• juni 2011

Informatiebehoeftes

Naarmate organisaties in omvang toenemen en hun activiteiten onderbrengen in meerdere zelfstandig opererende units, groeit ook de behoefte aan grip op de cijfers. Deze behoefte heeft een aantal dimensies.

Ten eerste wil het management kunnen blijven beoordelen hoe de organisatie er in zijn geheel voor staat. Hierin staat het management niet alleen, aangezien er op dit gebied ook de nodige externe verplichtingen zijn. Denk aan het opstellen van de jaarrekening, waarmee eveneens een totaalbeeld wordt gegeven – ditmaal richting stakeholders buiten de organisatie. Daarnaast mag de lokale gang van zaken in de business niet uit het oog worden verloren en zal het topmanagement over de schouders van het lokale management willen blijven meekijken: hoe presteren de verschillende bedrijfsonderdelen en waar moet worden bijgestuurd? Hierbij zullen verschillende aggregatieniveaus gewenst zijn. Ten slotte zijn er externe instanties, zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en De Nederlandsche Bank (DNB), die om dwarsdoorsnedes van de organisatie vragen die niet persé overeenkomen met het perspectief waarmee het management de organisatie bestuurt. Dit creëert dus veelal additionele informatiebehoeftes.
In een beginnend stadium zullen rapportages uit de bronsystemen van de lokale bedrijfsonderdelen in combinatie met spreadsheets een oplossing kunnen bieden, maar er komt een moment dat de nadelen hiervan zich te prominent laten gelden. Spreadsheets groeien uit hun jasje, waardoor de foutgevoeligheid sterk toeneemt. De door de bedrijfsonderdelen toegestuurde rapportages zijn niet uniform, waardoor het voor het management steeds lastiger wordt om de prestaties te vergelijken en in perspectief te plaatsen. Er circuleren meerdere versies van rapportages, afkomstig uit verschillende systemen. De vraag rijst steeds vaker wat nu de waarheid is en op welke cijfers het lokale management kan worden aangesproken. Bovendien wordt de doorlooptijd van het rapportageproces te lang, waardoor de informatie meer en meer aan relevantie verliest. Dit is het moment waarop Oracle HFM uitkomst kan bieden, omdat deze tool kan voorzien in eerdergenoemde interne en externe informatiebehoeftes, terwijl de hierboven geschetste bezwaren in grote mate worden ondervangen.

Oracle HFM

Oracle HFM is namelijk een web-based applicatie die gebruik maakt van een centrale database. Alle gebruikers wereldwijd hebben via het web toegang tot de betreffende database. Dit betekent dat iedereen kijkt naar dezelfde cijfers: er is in deze situatie sprake van één versie van de waarheid. Ten principale is Oracle HFM een consolidatiesysteem, gevoed door cijfers afkomstig uit de administratieve systemen van de verschillende bedrijfsonderdelen. Deze cijfers kunnen handmatig worden ingegeven, maar de input vanuit de lokale bronsystemen kan ook geheel of gedeeltelijk worden geautomatiseerd middels een tool als Financial Data Quality Management (FDM).
In Oracle HFM worden de cijfers van alle bedrijfsonderdelen vervolgens geaggregeerd tot een totaalplaatje van de gehele organisatie, met inbegrip van de nodige eliminaties van intercompany verhoudingen binnen de groep. Echter, een drilldown naar de onderliggende consolidatieniveaus (denk hierbij aan business units of divisies), of zelfs naar het laagste niveau van afzonderlijke bedrijfsonderdelen (in de meeste gevallen een juridische entiteit, zoals in Nederland een NV of BV), is te allen tijde mogelijk. Daarom kan Oracle HFM, mits op de juiste wijze ingericht, zeker ook gezien worden als een managementinformatiesysteem. De vier custom dimensies – vrij vertaald: naar eigen inzicht van de organisatie in te richten mogelijkheden om extra details vast te leggen – dragen hiertoe verder bij. Zo kan middels deze custom dimensies multi-GAAP accounting gefaciliteerd worden (bijvoorbeeld cijfers volgens zowel Dutch GAAP als IFRS), maar kan ook bijvoorbeeld de omzet naar vier verschillende parameters verder worden opgesplitst (per land, per product, per klant, etcetera). De informatie in Oracle HFM wordt in de regel ontsloten middels rapportagetools zoals Hyperion Reports of SmartView.

Additionele voordelen van het gebruik van Oracle HFM liggen bijvoorbeeld in het feit dat de – interne en externe – accountants bij hun audits kunnen steunen op het geautomatiseerde consolidatieproces, wat veel tijd en geld kan besparen. De rechten van individuele gebruikers kunnen overzichtelijk worden beheerst. Middels de module process management kan het rapportageproces gestructureerd en gefaseerd worden, hetgeen de kwaliteit van de informatie alsmede de technische performance van het systeem ten goede komt en daarnaast de doorlooptijd van het proces verkort.

Voor- en nadelen

Onze controllers en financieel specialisten hebben een belangrijke onderscheidende eigenschap: specifieke kennis van en ervaring met Oracle HFM. Hierdoor zijn wij, in tegenstelling tot andere spelers in de markt, bij uitstek in staat om interim controllers in te zetten die de brug kunnen slaan tussen finance enerzijds en het technisch en functioneel beheer van Oracle HFM anderzijds. Wij vinden dat de financiële functie uiteindelijk leidend moet zijn inzake de inrichting van een consolidatie- en rapportagesysteem en dat kan alleen als er binnen die financiële functie voldoende kennis is over de mogelijkheden (en onmogelijkheden) van de gebruikte applicatie.

Hoe enthousiast we ook zijn over Oracle HFM, geen enkele tool kent alleen maar voordelen. Daarom durven we ook de nadelen en mogelijke valkuilen bij onze klanten voor het voetlicht te brengen, zodat het optimale rendement uit het systeem wordt gehaald. Want natuurlijk is het implementeren van Oracle HFM an sich geen garantie voor een perfecte informatievoorziening. Het feit dat iedereen binnen de organisatie zich onder het motto van ‘one version of the truth’ baseert op dezelfde cijfers, heeft immers alleen waarde als deze cijfers dan ook daadwerkelijk de waarheid representeren.

Uiteindelijk zijn het de mensen en de processen eromheen die samen met Oracle HFM zorgen voor die waarheid en dus voor toegevoegde waarde in een organisatie. Zo zal onbegrip omtrent een consolidatie- en rapportagesysteem bij de beoogde gebruikers al snel leiden tot weerstand en fouten in het gebruik, hetgeen ten koste gaat van de kwaliteit van de gegevens. De gebruikers moeten het systeem vertrouwen voordat ze verantwoordelijkheid zullen nemen voor de daarin aanwezige informatie die hen betreft. Wij realiseren ons dit als geen ander. De mensen die met Oracle HFM werken – zowel bij de lokale bedrijfsonderdelen als op centraal niveau – moeten goed zijn opgeleid, bij voorkeur middels een training die is afgestemd op de inrichting van Oracle HFM bij die specifieke organisatie. Alleen dan kan een succesvol rapportageproces worden ingericht met Oracle HFM als basis, waarbij ieder bedrijfsonderdeel in staat is om het systeem op elk rapportagemoment tijdig te voeden met volledige en juiste informatie. Pas op dat moment zal het lokale management zich eigenaar voelen van de cijfers in Oracle HFM en kan de verantwoordelijkheid voor de cijfers desgewenst ook decentraal worden neergelegd.

Lees meer over: Finance & Control