VUMC. Daarnaast vervult zij bovenstaande opdracht bij de Raad voor de Kinderbescherming.