• mei 2011

Een maand, kwartaal of zelfs een jaar is weer ten einde. Binnen een grote multinational moeten de honderden lokale werkmaatschappijen op dat moment de boeken gaan sluiten. Er zijn echter intercompany relaties met andere bedrijfsonderdelen, vaak gevestigd in andere landen, en de financiële posities die daaruit voortvloeien moeten eerst worden afgestemd alvorens de lokale administraties kunnen worden afgesloten. De cijfers moeten vervolgens worden ingevoerd in een consolidatiesysteem, waarmee business units en divisies de informatie beoordelen van de bedrijven waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Op groepsniveau worden vervolgens alle bedrijfsonderdelen geconsolideerd en vindt nog eens een uitgebreide cijferbeoordeling en analyse plaats. Ten slotte moeten er rapportages worden gegenereerd. Allereerst voor interne doeleinden, want de leiding en toezichthouders zullen op tijd willen weten hoe de vlag ervoor staat. Echter, ook externe partijen zoals kredietverstrekkers, centrale banken, statistische instanties, beursautoriteiten etc. eisen tijdige informatie, hetgeen veelal ook wettelijk is verankerd.

Uitdaging

Voorgaande praktijkvoorbeelden illustreren dat binnen veel grotere organisaties het proces rond de periodeafsluiting vaak als een uitdaging geldt. Soms zijn wel de nodige geautomatiseerde systemen geïmplementeerd, maar laat het managen van het afsluitingsproces en het beheersen van de menselijke factor daaromheen nog sterk te wensen over. Spreadsheets met taken en deadlines worden, in combinatie met druk e-mail- en telefoonverkeer, gebruikt om de afsluiting te coördineren. Dit kost veel tijd en maakt het proces foutgevoelig. Verrassingen en vertragingen in het afsluitingsproces zijn daardoor eerder regel dan uitzondering. Met name bij beursgenoteerde bedrijven kan dit sterk doorwerken in het imago en bijgevolg zelfs de koers van het aandeel beïnvloeden.

Sneller afsluiten

Oracle Hyperion Financial Close Management maakt het mogelijk om de activiteiten rondom de periodeafsluiting van begin tot eind centraal te organiseren en te monitoren. Heldere communicatie van de doelstellingen neemt daarbij een belangrijke plaats in. Taken – variërend van het afsluiten van een subgrootboek bij een werkmaatschappij tot het uitsturen van een persbericht over de geconsolideerde jaarcijfers – kunnen nu immers worden toebedeeld aan personen, inclusief het duidelijk stellen van prioriteiten en deadlines. Via e-mail worden notificaties verstuurd naar degenen die betrokken zijn bij de afsluiting, waarin men vervolgens eenvoudig kan doorklikken naar het systeem waarin de betreffende taak moet worden uitgevoerd. Een dashboard laat op centraal niveau steeds de voortgang zien, waardoor de status van het proces op elk moment helder is. De activiteiten die achterblijven bij de planning, of waarbij sprake is van een risico, worden uitgelicht. Bottlenecks in het proces worden met een tool als Oracle Hyperion Financial Close Management dus duidelijk zichtbaar en kunnen worden aangepakt, waardoor het afsluitingsproces uiteindelijk minder tijd in beslag zal nemen.

Lees meer over: Finance & Control