Dat rapport is morgen wel af toch?
Profource is een dienstverlenende kennispartner, een Oracle-autoriteit met ruim 250 betrokken professionals. Vanuit onze specialistische kennis en ruime ervaring adviseren en ondersteunen wij bij het optimaal inrichten, beheren en gebruiken van Oracle Applicaties. Onze medewerkers vertellen graag hoe zij onze klanten hierbij helpen en wat hen bezighoudt.
—– —– —–
Eén van de dingen die wij bij klanten merken is dat er op rapportageniveau (nog) niet genoeg kennis is betreffende de (on)mogelijkheden op het gebied van Business Intelligence (BI). Dit kan leiden tot veel frustratie, die eigenlijk is opgebouwd door onbegrip.
In een voorgaande blog is mijn BI-collega Steffen ingegaan op het pad wat hij heeft gevolgd om BI consultant te worden en wat hij daarbij tegenkomt bij de klant. In deze blog gaan we iets dieper in op het proces van BI zelf. Wat is BI en wat doen wij als BI’ers nu precies?
Business Intelligence, oftewel ‘Het omzetten van gegevens in informatie, die vervolgens leidt tot kennis en aanzet tot adequate actie’, is een heel proces op zich. Nadat een klant bijvoorbeeld een ERP, Finance, CRM of EXT systeem heeft geïmplementeerd, is de volgende vraag al snel: “Hoe kan ik nu zien wat er allemaal ingevoerd is in het systeem?”. Daar komt BI de hoek om kijken. Ons werk is het ophalen van de informatie die wordt ingevoerd in het systeem, dit omzetten tot bruikbare data en dit in een grafische weergave terugkoppelen.
De traditionele BI-flow is in het kort als volgt weer te geven:
- De gewenste, ingevoerde informatie waarover gerapporteerd moet worden, wordt opgehaald uit een bronsysteem.
- Door middel van Extract, Transform en Load (ETL) wordt de data omgevormd tot een stermodel waarop gerapporteerd kan worden.
- Een laadproces zorgt ervoor dat data volgens een bepaald tijdschema uit de bron wordt opgehaald en in het data warehouse terecht komt. (Aansturing).
- Een BI-tool (Rapportageomgeving) wordt bovenop het Data Warehouse geïmplementeerd en met behulp van de sterschema’s kunnen er dynamische rapportages gebouwd worden.
Deze vorm van BI wordt ook wel het technische BI genoemd.
Functioneel BI-werk
Maar voordat er überhaupt een rapportage gemaakt kan worden, is het nodig om uit te zoeken wat het verzoek is van de klant en wat ze precies willen zien en/of oplossen met de gevraagde rapportage. Hier komt het functioneel BI-werk bij kijken.
De functionele BI’er gaat samen met de klant kijken naar zijn huidige business processen, doelstellingen, strategieën, KPI’s en maakt aan de hand van de wensen en eisen een functioneel document, waar de technische BI’er dan weer mee verder kan. Deze functionele documenten moeten glashelder zijn. Er mag niet één definitie van een term onduidelijk zijn, want misinterpretatie van een KPI kan gigantische gevolgen hebben op het managementniveau.
Een goed voorbeeld hiervan is de gemeente Rotterdam. Die maken gebruik van Oracle Taleo als bronsysteem met daarbovenop een rapportageomgeving. Voor de gemeente Rotterdam heb ik meerdere rapportages gemaakt betreffende de sollicitatie- en doorstroommogelijkheden binnen de gemeente.
Hierbij moest het duidelijk zijn wanneer iemand een bepaalde status had in het systeem en wat deze status voor gevolgen kon hebben binnen het sollicitatieproces. Triggers moesten afgaan als medewerkers bepaalde stappen nog niet hadden ondernomen en dit moest allemaal in één oogopslag te zien zijn. Na deze BI-opleveringen zijn de mensen op de HR afdelingen minder tijd kwijt aan het beheren van dit sollicitatie / doorstroomproces.
Zo ziet u dus dat het doorlopen van een BI-proces nog best wel wat tijd in beslag kan nemen. We zijn nu nog niet eens echt op de details ingegaan, maar het is duidelijk dat voordat er ook maar een rapport gebouwd kan worden er eerst een hele analyse en bouwfase aan vooraf moet plaatsvinden. ‘Morgen af’ is dus soms iets te snel geroepen.
Helaas wordt BI momenteel nog veel op de traditionele manier gebruikt. Rapporteren van wat er nu aan data beschikbaar is, maar er is veel meer mogelijk. Het voorspellen van toekomstige trends of het binnenhalen van social media-informatie in de analyses (Big Data) zijn hier goede voorbeelden van. Veel bedrijven denken nog dat dit niet nuttig of nodig is, maar wij komen graag langs om u te laten zien waarom dit juist wel nuttig kan zijn!
—– —– —–
Michael is sinds 2014 in dienst bij Profource en hielp onder andere de gemeente Rotterdam bij de implementatie van Oracle Taleo. Als Business Intelligence consultant werkt hij ook mee aan projecten voor Atradius, Vimpelcom en Toshiba. Hier bouwt hij mee aan oplossingen om gegevens om te zetten in betekenisvolle informatie.
