• Jaargang 2010, editie 1 - mei 2011

De Oracle E-Business Suite kan gezien worden als een familie van modules en processen. Door te kijken naar wat komen gaat, kan er enorme winst worden geboekt bij het ontwikkelen van de aansluiting grootboek en submodules. Vaak ligt deze winst binnen bereik, maar wordt deze (helaas) door gebruikers over het hoofd gezien. Daarom deze tips en tricks van ervaren Fit 4 Finance en OC-C professionals.

De basis goed regelen

Regel tijdig de autorisaties, inloggegevens, handleidingen en opleidingen van en voor nieuwe medewerkers. Spreek duidelijk met elkaar af wie wat doet, zodat er geen dubbel werk verricht wordt. Leg activiteiten vast op een afgesproken plek die voor iedereen toegankelijk is. UPK als opleidingstool is enorm handig en levert productiviteitswinst op bij het inwerken of bij gebruik- ers die hun kennis willen verbreden. Voor meerdere klanten is UPK ingezet en we gebruiken het binnen F4F en OC-C zelf ook. Het inregelen van autorisaties en scheiden van verantwoordelijk- heden kan ingeregeld worden met User Management binnen Oracle EBS. Dit is ook redelijk snel in te richten. OC-C heeft hiermee ervaring opgedaan bij het Ministerie LNV en Centraal Bureau voor de Statistiek door dit te implementeren.

Weet wat er speelt

Het zijn juist de systeemprocessen die zorgen voor het vollopen van onzichtbare bakjes en interfaces zoals niet gefactureerde ontvangsten, nog te ontvangen goederen en te late zendingen. Rapporten met overzichten van deze bakjes en interfaces geven inzicht in belangrijke processen. OC-C heeft ter ondersteuning een groot aantal Oracle Alerts ontwikkeld waarmee vooraf per e-mail meldingen binnenkomen over het vollopen van de bakjes en interfaces. Beter voorkomen dan genezen is het credo. De transitorische post inkoop geeft een enorme winst binnen het Procure-to-Pay proces. Beheer hierop zorgt dat de juiste bakjes leeggemaakt worden en naar de juiste periode overgeheveld worden. Maak gebruik van geëxporteerde rapporten vanuit Oracle EBS (naar Excel). Hiervoor is een standaard set van Oracle Reports met de tool BI Publisher opgebouwd zodat rapporten leesbaarder worden, beter tonen, en missende velden die gebruikers echt willen hebben opgenomen zijn. BI Publisher en Excel vinden elkaar geweldig, is onze ervaring.

Geef aandacht aan verbetering

Het gebruik van de Oracle Approval Manager workflow Engine geeft beheersing over goedkeuringsprocessen. De techniek van AME is complex en het is wel raadzaam om een ervaren Oracle EBS ontwikkelaar aan de knoppen te laten draaien.
Het instellen van het matchpercentage en de juiste tolerantie parameters maakt een gestructureerde drieweg matching mogelijk en zorgt voor voldoende flexibiliteit om processen door te laten gaan. Ontvangstbeheer geeft controle op het drieweg matching principe en zorgt ervoor dat er een continu inzicht is in prestatieverklaringen van afleveringen. Versnel het invoeren van gegevens door gebruik te maken van de templates van More4Apps, gebruiksvriendelijker dan het technische Dataload. More4Apps biedt een groot scala aan Excel wizards waarmee via de open interfaces gegevens in Oracle EBS ingelezen maar ook geëxporteerd kunnen worden. Het laden van nieuwe artikelen, het exporteren van order en regel informatie, het inlezen van project – en medewerker gegevens, het importen van financiële gegevens etc. wordt kinderlijk eenvoudig.

Samenwerken is vooruit kijken

Kijk naar de winst op proces niveau. Investeer tijd en mensen voor de aansluiting van verschillende modules. Denk aan bedrijfsbureau`s, instellen van communicatie workflows en het opleiden van gebruikers met module overstijgende kennis. ‘Proces denken’ betekent afdelingsoverstijgend kunnen werken en dat is nu juist de kracht van een ERP pakket als Oracle EBS.

Proces, proces en proces

Maak bij leveranciers duidelijk dat Oracle EBS processen structureert, transparanter maakt en controleert. Dit betekent dat de leverancier zich moet aansluiten bij deze processen. Indien een leverancier niet levert, factureert of handelt zoals afgesproken, koppel dit dan direct door aan de leverancier en laat deze het proces aanpassen. Zorg er op deze manier voor dat de processen aan de voorkant geregeld worden, zodat u niet aan de achterkant met ongewenste administratieve handelingen achterblijft. Dit wordt alleen nog maar belangrijker als er met leveranciers afspraken gemaakt worden over elektronische koppelingen (denk hierbij aan EDI maar moderner nog XML berichten die in het Procure-to-Pay proces op en neer kunnen gaan). Benader ons voor vrijblijvende informatie.

Lees meer over: Implementatie & Beheer