• Jaargang 2010, editie 2 - juni 2011

Oracle E-Business Suite R12

En toen was er E-Business Suite R12. R12 is met name rondom Financials compleet vernieuwd en de Financiële architectuur is ontwikkeld voor organisaties die bijvoorbeeld in meerdere landen actief zijn. Niet alleen zijn veel schermen nu beschikbaar in HTML in plaats van het oude Forms, maar ook de look & feel is veranderd. Er zijn functionaliteiten uit Peoplesoft Financials ingebracht, waaronder de nieuwe Subledger Accounting (SLA) en de E-Tax modules.

Legal Entities en Ledgers

R12 gebruikt nu drie belangrijke concepten voor het inrichten van een grootboek: Legal Entities, Ledgers en Subledger Accounting (SLA). Legal Entities beschrijven de juridische kenmerken van een organisatie, zoals adresgegevens en fiscale gegevens. Legal Entities gaan zakelijke trans acties aan met andere Legal Entities en de relevante regelgeving wordt bepaald door overheid- en belastingwetgeving. Door gebruik te maken van de Legal Entities wordt het makkelijker om aan compliancy voor waarden te voldoen. Denk hierbij onder andere aan IFRS en US-GAAP. In R12 worden Ledgers ingeregeld door de zogenaamde 4 C’s (bij R11 drie):

1. Valuta (Currency)
2. Grootboekrekening schema (Chart of Accounts)
3. Kalender (Calendar)
4. Accounting methode (SLA set van accounting afleidingsregels)

De zogenaamde ‘Legal Entity’ bestond al in R11 en vormde de koppeling tussen het grootboek (de ledger) en de subadministratie (operating unit). In R12 heeft is de legal entity belangrijker geworden en kunnen diverse nieuwe rapporten op legal entity niveau opgevraagd worden. Ook in de verwerking van Intercompany transacties speelt de ‘legal entity’ een belangrijke rol.

Subledger Accounting

Subledger Accounting (SLA) is nu de schakel tussen de transacties in de Operating Units en voert de verwerking naar het Grootboek (Ledger of Ledger Sets) uit. Het is een scheiding tussen het transactie model en het accounting model. SLA is een service en geen module.
Met Subledger Accounting kunnen de boekingsgangen naar de verschillende ledgers ingeregeld worden. Er kunnen vanuit SLA meerdere ledgers/grootboeken gevuld worden, wat in R11 lijkt op de functionaliteit Global Accounting Engine.
Met SLA kan de accounting voor de verwerking van één factuur opgezet worden om een wereldwijd toegepast Grootboek rekeningstelsel te vullen (Primary Ledger), naast bijvoorbeeld een grootboek met het verplichte Franse Plan Comptable of het Belgisch rekeningstelsel (in een Secondary Ledger). Het mechanisme binnen SLA om dit op te kunnen zetten heet Accounting Methods Builder (AMB).
Binnen de AMB kunnen regels opgesteld worden die de individuele segmenten van het Accounting FlexField (AFF) (oftewel de boekingsleutel) afleiden op basis van de gedefinieerde regels. Oracle levert een standaard SLA inrichting mee met R12. Het aanpassen van deze standaard kan leiden tot grote problemen als dit verkeerd doorgevoerd wordt. Ons advies is dan ook een ervaren specialist aanpassingen uit te laten voeren.
Dit is echter maar één van de toepassingen van SLA. SLA slaat alle journaliseringen op in dagboeken in een eigen datamodel en tabellen. Dit kan natuurlijk gebruikt worden voor reconciliatie en rapportages. Wij verwachten dan ook dat op termijn de Hyperion Essbase OLAP engine optioneel gekoppeld kan worden aan de SLA tabellen voor uitgebreide analyses en reporting. In Fusion Applications is dit al toegepast. SLA biedt verder veel meer functionaliteiten, raadpleeg de Oracle documentatie of vraag een van onze consultants naar toepassing op uw situatie.

E-Tax

E-Tax vervangt alle BTW functionaliteiten uit R11 en maakt vanaf één centrale plek alle BTW definities voor alle R12 modules aan. Op basis van voorwaarden en gedefinieerde regels wordt de BTW code afgeleid en wordt vervolgens de BTW berekening uitgevoerd. Voorwaarden kunnen onder andere de ship-to en bill-to locaties en de grootboekrekening zijn. Wanneer een upgrade van R11 naar R12 toegepast wordt dan worden de BTW regels uit R11 overgenomen in R12. Wilt u hier wijzigingen in toepassen dan moet u er wel rekening mee houden dat E-Tax vrijwel geheel opnieuw ingeregeld moet worden!

AGIS voor het verwerken van intercompany transacties

In R11 bestond het Global Intercompany System wat in R12 vervangen is door het verbeterde Advanced Global Intercompany System, AGIS. In R12 is het mogelijk is om automatisch intercompany batch transacties aan te maken in zowel Debiteuren als Crediteuren. R12 kent ondersteuning voor meerdere ontvangers en het evenredig verdelen van transacties. Ten opzicht van R11 kunnen in R12 nu ook transacties of batches weer teruggeboekt worden. Daarnaast is er integratie met de AME workflow engine voor flexibele goedkeuringsregels en notificaties. Intercompany transacties komen nu dus niet meer ’koud’ direct in de administratie.

Bank Module

Net als E-Tax kunnen binnen R12 nu ook alle bankrekeningen vanaf een centrale plek opgezet worden. Dezelfde definitie wordt hierbij gebruikt voor alle betreffende R12 modules, Crediteuren, Debiteuren, Payroll en Treasury. Het uitvoeren van de uitgaande betalingen wordt uitgevoerd vanuit een nieuwe module ‘Oracle Payments’ en deze kunnen operating unit overstijgend zijn en zijn aan te bieden vanuit verschillende ‘bronnen’ (niet alleen vanuit Crediteuren maar ook vanuit Debiteuren). Het is nu dus mogelijk om Debiteuren uit te betalen vanuit de ‘Oracle Payments’ module.

MOAC maakt het Shared Service Centers makkelijk

Multi-Org Access Control (MOAC) is ontwikkeld om het principe van Shared Service Centers voor organisaties eenvoudiger toegankelijk te maken. Met MOAC kan vanuit één autorisatie rolgebaseerde toegang gegeven worden tot meerdere Operating Units (OU’s) zonder iedere keer (via het hoedje) te moeten wisselen van autorisatie. Daarmee wordt het een stuk eenvoudiger om gelijktijdig transacties te verwerken in meerdere OU’s, bijvoorbeeld:

• Verwerking van leveranciersfacturen met gebruikmaking van een goedkeuringshiërarchie (Crediteuren, Payments en AME workflow)
• Gecentraliseerd betalen van crediteurenfacturen
• Project transacties invoeren en beheren (Projects) 
• Facturen en Aanmaningen uitsturen en Collections gebruiken om gelden te innen van klanten (Debiteuren)
• De systeemrapporten in R12 zijn gebaseerd op XML/BI-Publisher rapportages zodat de layout er modern uit kan zien.

Fit 4 Finance Opleidingen

De nieuwe functionaliteiten in R12 zijn divers en uitgebreid. Daarom heeft Fit 4 Finance een aantal opleidingen ontwikkeld voor de doelgroep ervaren (kern)gebruikers om de verschillen tussen R11 en R12 te leren kennen in een eendaagse training.

Lees meer over: Implementatie & Beheer