• mei 2011

De totstandkoming van plannen, budgetten en forecasts is in veel organisaties een proces dat veel mensen bezighoudt, zowel letterlijk als figuurlijk. Letterlijk, omdat medewerkers van vele onderdelen van de organisatie hun input moeten leveren. Figuurlijk, omdat het stroomlijnen van zo’n proces nogal eens tot hoofdbrekens leidt. Traditioneel wordt er namelijk veel gewerkt met spreadsheets die tijdens de budget- of forecastperiode door de organisatie circuleren, dat de overzichtelijkheid en de voortgang van het proces verre van ten goede komt en waardoor de foutgevoeligheid groot is. Bovendien zijn er vaak meerdere versies in omloop, waardoor de vraag rijst welke set leidend is.

Planning

Oracle Hyperion Planning is een tool die bij uitstek kan helpen om bij dit soort processen in control te blijven. De technische basis wordt gevormd door Oracle Essbase, een databaseplatform dat bekend staat om krachtige analyse- en rapportagemogelijkheden. Gebruikers kunnen daardoor relatief onbeperkt allerlei scenario’s doorrekenen om zo de impact van verschillende assumpties te kunnen beoordelen. Deze gebruikers benaderen Oracle Hyperion Planning via het web (meestal een intranetverbinding), waarbij de interface steeds erg intuïtief is.
Zo zijn er voor de input van de cijfers door de eindgebruikers zogenaamde web forms beschikbaar, die zowel qua functionaliteit als qua look & feel zeer vergelijkbaar zijn met Excel. Indien gewenst kunnen gebruikers deze forms ook openen in Excel en daar de benodigde cijfers invoeren. Er is dus sprake van een grote mate van integratie met een stukje software waar veel gebruikers al volledig mee vertrouwd zijn, alsmede met Word en PowerPoint.

Eenvoudig in gebruik

Erg gebruikersvriendelijk zijn de vele manieren waarop data kunnen worden ingegeven. Om een voorbeeld te noemen: er kan voor elke maand van een te budgetteren jaar een omzet worden ingegeven, waarmee Oracle Hyperion Planning het jaartotaal en een groeipercentage berekent. Echter, net zo gemakkelijk kan het jaartotaal of het groeipercentage worden ingegeven, waarop het systeem een spreiding over de maanden genereert.

In Oracle Hyperion Planning kunnen taken voor eindgebruikers overzichtelijk in een workflow op een rijtje worden gezet, inclusief de status en bijbehorende deadlines. Hierdoor is er continu goed inzicht in de stappen die nog moeten worden gezet om de (deel)processen af te ronden. Bovendien kan de voortgang nog eens extra worden bewaakt middels alerts en reminders via e-mail. Indien gewenst kan ook het goedkeuren van de ingevoerde informatie in het planningsproces worden geïntegreerd middels een autorisatiematrix, inclusief eventuele drempels waarboven of waaronder bepaalde autorisaties pas vereist zijn.

Lees meer over: Finance & Control