Tijdens het nieuwjaarsfeest begin dit jaar is er onder medewerkers van Fit 4 Finance en OC-C een mooi bedrag van € 3000,- opgehaald voor Net4kids. Net4kids verbindt bedrijven, personen en organisaties met bijzondere, hoogwaardige kinderhulpprojecten. F4F en OC-C hebben al jarenlang een bijzondere samenwerking met Net4kids. Zo neemt F4F de gehele financiële administratie pro bono voor haar rekening, en voert OC-C al een aantal jaar het beheer en de hosting van de Oracle E-Business Suite kosteloos voor Net4kids uit.

Project ‘Kwaliteitsonderwijs op basisscholen’ in Cambodja

Met het bedrag wordt het Net4kids-project ‘Kwaliteitsonderwijs op basisscholen’ gesteund. Dit project draagt bij aan de verbetering van de kwaliteit van het onderwijs op een basisschool in Cambodja. Het project behelst een schoolcampagne om kinderen naar school te laten gaan en bestaat uit de aanschaf van schoolmaterialen en trainingen voor leerkrachten en ouders. Met het geld dat de medewerkers van F4F en OC-C hebben gedoneerd, worden hutjes voor schaduw op het schoolplein en banken aangeschaft. Ook krijgen de leerlingen nieuwe stoelen en tafels.

— — — — —

De directie van F4F en OC-C vindt het belangrijk om op een maatschappelijk verantwoorde manier bezig te zijn; om niet alleen goed voor onszelf en onze medewerkers te zorgen maar ook een verschil te maken voor mensen die het minder goed hebben. De sponsoring van Net4kids past binnen ons MVO-beleid.

Dinsdag 24 april vond de OBUG Connect 2012 plaats in Maastricht. De Oracle Benelux User Group (OBUG) is de gebruikersvereniging voor gebruikers van Oracle producten in de Benelux. Het doel van de beurs, die jaarlijks gehouden wordt, is om organisaties en gebruikers ervaringen te laten delen via meer dan vijftig presentaties uit de praktijk. Oracle Competence Center en Fit 4 Finance namen deel aan deze beurs als één van de meer dan dertig exposanten. Daarnaast was Dean Jones van Excel4Apps dit jaar met een eigen stand aanwezig om GL Wand versie 5 te introduceren en F4F/OC-C te ondersteunen met het verder uitbouwen van de klanten in de Benelux.

Ongeveer 600 bezoekers bezochten de beurs in Maastricht. Het welkomstwoord nam Andrew Sutherland, Senior Vice President Middleware van Oracle EMEA, voor zijn rekening. Verder waren er een 53-tal Oracle gerelateerde sessies die tegenwoordig niet alleen meer de E-Business Suite betreffen maar ook JD-Edwards, Peoplesoft, Hyperion en BI, Fusion Applications en Fusion Middleware en andere Oracle technologie. De beursbezoekers uit Nederland, België en Luxemburg konden hun kennis weer behoorlijk bijspijkeren.

Netwerken op de vloer

Berry Clemens, vertelt: “OBUG Connect is dé beurs van de gebruikersvereniging om op de hoogte te blijven van interessante ontwikkelingen op Oracle-gebied. Daarnaast is het een goede gelegenheid om met verschillende gebruikersorganisaties te spreken op de beursvloer onder het genot van een kopje koffie.”

Onder de aandacht

“Dit jaar hebben we ons gericht op de F4F en OC-C dienstverlening in het algemeen. Er waren diverse gebruikersorganisaties aanwezig die ons nog niet kennen dus die wilden wij graag eens spreken”, legt Rob van de Sanden uit. “Samen met Excel4Apps hebben we ook weer contact kunnen leggen met een aantal leuke Oracle-gebruikers die veel interesse hebben in GL Wand vanwege de uitstekende Oracle Grootboek-Excel integraties.”

— — — — —

Wij vinden het belangrijk om in contact te komen met onze klanten en potentiële klanten. Dit doen wij niet alleen door deel te nemen aan beurzen of congressen maar ook door regelmatig zelf evenementen of bijeenkomsten te organiseren. Bekijk onze events page voor een overzicht.

Deze presentaties zijn opgedeeld aan de hand van verschillende thema’s: Applications (Oracle EBS, Peoplesoft, Siebel, JD Edwards, Primavera), Technology (DBMS, JDeveloper/ADF, etc.), Middleware (BPEL, SOA, EAS, etc.) & Business Intelligence (Hyperion, OBI, GRC, etc.).

Naast de presentaties is er ook nog een beursvloer waar leveranciers de mogelijkheid hebben om bezoekers over hun producten en diensten te informeren. F4F en OC-C zijn hier ook aanwezig: bezoek ons op standnummer 27!

Meer informatie over de OBUG Connect, inclusief het programma, vindt u op de OBUG website.

Copyright Mar10e Photography

Op de beurs liepen dan ook veel eindgebruikers rond die geïnteresseerd zijn in Hyperion-oplossingen (HFM, Hyperion planning) en OBIEE. Naast workshops en plenaire sessies, bezochten zij de stand van F4F om meer te weten te komen over de oplossingen die F4F op dit terrein aanbiedt. Deze oplossingen bestaan uit implementaties, opleidingen en trainingen, optimaliseringstrajecten en interim-functies waar deze applicaties centraal staan.

Door de komst van Oracle Fusion Applications worden EPM-oplossingen en ERP-oplossingen steeds meer geïntegreerd. Het is dan ook logisch dat F4F -marktleider in Nederland op het gebied van Oracle EBS ondersteuning- zich steeds meer richt op EPM-oplossingen. F4F besteedt momenteel dan ook veel aandacht aan opleidingen op dit terrein voor haar personeelsbestand en tevens worden van buitenaf Hyperion en/of OBIEE specialisten aangetrokken. Zo zijn wij klaar voor de toekomst en blijven we uw partner voor Oracle ondersteuning.

Klik op de afbeelding om het magazine te openen

“2012 belooft een mooi jaar te worden; Fit 4 Finance bestaat dit jaar 10 jaar en OC-C ook alweer 5 jaar”, vertelt Jan Groenen vol trots. “Dit hebben wij te danken aan het vertrouwen van onze klanten.” De afgelopen tien jaar is het bedrijf uitgegroeid van 2 naar 200 medewerkers. Iets om trots op te zijn, maar wat zeker niet vanzelf is gegaan.

Berry Clemens legt uit: “Waar F4F en OC-C vooral twee losse zusterbedrijven waren, hebben wij als directie vorig jaar het roer omgegooid. Sinds vorig jaar zijn F4F en OC-C steeds nauwer samen gaan werken bij de uitvoering van projecten en werkzaamheden. Wij merken dat onze klanten dit als een groot voordeel zien; nu worden wij als partner gekozen vanwege onze gecombineerde kennis van controlling, financiën, bedrijfsprocessen, consultancy skills tijdens implementaties én compleet beheer voor Oracle E-Business Suite, Hyperion en Business Intelligence.

“2012: jubileumjaar barstensvol nieuwe ontwikkelingen”

Daarbij hebben we inmiddels een portfolio van ondersteunde producten voor rapportage en beheer van Oracle GL, en elektronische bank- en factuurverwerking. Dit vergt wel een geïntegreerde benadering naar klanten. Daarom hebben wij vorig jaar gezamenlijk één nieuwe website ontwikkeld: www.profource.com.

Profource is de naam van de holding waar F4F en OC-C onder vallen en staat voor Professioneel en de Kracht van vier kennisgebieden. Deze nieuwe website informeert bezoekers over onze diensten op het gebied van Oracle Applicaties, Finance & Control en IT. In helder Nederlands en nu ook (deels) Engels laten wij zien welke uitdagingen wij dagelijks voor onze klanten oplossen om hen moeiteloos te laten werken met Oracle.”

Delen en opdoen van kennis

Ook gaan F4F en OC-C in 2012 weer aan diverse bijeenkomsten en beurzen deelnemen. Eelco Reuhman vertelt: “Wij vinden het belangrijk om contact te onderhouden met onze (potentiële) klanten. Daarom organiseren wij jaarlijks een ‘Transform Event’ voor onze relaties om zo kennis en ervaringen uit te wisselen. In 2011 hebben we dit evenement in Rotterdam gehouden tijdens de Wereld Havendagen. Maar behalve dat we zelf evenementen organiseren, zijn we ook regelmatig aanwezig op beurzen en bijeenkomsten die door Oracle en gebruikersgroepen worden georganiseerd. De Oracle Finance Day en OBUG Connect 2012 zijn hier voorbeelden van. Deze bijeenkomsten zijn bedoeld om organisaties en gebruikers ervaringen te laten delen via praktijkcases. Ook in 2012 organiseren wij weer een ‘Transform Event’ met een jubileumtintje. En Oracle OpenWorld in San Francisco staat dit najaar ook weer op onze agenda.”

Een van de eerste gebruikers van Oracle Fusion Applications

“Wij vinden het niet alleen heel belangrijk om op de hoogte te blijven van Oracle’s nieuwste ontwikkelingen, maar we vinden het ook belangrijk om deze kennis in de praktijk te brengen. Zo zijn wij een van de eerste partijen in de Benelux die Oracle Fusion Applications aangeschaft heeft en gaat implementeren voor wat wij als ERP 2.0 omschrijven, aangevuld met de geïntegreerde OTBI-oplossing. Via het weblog op onze nieuwe website zullen wij u op de hoogte blijven houden van de vorderingen.”

Vooruitblik naar 2012

Robert Belder verklaart dat jubileumjaar 2012 een jaar wordt vol nieuwe ontwikkelingen: “Zoals gezegd willen we dit jaar veel kennis opdoen van Oracle Fusion Applications zodat wij onze klanten daarin goed kunnen ondersteunen. Daarnaast bouwen we de organisatie verder uit met BI en Performance Management dienstverlening als verlengstuk van onze controlling praktijk. Wij zien graag de inhoud gekoppeld aan IT. En misschien doen we wat extra schreden over onze landsgrenzen want Femkroner groeit hard voor internationale klanten.”

Wij wensen u veel leesplezier!

Directie van Profource
Robert Belder, Wim Seebregts, Eelco Reuhman, Jan Groenen en Berry Clemens

Verder lezen?

Neem dan een kijkje in ons Transform-archief. Ook kunt u zich (kosteloos) abonneren op de papieren editie. Een groot deel van de artikelen uit Transform magazine staat ook op ons Transform-weblog.

BI-appliances, opeens was er een 2011-explosie van business intelligence appliances, SAP-HANA, IBM-Netezza, Terradata met Information Builders, HP-Microsoft, EMC-Greenplum en dus ook Oracle. Het verschil? Oracle heeft alle hardware en software zelf in eigen hand. En Oracle heeft opnieuw slim gebruik gemaakt van haar acquisities van SUN, TimesTen, Hyperion, BEA en Siebel. Exalytics is een zeer krachtige oplossing geworden waar je hebberig van wordt. Even niet op het prijskaartje kijken maar eerst nadenken over de leuke toepassingen.

Met de eerste appliance Exadata, reageerde Oracle eigenlijk op de nestor van de industrie Terradata en een acquisitie van IBM genaamd Netezza. Nu Oracle eigenaar is van SUN en nog een aantal andere interessante acquisities heeft gedaan, blijkt dat de weg van slim samengestelde hardware en software meerdere toepassingsvormen zou kunnen kennen. Exalogic is er dan ook gekomen, eigenlijk ontwikkeld, om Oracle Applicaties efficiënt te kunnen draaien op Fusion Middleware en de Oracle Database Machine, de naam zegt het al.

Cloud computing

Een belangrijke trend voor deze ontwikkelingen is ‘de in de wolken computing’, populair gezegd ‘cloud computing’. Dat is dan weer wel weer oude wijn in nieuwe zakken; eigenlijk gaan we terug naar het traditionele mainframe met virtualisatie, parallelle verwerking van gegevens, en dan aan internet gekoppeld als dienst. De combinatie van gecombineerde hardware en software als ‘cloud’-dienst zodat gebruikers geen componenten meer zelf hoeven te installeren op hun eigen locaties. Voor organisaties die een supersnelle business intelligence-oplossing (of tegenwoordig geïntegreerde enterprise performance management) willen gebruiken in een serieus hebbedingetje is Exalytics wel een optie.

Exalytics gebruikt de TimesTen in-memory database. Daarnaast heeft Exalytics een hele snelle transportbus (Infiniband) tussen de processoren, het interne grote RAM geheugen, richting hele snelle harde schijven en het computernetwerk (Gigabit Ethernet). Exalytics gebruikt daarnaast Oracle’s BI Foundation in geoptimaliseerde vorm. Dat zijn OBIEE en Essbase de multi-dimensionale OLAP kubus die bij de Planning/Budgetting en Forecasting applicaties van Hyperion gebruikt worden. En die Essbase kubus is ook weer in-memory te gebruiken. En de BI-Applications datawarehouse toepassingen kunnen in de meeste gevallen geheel in het geheugen van de Exalytics machine gerepliceerd worden.

Bent u er nog bij? ‘Wat moet ik daar dan mee?’, zult u denken als Finance Manager of als Business Analist? Simpel, u heeft nog nooit zo snel een dashboard gevuld zien worden met grafieken met daarin de gegevens die u bedacht heeft met uw organisaties specifieke performance indicatoren. Budget versus actuals met drill downs. Even de cijfers van twintig landen consolideren. Flits. U had geen tijd om te knipperen met de ogen.

Big business

BIG Data is BIG business. Lightning fast. Resultaat analyseren versus budget, voorraad analyseren, vraag voorspellen (crystal ball), diagnose behandeling combinaties doorrekenen, winstgevendheid analyseren, Rolling Forecast, Virtual Close. Flits. Snel dus. Realtime of gebruikmakend van een datawarehouse. Geen klagende gebruikers meer die moeten wachten op hun analyses. Oh ja, en ook nog met leuke grafische mogelijkheden. Flitsend.

Alles komt samen, OBIEE voor Business Intelligence, BI-Applications als voorgedefineerde datawarehouse-oplossing voor Oracle’s Applications (E-Business Suite, Peoplesoft en Siebel), Hyperion Planning & Forecasting, Financial Management en Demantra. SUN hardware. Vandaar al die lampjes. Alles in Oracle’s intelligente doos. Blits.

Oracle Fusion Tap

En wat vonden we nog begerenswaardig? Waar werden we hebberig van? Die levensgrote iPad. Nee, niet de iPad-3, maar een werkende megagrote iPad. ‘Vet’ zou mijn dochter zeggen. Met Oracle Applicaties erop. De grote zakcomputer waar zo’n beetje iedere manager een exemplaar van schijnt te hebben. En laat Oracle nu een strategie geïntroduceerd hebben om met het moderne Application Development Framework (waar Fusion Applications mee ontwikkeld zijn) ook op de iPad, iPhone en ook Android tablets en smartphones slimme applicaties maar ook rapportagetools aan te bieden.

En op die megagrote iPad konden we gebruikmaken van Fusion Applications Tap. Even vegen met je vinger door een dashboard. Even downdrillen. Op een iPhone een foto maken van je kassabonnetje en laden via iExpense in de applicatie zo naar de boekhouding. Je bedrijfs-LinkedIn-Social-Network. Sprakeloos.

Oracle Fusion Tap is een verzameling van mobiele applicaties die samenwerken met Fusion Applications. Mobiele werkers kunnen hiermee altijd en overal gebruikmaken van mobiele applicaties. Alleen hoe krijg je een iPad van twee meter doorsnede en 20.000 dollar in je tas? Wij hebben Fusion Applications al gekocht en kijken verlekkerd uit naar dit spannende mobiele geweld. Lekker over de schermpjes vegen.

Wheel of Energy, Zevenheuvelenloop, CliniClowns; F4F en OC-C zetten zich regelmatig in voor goede doelen. En al bijna tien jaar zet F4F zich in voor Net4kids. Dat Net4kids hier erg blij mee is, laat zij graag blijken. 7 januari reikte Odette van Zijdveld, algemeen directeur van Net4kids, namelijk de ‘Laat Net4kids Bloeien Award’ uit. Wim Seebregts, directeur F4F en OC-C, mocht de award in ontvangst nemen. Deze award wordt jaarlijks uitgereikt aan een bedrijf dat zich op verschillende manieren inzet voor Net4kids.

Odette van Zijdveld licht toe: “Wij zijn erg blij met de inzet van F4F en OC-C. F4F sponsort niet alleen projecten, maar ondersteunt ons als organisatie ook doordat zij de hele financiële administratie pro bono voor haar rekening neemt. Ook voert OC-C al een aantal jaar het beheer en de hosting van de Oracle E-Business Suite kosteloos voor ons uit. Vandaar dat F4F en OC-C dit jaar de ‘Laat Net4kids Bloeien Award’ heeft verdiend; zij hebben een speciale bijdrage geleverd aan het succes van Net4kids.”

Oracle ondersteuning

Behalve het beheer en hosten van de Oracle omgeving ondersteunen F4F en OC-C Net4kids ook op andere manieren. Al vanaf het begin heeft F4F meegeholpen met de Oracle omgeving van Net4kids. Sindsdien voeren medewerkers de volledige administratie uit. Door de grootte van de organisatie wordt er op dit moment bij Netkids nog veel handmatig geboekt. Facturen worden bijvoorbeeld niet ingescand maar overgezet in Word. Ook worden er geen betalingsbatches aangemaakt maar worden de betalingsopdrachten direct met telebankieren verwerkt. Doordat de organisatie wel aan het groeien is, zijn er meer (soorten) boekingen en is er ook meer behoefte aan verschillende specificaties en rapportages uit Oracle. Zowel Net4kids als F4F en OC-C zijn blij met deze samenwerking; Net4kids is geholpen met haar administratie en F4F en OC-C doen kennis op met verschillende Oracle-modules (bijvoorbeeld Projecten, Crediteuren, Debiteuren, Kasboek, Grootboek en HR) en boekhouden in het algemeen.

Maatschappelijk betrokken

In 2002 ging F4F op zoek naar een goed doel om te sponsoren. Net4kids kwam al vrij snel in beeld. Wim Seebregts vertelt over de reden van sponsoring: “Wij vinden het als directie belangrijk om op een maatschappelijk verantwoorde manier bezig te zijn; om niet alleen goed voor onszelf en onze medewerkers te zorgen, maar ook een verschil te maken voor mensen die het minder goed hebben. Vandaar dat wij in 2003 besloten hebben om 44 straatkinderen te ‘adopteren’ via het project ‘India: Rainbow Homes’. Sindsdien sponsoren wij elk jaar eenzelfde aantal kinderen. Het voordeel van Net4kids is dat zij op een transparante wijze werken. Door middel van rapportages kunnen wij als donateur precies zien welk verschil wij maken.”

Project Net4kids – India: Rainbow Homes

Dankzij het ‘India: Rainbow Homes’ project hebben de ‘regenboogkinderen’ (zo worden de voormalige straatkinderen genoemd) in de leeftijd van 4 t/m 18 jaar uitzicht op een beter leven. Door de financiële steun hebben deze kinderen voeding, een veilig onderdak, een opleiding en uitzicht op een baan. In de ‘Loreto Bowbazar Rainbow School’ in Calcutta krijgen de voormalige straatkinderen onderwijs binnen een privéschool met kinderen uit de hoogste kringen. Samen krijgen ze er les en leren ze met en van elkaar. Dwars door alle kasten heen ontstaat zo een nieuwe maatschappij. Meer weten over de projecten van Net4kids die wij sponsoren? Bekijk onze Net4kids projectpagina.

Vlnr: Jeroen Thomas, Wim Seebregts en Jos Heijlighen

In drie maanden een nieuw financieel systeem in de vingers krijgen én met een goed resultaat door de accountantscontrole komen. Een prestatie van formaat die de afdeling Finance van De Lage Landen, ondersteund door een team van 15 medewerkers van Fit 4 Finance, in de afgelopen maanden geleverd heeft. Hoe kregen ze dit samen voor elkaar? Wat waren de spannende momenten? En wat de succesfactoren?

Leasemaatschappij De Lage Landen, gevestigd in Eindhoven, is internationaal actief op het gebied van financiën. Financiën in de breedste zin van het woord, variërend van kapitaalgoederen tot consumentenkrediet. Het bedrijf is onderdeel van de Rabobank Groep en opereert wereldwijd. De overgang naar Oracle E-Business Suite vormde de basis voor de samenwerking tussen De Lage Landen en Fit 4 Finance (F4F). In de VS was de overstap naar Oracle E-Business Suite al gemaakt. De overgang voor de Nederlandse organisatie stond voor 2011 gepland. De grote uitdaging voor de afdeling Finance was om de ingebruikname van Oracle zo goed voor te bereiden dat de financiële rapportages in de tweede week van januari 2012 opgeleverd konden worden. Om deze doelstelling te realiseren, moest de overstap naar Oracle uiterlijk medio oktober 2011 gemaakt worden. Jeroen Thomas, manager Finance van De Lage Landen, realiseerde zich dat die transitie alleen maar goed kon verlopen, wanneer er extra capaciteit met goede kennis van de Oracle E-Business Suite werd ingehuurd: Oracle-experts die eerst een tijdje zouden meewerken in de systemen van De Lage Landen om vervolgens de overgang naar Oracle zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Op dat moment verzorgde F4F al Oracle E-Business Suite trainingen binnen De Lage Landen en dat beviel goed. Dat maakte het een logische keuze om de Oracle-experts van F4F in te zetten voor de begeleiding in de periode rondom de ingebruikname van Oracle. “De aanpak van De Lage Landen om al ruim voor ingebruikname van het nieuwe systeem ondersteuning te zoeken, getuigt overigens wel van visie”, vindt Wim Seebregts. Hij coördineerde het hele traject vanuit F4F. “Wij zien regelmatig dat een organisatie eerst zelf aan de slag gaat en pas bij ons komt wanneer de implementatie tot problemen in de gebruikersorganisatie leidt.”

Totaal commitment

In de conversieperiode (het moment dat de oude systemen werden stilgelegd om de gegevens over te zetten naar het nieuwe Oracle systeem) lag het werk van de afdeling Finance in feite stil. Dat werk moest natuurlijk zo snel mogelijk worden ingelopen. Wim Seebregts: “Wij hadden De Lage Landen ons totale commitment gegeven. We hadden gezegd: ‘Wat er ook voor nodig is, we gaan alles wat binnen onze mogelijkheden ligt doen om de implementatie van Oracle probleemloos te laten verlopen, zodat jullie op tijd kunnen leveren’.”

“Dat commitment van F4F aan onze geslaagde implementatie is zondermeer één van de succesfactoren in dit verhaal”, vindt Jos Heijlighen, manager van het Customer Service Center van De Lage Landen. “Samen met de no-nonsense aanpak van ‘Fit’ was dat doorslaggevend. Wat die no-nonsense aanpak inhoudt? We spraken dezelfde taal, er werd heel hard en met een enorme drive gewerkt en er werd niet moeilijk gedaan. Als het nodig was, werkten de ‘Fitters’ ook ’s avonds en in het weekend. En als ik soms twijfelde of iemand wel op de goede plek zat, kon ik direct met Wim bellen. Die open en transparante communicatie gaf echt vertrouwen. Wim gaf mij zondermeer het idee: ‘We doen dit samen. Het is ook onze eer te na om het doel niet te halen.’ Dat is natuurlijk de ideale situatie. Misschien hebben de ‘Fitters’ wel even moeten wennen aan onze cultuur; wij zijn een commerciële onderneming, we opereren internationaal, deadline is hier deadline en we zijn behoorlijk direct. Daar hebben ze zich goed doorheen geslagen.”

Eén team

“Er was op een bepaald moment nauwelijks onderscheid tussen onze eigen medewerkers en de ‘Fitters’”, zegt ook Jeroen Thomas, “Samen gingen ze ervoor, ze waren echt één team. Als het nodig was, zetten ze samen de turbo erop!”

Die turbo werd er vooral op gezet toen het werk moest worden ingelopen dat tijdens de conversie noodgedwongen was blijven liggen. Daarvoor waren twee weken ingepland. Uiteindelijk waren alle achterstanden in ruim een week weggewerkt. Een week waarin ’s avonds en in het weekend werd doorgewerkt.

Nu de eerste doelstelling gerealiseerd is, wordt momenteel door de medewerkers van De Lage Landen en F4F hard gewerkt om de kennis van de ‘Fitters’ over te dragen en gezamenlijk de primaire Finance processen weer terug te brengen naar het niveau van voor de Oracle-implementatie. Het doel is om de afdeling Finance over enkele maanden weer volledig self supporting te laten zijn.

Zowel Jos Heijlighen als Jeroen Thomas wijzen op het belang van knowledgeable people. Een partner als F4F moet niet alleen over expertkennis van Oracle beschikken, maar moet ook de business van de klant begrijpen. Wim Seebregts onderkent dat en noemt het één van de aandachtspunten van F4F: “Wij onderscheiden ons doordat veel van onze medewerkers ook goede boekhoudkundige kennis hebben. Daar zijn we scherp op. In ieder team moet iemand zitten die volwaardig sparring partner is van bijvoorbeeld de Manager Finance.”

Verwachtingen overtreffen

Voor Wim Seebregts zelf was dit traject ook in een ander opzicht bijzonder: “Het was alweer een paar jaar geleden dat ik zelf een project bij een klant leidde, maar ik heb er zoveel plezier aan beleefd, dat ik me heb voorgenomen het weer vaker te doen. Zo dicht op de klant zitten geeft enorm veel voldoening én inzicht in wat belangrijk is voor de klant.”

Dat inzicht is noodzakelijk om waar te maken waar F4F voor staat: verwachtingen van de klant overtreffen. Bij De Lage Landen is F4F daar goed in geslaagd, gezien het bericht dat Jeroen Thomas naar iedereen stuurde toen De Lage Landen met goed resultaat door de accountantscontrole was gekomen:

“Een geweldige teamprestatie waar we met recht trots op mogen zijn. Ieder van ons heeft hier zijn of haar steentje aan bijgedragen en daar wil ik jullie voor bedanken! Binnen drie maanden hebben we leren werken met een nieuw systeem op een zodanige manier dat we klaargestoomd waren voor de jaarafsluiting. […] Zonder overdrijven durf ik te zeggen dat we zonder dit Finance team niet zouden zijn geweest waar we nu zijn.”

Veel Oracle E-Business Suite gebruikersorganisaties kopen diensten nog niet in via hun E-Business Suite inkoopmodules. Oracle heeft hiervoor vanaf R11 de zogenaamde Service Procurement oplossing geïntroduceerd, die vanaf R12.1 goed blijkt te werken. Het grote voordeel van Service Procurement is dat alleen nog maar betaald wordt voor werkelijk geleverde diensten. Betalingen worden namelijk gedaan op basis van werkelijk goedgekeurde uren die op projecten worden uitgevoerd via leveranciers. Voor deze leveranciers zijn vastgestelde prijsafspraken en inkoopvoorwaarden aangemaakt. Onze eigen praktijkcase legt uit hoe dit opgelost wordt.

Fit 4 Finance (F4F) en OC-C hebben samen inmiddels bijna 200 medewerkers, maar werken wel met een flexibele schil; voor bepaalde projecten worden externe specialisten gecontracteerd. De uren van de externe specialist worden vanuit onze Oracle E-Business Suite R12.1.3 gefactureerd naar de betreffende klantopdracht. Hij schrijft daarvoor tijd via Oracle Time & Labor (OTL), net als de medewerkers van F4F en OC-C. Voor de externe specialist wordt achteraf een factuur ontvangen voor de geleverde diensten. Voorheen was de uitdaging dat er een handmatige (en dus foutgevoelige) controle tussen de ingevoerde factuur in Crediteuren en de ingevoerde timesheet in OTL plaats moest vinden. Om deze controle automatisch door de Oracle E-Business Suite uit te laten voeren, is Service Procurement geïmplementeerd.

Tijdschrijven op Project en Inkooporder

Eigen medewerkers schrijven tijd op dezelfde manier als zij voorheen deden in OTL, maar externe specialisten schrijven nu tijd op zowel een projectnummer als op een inkooporder. Dit is een inkooporder die specifiek is aangemaakt voor het inkopen van uren van de externe specialist tegen het afgesproken tarief. De externe specialist wordt als externe medewerker in Oracle HRMS geregistreerd zodat OTL deze kan koppelen. Er wordt een inkooporder voor het inzetten van deze externe specialist tegen tarief X aangemaakt en goedgekeurd. De werkelijk geschreven uren worden daarna door Oracle E-Business Suite processen geïmporteerd in zowel Inkoop als Projecten. Doordat de uren in Inkoop worden geïmporteerd kan de factuur die de externe specialist instuurt gematcht worden tegen zowel het aantal geschreven uren als tegen het afgesproken tarief. De factuur wordt elektronisch ingebracht door Oracle Webcenter Imaging. De matching vindt op regelniveau automatisch plaats binnen de E-Business Suite. Geen handmatig werk meer en veel minder fouten; een sluitend proces.

Voordelen

Door te kiezen voor Service Procurement wordt gekozen voor de mogelijkheid om de Oracle E-Business te gebruiken voor de controle tussen werkelijk gemaakte uren en gefactureerde uren. Hierbij wordt de ontvangen factuurregel gematcht tegen een inkooporder net zoals dat bij ‘reguliere’ inkooporders plaats kan vinden. Er bestaat dus een directe relatie tussen factuur, inkooporder en project. Deze match zorgt ervoor dat er nooit meer betaald kan worden dan de daadwerkelijk gewerkte uren en tegen het juiste tarief.

Een tweede belangrijk voordeel is dat de volledige kostenboeking in het grootboek verwerkt kan worden en niet alleen de boeking van de uren op het project en de factuur. Bij het gebruikmaken van Service Procurement wordt ook de boeking van de uren op de inkooporder naar het grootboek integraal doorgeboekt en is er dus volledige transparantie.

Een derde voordeel dat genoemd moet worden, is dat door gebruik te maken van Service Procurement er minder directe facturen bij de crediteurenadministratie binnenkomen. Er kan dus een hoger percentage gematcht worden aan een inkooporder. Efficiënter werken dus.

Zijn er ook nadelen?

De keuze voor Service Procurement heeft voordelen, maar zoals iedere keuze heeft ook Service Procurement nadelen. Ieder moet voor zichzelf deze voor- en nadelen tegen elkaar afwegen. Een nadeel kan zijn dat de maandafsluiting uitgebreider wordt door het draaien van de processen die de geschreven uren op de inkooporder verwerken en het wegschrijven van deze uren naar het grootboek. Een ander nadeel is dat bij het in gebruik nemen van deze nieuwe module Oracle licentiekosten berekent. Een terugverdiencalculatie is op zijn plek dus. Reken met dezelfde licentiekosten als voor deze van de inkoopmodule. Wilt u advies? Neem dan gerust contact met ons op.

Welke toepassingen zijn er te bedenken?

Service Procurement

Service Procurement maakt als procesflow gebruik van een viertal modules in de Oracle E-Business Suite namelijk Inkoop, Projecten, OTL en Human Resources. Het inkopen van diensten is natuurlijk breed; worden er veel uitzendkrachten ingehuurd, zijn er facilitair medewerkers die tijdelijk ingezet worden, beveiligingsmedewerkers, etcetera. De uitzendbranche biedt zelfs de mogelijkheden om via digitale standaarden inkoopopdrachten, urenbriefjes en facturen digitaal te verwerken. Efficiency is dus zeer vergaand door te voeren terwijl belangrijke besparingen gerealiseerd kunnen worden. Een quick scan biedt hiervoor inzicht.

Oracle E-Business Suite gebruikers die kiezen voor Service Procurement en bovenstaande modules al toepassen,zullen hier veel plezier van ondervinden. Organisaties waarbij Inkoop nog niet wordt gebruikt, maar er een kans bestaat dat dit in de toekomst wel wenselijk is, moeten zich realiseren dat dit wel consequenties heeft. Voor Service Procurement zal Inkoop ook geïmplementeerd moeten worden en bepaalde setup keuzes worden gemaakt. Niet alle setup keuzes kunnen later teruggedraaid worden dus zorg dat u hier van tevoren goed over geïnformeerd wordt. Hetzelfde geldt voor de modules van Projecten terwijl dit bij OTL en Human Resources in mindere mate van toepassing is.

Vlnr: Edwin Mook, Peter Mariman en Astrid van Groenestijn

In 2011 heeft het Centraal Bureau voor de Statistiek haar bedrijfsvoeringsprocessen onderhanden genomen en zich voorbereid op Oracle Release 12. Een klus die door een nieuw managementteam, samen met F4F en OC-C, is geklaard. Door tien vragen te stellen aan Peter Mariman, Edwin Mook en Astrid van Groenestijn van het CBS krijgen we meer inzicht in hun aanpak.

1) Wat is het CBS?

Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) is sinds januari 2004 een Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO). Het CBS heeft als taak het publiceren van betrouwbare en samenhangende statistische informatie, die inspeelt op de behoefte van de samenleving. Naast de verantwoordelijkheid voor de nationale (officiële) statistieken is het CBS ook belast met de productie van Europese (communautaire) statistieken. De informatie die het CBS publiceert, omvat vele maatschappelijke aspecten, van macro-economische indicatoren als economische groei en consumentenprijzen, tot de inkomenssituatie van personen en huishoudens. Zoek maar eens op onze website en je zult verbaasd zijn welke en hoeveel informatie we kunnen bieden.

Peter Mariman en Edwin Mook zijn informatiemanagers van het CBS, Astrid van Groenestijn is verantwoordelijk voor de financiële administratie. Peter is in 2011 aan boord gekomen bij het CBS en heeft uitgebreide ervaring opgedaan met Oracle EBS bij British Telecom/Syntegra. Edwin werkt al geruime tijd bij het CBS en heeft zich in 2011 toegelegd op business intelligence. Astrid is in 2010 na Stibbe, Loyens en Loeff en ING bij het CBS in dienst getreden. Zij is vanuit haar eerdere rol als projectmanager gevraagd de financiële administratie onder handen te nemen. Het doel van zowel Peter, Edwin als Astrid zijn bedrijfsmatige verbeteringen doorvoeren en efficiënter werken.

2) Waar gebruiken jullie Oracle E-Business Suite voor?

Al sinds jaar en dag maakt CBS gebruik van Oracle EBS voor de wat wij bedrijfsvoeringsprocessen noemen. Denk hierbij aan de personeels-, inkoop-, financiële en projectenadministraties. We gebruiken nu nog versie R11.5.10 maar gaan net als veel andere organisaties uit de support lopen. Daarnaast is er in de afgelopen jaren veel maatwerk in ons systeem geslopen waar we eigenlijk vanaf willen.

3) Hoe zijn jullie in aanraking gekomen met F4F?

Astrid heeft begin 2011 tijdens een seminar voor de Publieke Sector dat Oracle organiseerde kennis gemaakt met F4F. F4F verzorgde een demonstratie van de Oracle Elektronische Factuurverwerking oplossing Webcenter Imaging en dit onderwerp staat sterk in de belangstelling binnen de Rijksoverheid. Astrid vertelt: “Wij hebben daarna nog een kop koffie gedronken op ons kantoor in Den Haag omdat we het idee hadden dat ons systeem en onze processen wel een APK-beurt en onze gebruikers een herexamen in het gebruik van Oracle EBS konden gebruiken. F4F heeft toen aangeboden om een quick scan uit te voeren rondom onze Oracle EBS-omgeving en gebruikersorganisatie.”

4) Wat heeft F4F voor jullie betekend?

De resultaten van de quick scan wezen uit dat ons onderbuikgevoel bevestigd werd. Op het gebied van onze inkoop- en crediteurenproces (EBS P2P) konden onze systeeminrichting en gebruikers wel een opfriscursus gebruiken. Maar ook onze bankverwerking, gebruik van de grootboekadministratie en onze projectenadministratie hebben we in de steigers gezet voor een grondige verbouwing. Gezamenlijk met F4F hebben we ons P2P proces opnieuw ingericht, hebben we de gebruikers getrained en gecoached, hebben we rapportages verbeterd en een nieuwe look & feel gegeven. Ook hebben we onze goedkeuringsprocessen (de AME workflow) aangepakt en nieuwe functionaliteit als het automatisch e-mailen van inkooporders geïmplementeerd.

Daarnaast hebben we de grootboekadministratie en systeemrekeningen opgeschoond en onze periode-afsluitingsprocedures sterk verbeterd. De projectenadministratie hebben we onderzocht en opgeschoond. Met R12 willen we de inrichting grondig onder handen nemen want eigenlijk zijn we één grote projectenorganisatie, alleen zien we dit zelf natuurlijk het minste in. We zijn vooral goed in het verzamelen, interpreteren en verslaggeven van allerhande statistische informatie tot bruikbaar materiaal. Maar dat blijken wel allemaal projecten te zijn die bestaan uit een budget, planningen met taken en financiële verantwoording en zo nu en dan ook nog eens facturatie.

5) Wat betekende dit organisatorisch voor het CBS?

Op dit moment heeft alleen de backoffice-organisatie actief wat gemerkt van de verbeteringen omdat we efficiënter ons werk kunnen doen. De totale organisatie bestaat echter wel uit 2500 medewerkers waarvan het grootste gedeelte in de operatie zit, dus aan statistieken werkt. Die gaan pas met R12 werkelijk de veranderingen in de bedrijfsvoering meemaken. Als voorbereiding hierop zijn we echter al wel met verandermanagement gestart door integraal proces-denken in de organisatie te verankeren.

6) Wat heeft Femkroner voor jullie gedaan?

Femkroner heeft voor een enorme efficiencyslag gezorgd. Waar voorheen onze medewerkers bezig waren met uitzoekwerk van de bankmutaties, zorgt Femkroner voor 95% automatische aflettering van bankafschriften en betalingsregels richting de kasboekadministratie en richting de crediteuren en debiteurenadministraties. Voorheen kostte het verwerken van een bankafschrift twee uur per dag, nu nog slechts één uur per week.

7) Hoe gebruiken jullie de automatisch afletteren functionaliteit?

Tijdens onze administratieve zoektocht naar verbeteringen kwamen we erachter dat we ongebruikte grootboekrekeningen hadden en ook dat er veel op systeem- en tussenrekeningen ‘bleef hangen’. Systeemrekeningen die eigenlijk ‘glad’ zouden moeten lopen, deden dit niet. Door het toevoegen van referenties kon F4F de automatische afletteren functionaliteit op een groot gedeelte van deze rekeningen in zijn geheel automatiseren zodat we daar geen werk meer aan hebben anders dan het regulier controleren. Ook hier hebben we met name in de periodesluitingsprocedures een grote efficiencyslag kunnen behalen.

8 ) Wat zijn jullie plannen met Oracle EBS R12?

We starten met een geheel nieuwe omgeving, ofwel we gaan een her-implementatie doen omdat we zo ‘fris en fruitig’ de processen kunnen automatiseren en gebruik kunnen maken van de standaardfunctionaliteiten. Het toevoegen van maatwerk, omdat de gebruikersorganisatie dat belangrijk vindt, gaan we beperken tot een absoluut minimum want dat houdt de beheerkosten laag en bovendien is veel maatwerk voor eenmalige uitzonderingen dus waarom dan eigenlijk? De projectenadministratie gaan we bovendien sterk verbeteren en veel meer functionaliteit die Oracle EBS biedt inzetten. Want we zijn een grote projectenorganisatie en Oracle EBS biedt daar nu hele goede mogelijkheden voor.

9) Wat zijn jullie ervaringen met Oracle BI-Applications?

Positief maar we zijn wel gewaarschuwd voor het maatwerk dat we in Oracle EBS hebben in laten slijten. We hebben met een standaardaanpak BI-Applications tegen Oracle EBS R11 aangezet, maar zagen wel dat door het vele maatwerk gegevens niet doorkwamen in de dashboards. Met R12 willen we dan ook bij de standaardfunctionaliteit blijven, dat betekent dan dat standaard BI-Applications ook meer functionaliteit biedt.

10) Nog tips & tricks?

Proces, proces en proces. Oracle EBS is een ERP pakket dat bedrijfsprocessen automatiseert. De gebruikersorganisatie en het management moeten dit ondersteunen en ‘Chinese Walls’ daar heb je niets aan. Verder is ‘meten weten’. Heb je processturing dan kun je ook integraal meten. Daar willen we als bedrijfsmatig denkende overheidsorganisatie aan werken. En die Fitters zijn goud waard geweest voor onze organisatie.