• Jaargang 2011, editie 3 - juni 2011

Iedere organisatie heeft er mee te maken. Balansposten op tussenrekeningen in het grootboek die maar lastig te verklaren zijn. Binnen nagenoeg ieder ERP systeem (en dus ook in de Oracle E-Business Suite) worden voor de afwikkeling van bepaalde processen tussenrekeningen gebruikt. Indien er aan het eind van de maand nog een balanspost op deze tussenrekeningen staat, zou die ‘eenvoudig’ verklaard moeten kunnen worden. De rekeningen in het grootboek waaraan gedacht kan worden zijn bijvoorbeeld de rekening ‘betalingen onderweg’, de rekening ‘gepickte, nog niet uitgeleverde voorraad’ of de rekening ‘nog te factureren project omzet’.
De boekingen op dit soort tussenrekening zijn meestal een ‘opboeking’ (bijvoorbeeld ten grootte van betaalbatch ‘A’) en een ‘afboeking’ nadat betaalbatch ‘A’ daadwerkelijk betaald is. Deze twee posten moeten eigenlijk tegen elkaar ‘wegstreept worden’ in het grootboek. Dit kan door middel van de standaard in Oracle R12 aanwezige ‘afletter functionaliteit’ in het Grootboek. In Oracle R11 zit deze functionaliteit in de localisatie voor Nederland. Wat belangrijk is, is dat op iedere journaalregel op de rekening die automatisch afgeletterd moet kunnen worden, een referentie meegegeven wordt. Deze referentie moet uniek zijn.

Automatisch afletteren

In de schermafdruk hiernaast is te zien dat er voor een betaalbatch op de grootboekrekening zowel een op- als een afboeking te zien is. Beide boekingen hebben hetzelfde referentienummer. Op basis hiervan kan Oracle de twee regels tegen elkaar ‘afletteren’. Er zijn meerdere rapportages beschikbaar binnen deze functionaliteit, een rapport met ‘af te letteren’ posten voordat er afgeletterd wordt. Hiernaast is er een rapport beschikbaar dat de ‘niet afgeletterde’ posten laat zien. Dit rapport is uitstekend te gebruiken indien aan het eind van de maand een balans op de rekening staat. Dit rapport verklaart namelijk direct de balans en geeft in dit geval de betreffende betaalbatches weer.
Klanten zijn erg te spreken over het automatisch afletteren. Richard Laterveer van Erasmus MC licht toe: “Door het automatisch afletteren hebben de mensen op mijn afdeling de balansrekeningen beter onder controle. Het scheelt ons veel tijd aan het einde van de periode omdat we minder uit hoeven te zoeken.”

Lees meer over: Finance & Control, Producten