• Jaargang 3, editie 4 - maart 2012

Vlnr: Edwin Mook, Peter Mariman en Astrid van Groenestijn

In 2011 heeft het Centraal Bureau voor de Statistiek haar bedrijfsvoeringsprocessen onderhanden genomen en zich voorbereid op Oracle Release 12. Een klus die door een nieuw managementteam, samen met F4F en OC-C, is geklaard. Door tien vragen te stellen aan Peter Mariman, Edwin Mook en Astrid van Groenestijn van het CBS krijgen we meer inzicht in hun aanpak.

1) Wat is het CBS?

Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) is sinds januari 2004 een Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO). Het CBS heeft als taak het publiceren van betrouwbare en samenhangende statistische informatie, die inspeelt op de behoefte van de samenleving. Naast de verantwoordelijkheid voor de nationale (officiële) statistieken is het CBS ook belast met de productie van Europese (communautaire) statistieken. De informatie die het CBS publiceert, omvat vele maatschappelijke aspecten, van macro-economische indicatoren als economische groei en consumentenprijzen, tot de inkomenssituatie van personen en huishoudens. Zoek maar eens op onze website en je zult verbaasd zijn welke en hoeveel informatie we kunnen bieden.

Peter Mariman en Edwin Mook zijn informatiemanagers van het CBS, Astrid van Groenestijn is verantwoordelijk voor de financiële administratie. Peter is in 2011 aan boord gekomen bij het CBS en heeft uitgebreide ervaring opgedaan met Oracle EBS bij British Telecom/Syntegra. Edwin werkt al geruime tijd bij het CBS en heeft zich in 2011 toegelegd op business intelligence. Astrid is in 2010 na Stibbe, Loyens en Loeff en ING bij het CBS in dienst getreden. Zij is vanuit haar eerdere rol als projectmanager gevraagd de financiële administratie onder handen te nemen. Het doel van zowel Peter, Edwin als Astrid zijn bedrijfsmatige verbeteringen doorvoeren en efficiënter werken.

2) Waar gebruiken jullie Oracle E-Business Suite voor?

Al sinds jaar en dag maakt CBS gebruik van Oracle EBS voor de wat wij bedrijfsvoeringsprocessen noemen. Denk hierbij aan de personeels-, inkoop-, financiële en projectenadministraties. We gebruiken nu nog versie R11.5.10 maar gaan net als veel andere organisaties uit de support lopen. Daarnaast is er in de afgelopen jaren veel maatwerk in ons systeem geslopen waar we eigenlijk vanaf willen.

3) Hoe zijn jullie in aanraking gekomen met F4F?

Astrid heeft begin 2011 tijdens een seminar voor de Publieke Sector dat Oracle organiseerde kennis gemaakt met F4F. F4F verzorgde een demonstratie van de Oracle Elektronische Factuurverwerking oplossing Webcenter Imaging en dit onderwerp staat sterk in de belangstelling binnen de Rijksoverheid. Astrid vertelt: “Wij hebben daarna nog een kop koffie gedronken op ons kantoor in Den Haag omdat we het idee hadden dat ons systeem en onze processen wel een APK-beurt en onze gebruikers een herexamen in het gebruik van Oracle EBS konden gebruiken. F4F heeft toen aangeboden om een quick scan uit te voeren rondom onze Oracle EBS-omgeving en gebruikersorganisatie.”

4) Wat heeft F4F voor jullie betekend?

De resultaten van de quick scan wezen uit dat ons onderbuikgevoel bevestigd werd. Op het gebied van onze inkoop- en crediteurenproces (EBS P2P) konden onze systeeminrichting en gebruikers wel een opfriscursus gebruiken. Maar ook onze bankverwerking, gebruik van de grootboekadministratie en onze projectenadministratie hebben we in de steigers gezet voor een grondige verbouwing. Gezamenlijk met F4F hebben we ons P2P proces opnieuw ingericht, hebben we de gebruikers getrained en gecoached, hebben we rapportages verbeterd en een nieuwe look & feel gegeven. Ook hebben we onze goedkeuringsprocessen (de AME workflow) aangepakt en nieuwe functionaliteit als het automatisch e-mailen van inkooporders geïmplementeerd.

Daarnaast hebben we de grootboekadministratie en systeemrekeningen opgeschoond en onze periode-afsluitingsprocedures sterk verbeterd. De projectenadministratie hebben we onderzocht en opgeschoond. Met R12 willen we de inrichting grondig onder handen nemen want eigenlijk zijn we één grote projectenorganisatie, alleen zien we dit zelf natuurlijk het minste in. We zijn vooral goed in het verzamelen, interpreteren en verslaggeven van allerhande statistische informatie tot bruikbaar materiaal. Maar dat blijken wel allemaal projecten te zijn die bestaan uit een budget, planningen met taken en financiële verantwoording en zo nu en dan ook nog eens facturatie.

5) Wat betekende dit organisatorisch voor het CBS?

Op dit moment heeft alleen de backoffice-organisatie actief wat gemerkt van de verbeteringen omdat we efficiënter ons werk kunnen doen. De totale organisatie bestaat echter wel uit 2500 medewerkers waarvan het grootste gedeelte in de operatie zit, dus aan statistieken werkt. Die gaan pas met R12 werkelijk de veranderingen in de bedrijfsvoering meemaken. Als voorbereiding hierop zijn we echter al wel met verandermanagement gestart door integraal proces-denken in de organisatie te verankeren.

6) Wat heeft Femkroner voor jullie gedaan?

Femkroner heeft voor een enorme efficiencyslag gezorgd. Waar voorheen onze medewerkers bezig waren met uitzoekwerk van de bankmutaties, zorgt Femkroner voor 95% automatische aflettering van bankafschriften en betalingsregels richting de kasboekadministratie en richting de crediteuren en debiteurenadministraties. Voorheen kostte het verwerken van een bankafschrift twee uur per dag, nu nog slechts één uur per week.

7) Hoe gebruiken jullie de automatisch afletteren functionaliteit?

Tijdens onze administratieve zoektocht naar verbeteringen kwamen we erachter dat we ongebruikte grootboekrekeningen hadden en ook dat er veel op systeem- en tussenrekeningen ‘bleef hangen’. Systeemrekeningen die eigenlijk ‘glad’ zouden moeten lopen, deden dit niet. Door het toevoegen van referenties kon F4F de automatische afletteren functionaliteit op een groot gedeelte van deze rekeningen in zijn geheel automatiseren zodat we daar geen werk meer aan hebben anders dan het regulier controleren. Ook hier hebben we met name in de periodesluitingsprocedures een grote efficiencyslag kunnen behalen.

8 ) Wat zijn jullie plannen met Oracle EBS R12?

We starten met een geheel nieuwe omgeving, ofwel we gaan een her-implementatie doen omdat we zo ‘fris en fruitig’ de processen kunnen automatiseren en gebruik kunnen maken van de standaardfunctionaliteiten. Het toevoegen van maatwerk, omdat de gebruikersorganisatie dat belangrijk vindt, gaan we beperken tot een absoluut minimum want dat houdt de beheerkosten laag en bovendien is veel maatwerk voor eenmalige uitzonderingen dus waarom dan eigenlijk? De projectenadministratie gaan we bovendien sterk verbeteren en veel meer functionaliteit die Oracle EBS biedt inzetten. Want we zijn een grote projectenorganisatie en Oracle EBS biedt daar nu hele goede mogelijkheden voor.

9) Wat zijn jullie ervaringen met Oracle BI-Applications?

Positief maar we zijn wel gewaarschuwd voor het maatwerk dat we in Oracle EBS hebben in laten slijten. We hebben met een standaardaanpak BI-Applications tegen Oracle EBS R11 aangezet, maar zagen wel dat door het vele maatwerk gegevens niet doorkwamen in de dashboards. Met R12 willen we dan ook bij de standaardfunctionaliteit blijven, dat betekent dan dat standaard BI-Applications ook meer functionaliteit biedt.

10) Nog tips & tricks?

Proces, proces en proces. Oracle EBS is een ERP pakket dat bedrijfsprocessen automatiseert. De gebruikersorganisatie en het management moeten dit ondersteunen en ‘Chinese Walls’ daar heb je niets aan. Verder is ‘meten weten’. Heb je processturing dan kun je ook integraal meten. Daar willen we als bedrijfsmatig denkende overheidsorganisatie aan werken. En die Fitters zijn goud waard geweest voor onze organisatie.

Lees meer over: Implementatie & Beheer, Producten