• Jaargang 2011, editie 3 - juni 2011

Juiste instrumenten voor Control in een EBS omgeving

Wat doet een controller? De controller speelt een rol bij het beheersen van een organisatie, processen en systemen. Wat de controller beheerst, varieert sterk. Een snelle blik op de verschillende functienamen die in omloop zijn geeft al aan dat er veel smaken bestaan: Financial Controller, Business Controller, Projectcontroller, Investment Controller en vele anderen.

Op de vraag ‘hoe’ de controller beheerst, is een eenduidiger antwoord mogelijk. De controller draagt bij tot beheersing door het rapporteren, analyseren en verzorgen van managementinformatie. Dit is niet eenvoudig. Je moet kunnen toveren om leesbare rapportages uit de Oracle E-Business Suite te kunnen halen. FSG (Oracle Financial Statement Generator) -de standaard tool binnen Oracle E-Business Suite- heeft beperkingen waar het gaat om functionaliteit, flexibiliteit en gebruiksgemak. Gelukkig zijn er tools die deze beperkingen niet hebben.

In een ander artikel is Excel4Apps geïntroduceerd; de Excel tool waarmee u direct toegang heeft tot het grootboek en u via de boekingssleutel naar alle subadministraties en transacties in de Oracle E-Business Suite kunt afdalen. Een makkelijk te installeren en goedkope oplossing, waarmee managementinformatie snel naar een hoger plan getild kan worden.

Hyperion als duurzame oplossing

“Voor complexere rapportagevraagstukken wordt vaak uitgeweken naar een duurzamere oplossing”, vertelt Edwin van den Boogaart, senior consultant. “Hyperion heeft een aantal tools ontwikkeld die het leven van de controller een stuk eenvoudiger kunnen maken. Daarnaast worden deze Hyperion tools ook als onderliggende technologie in Fusion Applications toegepast, ofwel dit zijn toekomstvaste investeringen.”

• Essbase is een zogenaamde OLAP-server waarmee snel en eenvoudig ad hoc analyses gemaakt kunnen worden. Transacties vanuit de operationele Oracle E-Business Suite worden in Essbase geladen waardoor een datawarehouse ontstaat. In feite is Essbase niets anders dan de samenvatting van duizenden spreadsheets met de mogelijkheid om rekenregels en analyses hierop los te laten. Met Essbase kan de controller dan ook complexe scenario’s voor een bedrijf modelleren. Hierdoor zijn sneller en beter gefundeerde beslissingen te nemen.
• Hyperion Planning is een tool die het gehele budgettering- en planningproces kan faciliteren en aansturen. Hyperion Planning maakt gebruik van Essbase voor opslag en berekening van de data.
• Hyperion Financial Management (HFM) is een tool voor de consolidatie, analyse en rapportage van financiële gegevens. Zeker waar het gaat om een groot aantal rapportagevaluta en intercompany verhoudingen of complexe moeder-dochter relaties biedt HFM uitkomst. Veel internationale organisaties maken reeds gebruik van HFM of de eenvoudigere versie Hyperion Enterprise.
• Voor alle tools geldt dat ze eenvoudig vanuit Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint) te benaderen zijn, met behulp van Smartview.

In de nieuwe 11G versie komen Hyperion Planning, Financial Management, Essbase en OBIEE allemaal samen op één platform met integraties naar Oracle E-Business Suite, Peoplesoft Financials en JD-Edwards.

Instrumenten voor de controller

Data-integriteit onder controle

“Een goed werkende tool is prachtig, maar als er geen betrouwbare data beschikbaar is, heeft de managementinformatie nog steeds niet het gewenste niveau”, vervolgt Edwin zijn verhaal. “De reden dat veel organisaties de rapportagemogelijkheden niet maximaal benutten, is vaak dat de juistheid en volledigheid van de data niet goed is geborgd. Hiervoor is kennis van het financiële proces gecombineerd met kennis van de systemen van groot belang.” Gelukkig ontdekken steeds meer klanten dat deze kennis bij ons in huis is en dat we ervaren controllers in dienst hebben die zich in één of meer van de Hyperion toepassingen hebben gespecialiseerd. Daarnaast maken onze controllers uiteraard gebruik van de kennis en ervaring van inmiddels meer dan 180 Oracle E-Business Suite collega’s.

Lees meer over: Finance & Control