• Jaargang 3, editie 4 - maart 2012

Veel Oracle E-Business Suite gebruikersorganisaties kopen diensten nog niet in via hun E-Business Suite inkoopmodules. Oracle heeft hiervoor vanaf R11 de zogenaamde Service Procurement oplossing geïntroduceerd, die vanaf R12.1 goed blijkt te werken. Het grote voordeel van Service Procurement is dat alleen nog maar betaald wordt voor werkelijk geleverde diensten. Betalingen worden namelijk gedaan op basis van werkelijk goedgekeurde uren die op projecten worden uitgevoerd via leveranciers. Voor deze leveranciers zijn vastgestelde prijsafspraken en inkoopvoorwaarden aangemaakt. Onze eigen praktijkcase legt uit hoe dit opgelost wordt.

Fit 4 Finance (F4F) en OC-C hebben samen inmiddels bijna 200 medewerkers, maar werken wel met een flexibele schil; voor bepaalde projecten worden externe specialisten gecontracteerd. De uren van de externe specialist worden vanuit onze Oracle E-Business Suite R12.1.3 gefactureerd naar de betreffende klantopdracht. Hij schrijft daarvoor tijd via Oracle Time & Labor (OTL), net als de medewerkers van F4F en OC-C. Voor de externe specialist wordt achteraf een factuur ontvangen voor de geleverde diensten. Voorheen was de uitdaging dat er een handmatige (en dus foutgevoelige) controle tussen de ingevoerde factuur in Crediteuren en de ingevoerde timesheet in OTL plaats moest vinden. Om deze controle automatisch door de Oracle E-Business Suite uit te laten voeren, is Service Procurement geïmplementeerd.

Tijdschrijven op Project en Inkooporder

Eigen medewerkers schrijven tijd op dezelfde manier als zij voorheen deden in OTL, maar externe specialisten schrijven nu tijd op zowel een projectnummer als op een inkooporder. Dit is een inkooporder die specifiek is aangemaakt voor het inkopen van uren van de externe specialist tegen het afgesproken tarief. De externe specialist wordt als externe medewerker in Oracle HRMS geregistreerd zodat OTL deze kan koppelen. Er wordt een inkooporder voor het inzetten van deze externe specialist tegen tarief X aangemaakt en goedgekeurd. De werkelijk geschreven uren worden daarna door Oracle E-Business Suite processen geïmporteerd in zowel Inkoop als Projecten. Doordat de uren in Inkoop worden geïmporteerd kan de factuur die de externe specialist instuurt gematcht worden tegen zowel het aantal geschreven uren als tegen het afgesproken tarief. De factuur wordt elektronisch ingebracht door Oracle Webcenter Imaging. De matching vindt op regelniveau automatisch plaats binnen de E-Business Suite. Geen handmatig werk meer en veel minder fouten; een sluitend proces.

Voordelen

Door te kiezen voor Service Procurement wordt gekozen voor de mogelijkheid om de Oracle E-Business te gebruiken voor de controle tussen werkelijk gemaakte uren en gefactureerde uren. Hierbij wordt de ontvangen factuurregel gematcht tegen een inkooporder net zoals dat bij ‘reguliere’ inkooporders plaats kan vinden. Er bestaat dus een directe relatie tussen factuur, inkooporder en project. Deze match zorgt ervoor dat er nooit meer betaald kan worden dan de daadwerkelijk gewerkte uren en tegen het juiste tarief.

Een tweede belangrijk voordeel is dat de volledige kostenboeking in het grootboek verwerkt kan worden en niet alleen de boeking van de uren op het project en de factuur. Bij het gebruikmaken van Service Procurement wordt ook de boeking van de uren op de inkooporder naar het grootboek integraal doorgeboekt en is er dus volledige transparantie.

Een derde voordeel dat genoemd moet worden, is dat door gebruik te maken van Service Procurement er minder directe facturen bij de crediteurenadministratie binnenkomen. Er kan dus een hoger percentage gematcht worden aan een inkooporder. Efficiënter werken dus.

Zijn er ook nadelen?

De keuze voor Service Procurement heeft voordelen, maar zoals iedere keuze heeft ook Service Procurement nadelen. Ieder moet voor zichzelf deze voor- en nadelen tegen elkaar afwegen. Een nadeel kan zijn dat de maandafsluiting uitgebreider wordt door het draaien van de processen die de geschreven uren op de inkooporder verwerken en het wegschrijven van deze uren naar het grootboek. Een ander nadeel is dat bij het in gebruik nemen van deze nieuwe module Oracle licentiekosten berekent. Een terugverdiencalculatie is op zijn plek dus. Reken met dezelfde licentiekosten als voor deze van de inkoopmodule. Wilt u advies? Neem dan gerust contact met ons op.

Welke toepassingen zijn er te bedenken?

Service Procurement

Service Procurement maakt als procesflow gebruik van een viertal modules in de Oracle E-Business Suite namelijk Inkoop, Projecten, OTL en Human Resources. Het inkopen van diensten is natuurlijk breed; worden er veel uitzendkrachten ingehuurd, zijn er facilitair medewerkers die tijdelijk ingezet worden, beveiligingsmedewerkers, etcetera. De uitzendbranche biedt zelfs de mogelijkheden om via digitale standaarden inkoopopdrachten, urenbriefjes en facturen digitaal te verwerken. Efficiency is dus zeer vergaand door te voeren terwijl belangrijke besparingen gerealiseerd kunnen worden. Een quick scan biedt hiervoor inzicht.

Oracle E-Business Suite gebruikers die kiezen voor Service Procurement en bovenstaande modules al toepassen,zullen hier veel plezier van ondervinden. Organisaties waarbij Inkoop nog niet wordt gebruikt, maar er een kans bestaat dat dit in de toekomst wel wenselijk is, moeten zich realiseren dat dit wel consequenties heeft. Voor Service Procurement zal Inkoop ook geïmplementeerd moeten worden en bepaalde setup keuzes worden gemaakt. Niet alle setup keuzes kunnen later teruggedraaid worden dus zorg dat u hier van tevoren goed over geïnformeerd wordt. Hetzelfde geldt voor de modules van Projecten terwijl dit bij OTL en Human Resources in mindere mate van toepassing is.

Lees meer over: Implementatie & Beheer